1. Schritt: Legen Sie den Dokumentenordner „Unterlagen Eigentümerversammlung“ an und setzen Sie die automatische Freigabe für Eigentümer.
2. Schritt: Überlegen Sie, welche Dokumente in Ihre Einladung integriert werden sollen und sortieren Sie diese gedanklich folgendermaßen –
- Dokumente, die von der Objektebene an die Eigentümer freigegeben werden: Tagesordnung, Vergleichsangebote
- Dokumente, die Sie über das Scan-Modul einlesen: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung
- Dokumente, die Sie allgemein formulieren können UND an den Anfang Ihrer Einladung gestellt werden sollen: Anschreiben, Vollmacht (blanko)
3. Schritt: Beginnen Sie mit dem Hochladen der Dokumente, die Sie über die Objektebene an die Eigentümer freigeben können. (z. B. Vergleichsangebote, Tagesordnung).
Begeben Sie sich dafür in das Objekt und wählen dann den Reiter Dokumente. Klicken Sie anschließend auf Datei hochladen.
Wählen Sie die Dateien von Ihrem PC und den Dokumentenordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.
Sie erhalten innerhalb des Objektes die folgende Ansicht:
...und können (sofern Sie keine autom. Freigabe erteilt haben) über den Freigabe-Button jene Eigentümer auswählen, die das spätere Einladungsschreiben erhalten sollen. Hier allerdings nur die Personen anhaken und keinen Versandkanal wählen! (siehe Screenshot)
4. Schritt: Fahren Sie mit dem Hochladen der Serienbrief-Dokumente über das Scan-Modul fort.
(z. B. Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan)
Bitte wählen Sie nach Durchlauf des Scans auch hier den Dokumentenordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.
Klicken Sie anschließend auf "Zurück zur Übersicht" oder wahlweise auf den Button eingestellte Dokumente versenden.
Wählen Sie wieder den Ordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.
Sie bekommen dann alle Dateien, die Sie zuletzt in den Ordner geladen haben, angezeigt und können diese anhaken.
Zuletzt fügen Sie bitte Ihr Anschreiben (inkl. blanko Vollmacht) als Einzeldatei über den Button hinzu.
