Nutzer informieren über Vorgänge

Guten Morgen,

das klingt doch sehr gut und vorallem nach Arbeitserleichterung

Wir suchen gerade nach einer Möglichkeit einzelne Eigentümer/innen in einen Vorgang mit einzubinden, sodass diese den aktuellen Bearbeitungsstand sehen können. Bisher schaffen wir dies nur, indem wir die betreffenden Einheiten in den Vorgang mit aufnehmen. Dies ist aber in den vorliegenden Fällen nicht ganz richtig, da diese Eigentümer/innen zwar informiert werden möchten, allerdings deren Einheiten nicht betroffen sind. Häufig ist dies der Fall bei Schäden am Gemeinschaftseigentum. Auch für den facilioo-Nutzer ist es verwirrend wenn die Einheit ausgewählt ist obwohl sie nicht direkt betroffen ist.

Gibt es eine Möglichkeit Vorgänge für ausgewählte Eigentümer/innen freizugeben? Im Grunde ähnlich wie es bei den Beiräten über facilioo bereits möglich ist, nur dass die betreffenden Eigentümer/innen keine offiziellen Beiräte sind.

....und die mal NICHT als Gast anlegen muss, sondern über ein Menü (im Adressbuch) einfach auswählen kann.

Zitat von Tobias Bambullis

wir müssen mal nachschauen; ich meine so ein ähnliches Ticket ist in der Bearbeitung. Es müsste darum gehen, dass man alle möglichen Personen mit in einen Vorgang aufnehmen kann (also auch Gäste / Baufirmen, die eigentlich nicht beauftragt sind).

Ja da gibts was, Idee war u.a., dass man Freigaben an Kategorien (Mieter/Eigentümer ) setzen kann, ähnlich der Beiräte.

ja. sowas wäre für uns auch richtig und wichtig. z.b. kaputtes Garagentor, Aufzug, etc. Hier würden wir gerne jeden auf Sichtbar schalten der danach fragt.
D.h. evtl. könnte man neben dem Hinzufügen von Einheiten auch die Möglichkeit haben Nutzer hinzufügen.

Zitat von HAVAU

jeden auf Sichtbar schalten der danach fragt

Oder alle, damit keiner mehr fragt….

Für richtig wichtige Dinge, die fast alle betreffen, habe ich aus dem Vorgang eine Infomail an Alle Eigentümer bzw. Nutzer als Rundmail versendet (defektes Garagentor, defekte Heizung ect.)

Besteht denn die Möglichkeit alle Nutzer aus einem Vorgang per E-Mail zu informieren? Wir haben in den Kontaktpräferenzen der einzelnen Nutzern bei vielen Nutzern eine Kontaktpräferenz per Post hinterlegt, da eine Vielzahl an Eigentümern einen Versand der Einladungsunterlagen und Abrechnungsunterlagen noch per Post wünscht. Wir sind damit auch einverstanden, da wir das vergütet bekommen. Das Problem, welches wir nun festgestellt haben ist, dass diese Nutzer dann auch bei einer Information über einen Vorgang per Post informiert werden (zumindest bei der Information aller Nutzer). Das ist ziemlich unlogisch. In der Regel möchte ich alle Nutzer eines Objektes innerhalb eines Vorgangs bei Notfällen (z.B. Aufzug steht still etc.) kurzfristig informieren. Eine Benachrichtigung per Post macht hier wenig Sinn. Die Kontaktpräferenzen sind eigentlich eher für den Versand der Unterlagen gedacht.

Wie gehen andere Nutzer hier vor? Gibt es eine Möglichkeit alle Nutzer auch unabhängig von den Präferenzen per E-Mail zu informieren?

Zunächst die Frage, wo man die Präferenz eintragen kann. Das haben wir bisher nicht gemacht.

Unter Benachrichtigungen beim jeweiligen Nutzer. Dort kann gewählt werden zwischen E-Post, E-Mail und Push. Beim Versand von Dokumenten oder Neuigkeiten bekommt der jeweilige Nutzer dann die Dokumente oder Neuigkeit nach der hinterlegten Auswahl bei Benachrichtigungen. In einem Vorgang wird der Nutzer bei einer Einzelauswahl weiterhin per E-Mail kontaktiert was auch sinnvoll ist. Lediglich bei einer Benachrichtigung der gesamten Liegenschaft innerhalb eines Vorgangs wird der Nutzer wieder anhand der ausgewählten Benachrichtigungsmethode kontaktiert. Und da ist es eben nicht sinnvoll einen Brief zu schreiben. Da wäre es besser dass man dem Nutzer ebenfalls eine E-Mail zukommen lässt.

MarcusM: Für uns auch ein Dauerthema
Wir lösen das Thema folgendermaßen:
Wir setzen bei jedem Nutzer immer das Häkchen E-Mail. Das Häkchen E-Post setzen wir nur wenn der Eigentümer zusätzlich explizit Post für wichtige Dokumente fordert ZUSÄTZLICH.
Bei Nutzerinformation über facilioo wird sozusagen hierarchisch ausgewählt. Wenn ein Kunde ein E-Mail Häkchen hat erhält er es per E-Mail, selbst wenn zusätzlich noch ein E-Post Häkchen gesetzt ist.

Wenn wir nun Nutzer informieren zu Aufzug, Weihnachten oder Garagentor, dann klicken wir alle Kontaktmöglichkeiten im Nutzerinformieren Fenster gleichzeitig an.
Jetzt bekommt ein Kunde mit E-Mail UND E-Post-Häkchen eine E-MAil und keinen Brief. Genau so wollen wir das.

Wenn wir nun Jahresabrechnungen oder Protokoll verschicken. dann verschicken wir auf zweimal.
Beim ersten Nutzerinformieren aktivieren wir NUR E-Post. Dann bekommen alle Nutzer mit E-Post-Häkchen den Brief auch wirklich per Brief. Danach verschicken wir die gleiche Nachricht nochmal und aktivieren NUR Push und E-Mail. Jetzt bekommen alle die Nachricht per Mail oder App, die entsprechende Zugänge hinterlegt haben.
=> Einige/viele erhalten dadurch eine Nachricht per Mail UND per Post. Aber zumindest ist damit ihre Kommunikationspräferenz Post für wichtige Themen berücksichtigt und für unwichtige Themen kann ich sie trotzdem per Mail informieren

Ist allerdings ein guter Punkt.
@facilioo: besser wäre man kann das unterscheiden