- Offizieller Beitrag
- Was ist ein Vorgang?
Ein Prozess, dessen Erledigung unter Einbindung Externer geschieht. Also alles, was Ihnen von Mietern/Eigentümern gemeldet wird und in der weiteren Bearbeitung die Kommunikation außerhalb Ihres Unternehmens bedarf. - Worauf ist bei der Vorgangsanlage zu achten?
Der Ansprechpartner ist die vorgangsauslösende Person, bzw. derjenige, der die Erledigung des Vorgangs vor Ort in dem Sinne betreut, dass im Fall einer Beauftragung dem Handwerker Zutritt verschafft werden könnte. Wer in Ihrem Vorgang der jeweilige Ansprechpartner ist, wählen Sie bitte immer in Abhängigkeit zum Praxisfall, den Sie in dem Moment bearbeiten. Meist ist derjenige, der Ihnen die Schadensmeldung zukommen lässt aber auch der Ansprechpartner vor Ort.
Die Hausverwaltung selbst oder ein Hausmeister können auch Ansprechpartner eines Vorgangs sein, wenn Sie bspw. eine Firma damit beauftragen möchten, eine Reparatur in einer leerstehenden Einheit durchzuführen.
Alle Personen, die Sie unter Freigabe an bei der Vorgangsanlage angehakt haben, können in der weiteren Vorgangsbearbeitung von Ihnen informiert werden. Sollten Sie im Prozess feststellen, dass Sie eine Person in die Kommunikation integrieren möchten, die im Verlauf beim Klick in die Zeile Verlaufseintrag erstellen noch nicht vorgeschlagen wird (siehe Screenshot), müssen Sie auf Vorgang bearbeiten klicken und die Person durch das Hinzufügen der entsprechenden Einheit (für Mieter und Eigentümer), oder durch das Setzen des „Freigabe an“-Hakens (für Beiräte, Makler, Gäste oder Hausmeister) in den Vorgang hineinholen.
