Beiträge von Tobias Bambullis

  • Whatsapp

    Zitat von habitar Hausverwaltung

    Laut meinem Kenntnisstand wurde der Support bzw. die Schnittstelle zu whatsapp bisher nicht weiter verfolgt.

    Jedoch hat auch mich diese Funktion bei der damaligen Präsentation angesprochen.

    Gibt es hierzu etwas neues?

    Bezogen auf die DSGVO sollte es wohl so sein, dass jeder Nutzer eine eigenen Telefonnummer (künstliche) für die Nutzung von Whats app erhält und darüber die Kommunikation möglich ist.

    Wer jedoch die Verwalterapp runtergeladen hat und diese auch nutzt, der braucht kein Whats app mehr.

    in der Tat ist es so, dass wir das Werben um WhatsApp runter gefahren haben, obwohl es aktuell 5 Testprojekte gibt, die auch langsame Fortschritte machen.

    Whatsapp ist nicht so weit wie WeChat und co.

    Die Registrierung von Accounts für Unternehmen hat bei den Testkunden bis zu 6 Monaten gedauert. WhatsApp arbeitet zwar verstärkt an einer Beschleunigung an den Prozessen, für die Masseneinsatz bei facilioo ist derzeit aber noch zu früh.

  • Diskussionsrunde pro ERP System

    Zitat von de Rossi

    Guten Morgen Allerseits,

    es sollte eine Gruppe zu jeder Verwaltungssoftware angelegt werden, in der man sich mit Usern gleicher Software

    über Probleme und Lösungen in diesem Zusammenhang austauschen kann. :/

    Das könnte unter Umständen auch die Mitarbeiter von facilioo entlasten und wäre äußerst zielgerichtet. :)

    Mit freundlichen Grüßen
    Michael de Rossi

    die Idee finde ich gut. Bisher haben wir zu jedem unterstützen ERP ein eigenes Forum, welches Sie hier finden:

    Schnittstellen

    Wenn Sie möchten, können Sie dort ein Thema eröffnen. Es sind einige WinCasa Nutzer im Forum angemeldet.

  • facilioo und Microsoft Office365

    Zitat von Frank Matt

    Tobias Bambullis

    seitdem ich mein Account nach neuem Anmeldeverfahren 365 angemeldet habe, klappt es zunächst und später kommt dann folgende Fehlermeldung:

    dieses Problem wurde heute Mittag behoben - bei Office365 wird eine zusätzliche Berechtigung benötigt, sonst bleibt der Account nur 24 Stunden verbunden. Bitte einfach den Office365 Account in den Einstellungen entfernen und neu anlegen. Das Problem betrifft nur externe Organisationen, daher ist uns das im Test nie aufgefallen.

    Weitere Informationen dazu hier:

    board.facilioo.de/forum/thread/445/

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Susanne Rochow

    Wichtig ist uns, dass die Mails mit Vorgangsnummer im Betreff den Vorgängen automatisch zugeordnet werden (nicht nur, wenn die Nutzer über "antworten" gehen). Da war bisher die Trefferquote eher gering. Ich hatte den Eindruck mit der neuen Integration funktioniert das besser. Siehe Diskussion unter "E-Mailversand aus Vorgangs-Verlauf - Zurück zur eigenen Info@-Adresse?"

    genau deswegen haben wir die neue Integration gebaut. Vorher war es so, dass E-Mails auf facilioo umgeleitet werden konnte und jeder Hausverwalter eine eigene Adresse, z.B. immoeffect@facilioo.de hatte. Diese Anbindung funktioniert noch bis Ende 2021, wird dann aber abgeschaltet. Den Grund hat man immer wieder im Forum lesen können: E-Mails verschwanden, je nach Umleitungstyp wegen hohem Spamverdacht und der Menge der E-Mails (dort liefen innerhalb von Stunden mehrer zehntausend E--Mails auf, weswegen office365 immer wieder Sperrungen gegen uns verhängt hatte).

    Um diese Problematik zu umgehen, lesen wir nun E-Mail Accounts direkt aus, ohne die E-Mail erst umzuleiten. So sind zehntausende E-Mails verteilt auf viele Kunden und es besteht keine Gefahr durch Spamverdacht.

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Susanne Rochow

    So wie ich es mitbekommen habe, funktioniert die automatische Zuordnung per Vorgangsnummer aber nur dann, wenn man die Integration vornimmt. Deshalb werden wir die Integration vornehmen, es sei denn etwas aus meiner Frage (siehe #26) spricht dagegen.

    Private Accounts würde ich außen vor lassen, wenn diese wie bisher trotzdem in Facilioo ankommen

    Wenn jemand Ihrer Eigentümer / Mieter / Baufirmen etc. auf eine über facilioo ausgelöste E-Mail antwortet, wird diese Antwort weiterhin bei facilioo eingelesen - egal ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht.

    Die neue Funktion bezieht sich auf Postfächer, welche Sie neben facilioo betreiben und gerne zusätzlich in facilioo integrieren möchten. Sonst ist alles wie bisher ;)

  • facilioo und Microsoft Office365

    Ab heute unterstützt facilioo neben Exchange (EWS), IMAP und POP3 auch nativ Office365 (für IT Profis: über die Microsoft Graph API). Damit lösen wir für die Zukunft viele Probleme:

    1) Multifaktor Authentifizierung über office365 kann nun aktiviert werden

    2) beliebig viele Unterordner in den E-Mails können angelegt werden

    3) schnellere Übertragung von E-Mails

    4) viele weitere Anbindungsmöglichkeiten über OneDrive, Teams etc. (bitte nutzen Sie das Forum zur Diskussion)

    Sie können in den E-Mail Einstellungen alte Office365 Exchange Accounts löschen und die Office365 Anbindung so aktivieren:

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Susanne Rochow

    Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.

    Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

    Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?

    ich denke, hier geht ein wenig was durcheinander. Es ist egal, ob Sie Outlook oder IMAP verwenden; die Funktionsweise ist überall dieselbe.

    Diese Funktion ist eine Zusatzfunktion, die Sie auch deaktiviert lassen können. Sie ist nur für die Hausverwaltungen gedacht, die einen offiziellen Sammelaccount haben, sowas wie info@meine-hausverwaltung.de. Alle E-Mails, die dort angekommen, werden mit der neue Funktion automatisch in den Eingang von facilioo übernommen. Dabei ist es egal, ob eine Adresse gefunden wird oder nicht - alle E-Mails werden in facilioo eingelesen. Ist eine Adresse nicht vorhanden, so fehlt lediglich die Zuordnung im facilioo Eingang.

    Es gehen in keinem Fall E-Mails verloren. Die E-Mails werden aus dem E-Mail Account in den Eingang verschoben. Es gibt zwei Optionen, was mit der E-Mail im Postfach anschliessend passieren soll:

    1) sie soll gelöscht werden

    2) sie wird in einen anderen Mailordner, der dann "facilioo" heisst, verschoben. So bleibt die E-Mail erhalten, wird aber aus dem Posteingang verschoben, damit diese nicht immer wieder neu eingelesen wird.

    Abseits vom eigentlichen Thema:

    Diese Funktion wird sicherlich nicht hilfreich sein bei eigenen E-Mail Accounts. Sie könnten bei privaten E-Mail Accounts einen Trick anwenden: bei der Einrichtung dieser Funktion können Sie wählen, welches E-Mail Postfach eingelesen werden soll (also zum Beispiel der Posteingang). Die könnten sich im E-Mail Account einen Ordner "zu facilioo verschieben" erstellen und diesen einlesen lassen. Wenn Sie dann eine E-Mail im Postfach in diesen Ordner verschieben / kopieren, wird diese dann zu facilioo übertragen. Evtl. hilft Ihnen die Funktionsweise mehr. Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Michael Emig

    Wünsche hätte ich ja auch viele zum Eingang. Hatten wir ja im Mai ausführlich besprochen.

    Die Auswahl der Vorgänge zur Zuordnung von Mails im Eingang muss einfacher werden.

    Die Funktion des „Melders“ wäre extrem wichtig.

    Hier noch eine Frage. Ist das Thema mit dem Datum des Maileingangs beim zufügen in Verläufe mit dem Update jetzt gelöst?

    bitte einmal testen; falls nein, bitte nochmal die entsprechende Meldung im Bug-Forum kommentieren. Die Funktion des "Melders" kommt auch noch; einer der 11 offenen Themen, die sich in der Bearbeitung befinden. Aber auch hier: der Umbau liegt bei über 200 Arbeitsstunden. Ca. 100 sind drin...

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Mike Geisbauer

    Die Postfächer werden für einzelne Nutzer freigeben.

    https://docs.microsoft.com/de-de/exchange…hared-mailboxes

    wir nehmen es mit auf die Liste! (in der Hoffnung, dass unsere Libraries und EWS diese Funktion unterstützen).

    Möglicherweise können Sie das auch so lösen: neuen Account anlegen, diesen bei facilioo anlegen und aus dem shared Postfach die E-Mails zusätzlich an diesen neuen Account umleiten.

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Mike Geisbauer

    Hört sich gut an. Wie können wir denn ein freigegebenes Exchange in Facilioo hinterlegen?

    auf normalen Wege, wie jedes andere E-Mail Konto auch. Wichtig ist die erst Option:

    hier bitte "Alle Mitarbeiter" einstellen. Danach steht das Postfach unter "Einstellungen" -> "Integration" (https://app.facilioo.de/companySettings.html#integration) zur Einrichtung bereit!


    Zitat von Mike Geisbauer

    Können denn eingelesene Emails automatisch in einen Vorgang zuordnet werden, wenn die Vorgangsnummer im Betreff angegeben ist?

    ja; wie bei der alten E-Mail Weiterleitung auch.

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    ab heute können komplette E-Mail Accounts in facilioo eingelesen werden. Die Funktion "Weiterleiten an facilioo über die E-Mail Integration" entfällt und ist noch bis Ende 2021 aktiv, falls Sie diese aktiviert hatten.

    Viele Hausverwaltungen verwenden E-Mail Adressen wie kontakt@meine-hausverwaltung.de. Diese Adresse wird mit allen Beteiligten der Hausverwaltung geteilt und stellt den globalen Eingang für E-Mails der Hausverwaltung da. Diese E-Mail Adresse kann ab heute in facilioo integriert und automatisch in den Eingang eingelesen werden. Bekannte Kontakte werden dann automatisch zugeordnet. Nach der Zuordnung stehen Ihnen die bekannten Funktionen von facilioo zur Verfügung: Sie können aus dem Eingang mit einem Klick ein Vorgang erstellen, an einen vorhandenen Vorgang anhängen, Aufgaben daraus erstellen uvm.

    Damit Sie Ihr E-Mail Postfach automatisch einlesen lassen können, müssen Sie den Account zunächst als Firmenaccount anlegen. Diese Funktion steht wie gewohnt unter "Einstellungen" -> "E-Mails" zur Verfügung. Danach klicken Sie bitte auf "Einstellungen" -> "Integration":


    Hier können Sie den E-Mail Account aktivieren, wie im oberen Bild zu sehen. Sie bestimmen bei der Aktivierung, welcher Ordner eingelesen werden soll. Ausserdem können Sie bestimmen, was mit einer eingelesenen E-Mail passieren soll: Sie können diese löschen oder in den Ordner "facilioo" verschieben lassen. Falls es den Ordner nicht geben soll, erstellt facilioo diesen automatisch.

    Nach der Speicherung beginnt die automatische Einlesung. Wir weisen darauf hin, dass der gewählte Ordner komplett in den Eingang importiert wird. Sollten viele E-Mails in dem Postfach liegen, könnten Sie sich Ihren facilioo Account überladen. Die Option kann daher nur durch Administratoren aktiviert werden.