Beiträge von Daniel Kielmann

Zitat von Michael Emig

Liebe Kollegen,

wir möchten hier einmal etwas mit Euch teilen, das wir aus unserer eigenen täglichen Praxis als Hausverwalter heraus entwickelt haben:

„Der Umlaufbeschluss“

Wie viele von Ihnen kennen wir die Herausforderungen rund um Umlaufbeschlüsse nur zu gut. Genau deshalb haben wir eine Software entwickelt, die diesen Prozess endlich einfacher, transparenter und rechtssicher macht – von Verwaltern für Verwalter.

Ein Auszug der Funktionen:

• Beschlüsse anlegen, starten, stoppen und abschließen
• Digitale Eigentümer Abstimmung im Owner Portal
• Admin Login je Mandant über eigene Subdomain
• Hybride Stimmabgabe digital und analog inklusive QR oder Token Scan
• Flexible Stimmrechtslogik nach Kopfprinzip, MEA oder Einheiten
• Quorum und Ergebnisberechnung in Echtzeit
• Beschlussauswertung mit Rücklauf, Status, Ergebnis und Einzelstimmen
• Optionale Anzeige der Einzelstimmen für Eigentümer
• Automatischer Versand und Erinnerungen
• Vorlagen Editor für Einladungen, Erinnerungen und Ergebnisse
• PDF Erstellung für Beschlüsse und Protokolle
• Revisionssichere Audit Protokolle
• Anhänge zu Beschlüssen hinzufügen
• etc.

Facilioo Integration:

• Objekt und Vorgangszuordnung
• Dokumententransfer in beide Richtungen
• Status und Ergebnisse im Vorgangsverlauf

Mehr Infos unter: https://www.derumlaufbeschluss.de

Wir suchen aktuell Hausverwalter, die Lust haben, die Software unverbindlich zu testen und uns ehrliches Feedback aus der Praxis zu geben.

Bei Interesse einfach kurz melden.

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Moin! Das hört sich super an. Wir testen gerne!

Zitat von Liv M. Wagemann

Ein alternativer Weg, um besonders schnell Umlaufbeschlüsse im System zu erfassen (ohne dafür eine Versammlung komplett neu anzulegen), ist folgender:

1. Das Umlaufbeschluss-Schreiben über den Bereich Neuigkeiten erstellen und an die Eigentümer versenden.
2. Sobald die Frist erreicht ist und die entsprechenden Rückmeldungen bei Ihnen eingegangen sind, können Sie den einzelnen Umlaufbeschluss der Beschlusssammlung beifügen.
   Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Objekt,
• klicken Sie auf ‚Eigentümerversammlung‘,
  dann auf ‚Beschlusssammlung‘,
  dann auf ‚+ Beschluss hinzufügen’.
• Tragen Sie anschließend die Daten und das Ergebnis des Umlaufbeschlusses ein und speichern Sie ab.
  

So in etwa führen wir es momentan auch durch. Man muss hier jedoch weiterhin die Rückmeldungen per Mail oder Post sammeln, zuordnen, auswerten etc.

Wir würden uns wünschen, dass man den Beschlussantrag ähnlich wie bei der ETV eintragen könnte und dieser dann anhand z. B. einer Vorlage an alle Eigentümer verschickt werden würde und diese dann z. B. die Möglichkeit haben mittels Button "ja"/"nein" eine Abstimmung abzugeben. Die Abstimmung sollte dann im Beschluss hinterlegt werden und nach Ende der Frist würde eine Auswertung erfolgen. Dem Verwalter könnte dann z. B. unter "Meldungen" eine Info eingestellt werden.

Hiernach könnte dann wiederum durch eine generierte Meldung an die Eigentümer die Beschlussverkündung erfolgen. (Alles von der Funktionalität vom ETV Modul entsprechent)

Zum Schluss dann wie bei der ETV den Beschluss automatisch im Beschlussbuch hinterlegen.

So ähnlich würden wir es uns Wünschen. Vielleicht kann das eine oder andere ja berücksichtigt werden seitens facilioo.

Zitat von Tobias Bambullis

mittlerweile lässt sich zeitnah genauer eingrenzen - wir gehen aktuell intern davon aus, dass das Modul zwischen Q1 und Q3 2026 entstehen wird.

Moin Tobias Bambullis . Gibt es hier schon irgendwelche Neuigkeiten bzw. eine Eingrenzung in der Planung für 2026?

Zitat von Lena Klein

Beim Herunterladen des Anschreibens oder der Vollmacht müssen wir einen einzelnen Eigentümer auswählen.

Die Downloadfunktion bei den Anschreiben ist glaube ich nur eine "Vorschau" für einzelne Anschreiben. Für das Versenden aller Einladungen muss der "Papierflieger Button" geklickt werden. Dadurch werden alle Anschreiben generiert.

Zitat von PPM

Aus gegebenem Anlass greife ich das Thema nochmal auf. Es wäre schön, wenn jeder Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer hätte, die u.a. bei der Auftragsübersicht im Vorgang angezeigt werden.

Folgendes Szenario und Schwierigkeit hatten wir jetzt wieder kürzlich:

In einem größeren Vorgang hatten wir drei Aufträge an den gleichen Handwerker (und gleiches Gewerk). Einer davon sollte storniert werden und die Storno-Nachricht wurde entsprechend aus dem Auftrag heraus versendet. Der Handwerker wusste nun aber natürlich nicht, um welchen der drei Aufträge es sich handelt, weil ja alle drei Aufträge die gleiche Vorgangsnummer haben. Behelfsweise kann man natürlich die Beauftragungsmail aus den Verlaufsdateien mit anhängen, aber das ist auch unübersichtlich und fehleranfällig, weil die Beauftragungsmails alle gleich heißen und die Vorschau nur per Download (nicht pop-up oder wie man das nennt) anzuzeigen ist (das wäre schon mal eine kleine Verbesserung, wenn die Vorschau einfacher wäre).

Das ganze wäre "ganz einfach" und sauber behoben mit eindeutigen Auftragsnummern, die man idealerweise auch per Platzhalter in den diversen auftragsbezogenen Vorlagen (Beauftragung, Stornierung, Erinnerung, etc.) referenzieren kann.

Das müssten doch eigentlich alle so sehen wie wir, oder?

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Das ist eine sehr gute Idee. Dann könnten ggf. auch eingehende Angebote oder Rechnungen direkt unter dem Reiter "Angebot/Rechnung" zugeordnet werden?

Moin!

Hat jemand Erfahrung mit Hausmeister Apps? (Oder ggf. mit der facilioo App abzubilden?)

Wir möchten gerne für Objektkontrollen/Hausmeister etc. eine App/Plattform in der man alles ordentlich dokumentieren kann.

- Checkliste zum Abarbeiten

- Bilder einfügen (wenn Defekt erkannt)

- QR Code zum scannen beim Kommen/Gehen

etc...

Habt ihr Tipps?

Zitat von Tobias Bambullis

da momentan die Projekte "AI Ausbau (bessere Antworten anhand vergangen Vorgängen / Eigenschaften)" und "Umlaufbeschluss" noch miteinander konkurrieren, brauchen wir nochmal bis nächsten Mittwoch für ein finales Ergebnis, in welcher Reihenfolge die Themen abgearbeitet werden. Der nächste Projektslot startet sicher am 01.06.2025.

Wir sind auch ganz klar pro "Umlaufbeschluss". AI schön und gut, aber wir Verwalter benötigen bitte die grundlegenden Funktionen für unseren Verwalteralltag. Der Umlaufbeschluss gehört hier definitiv dazu.

Zitat von Frank Matt

eigentlich könnte das Modul doch jetzt schon zum Umlaufverfahren genutzt werden, wenn mit dem Beginn des Verfahrens die Abstimmung gestartet wird und für die Dauer offen bleibt.

Generell eine gute Idee als Zwischenlösung. Jedoch bleibt der Beschluss ja nicht ewig offen zum Abstimmen, sondern schließt sich nach einer bestimmten Zeit. Ich glaube nicht, dass man hier "Tage" eintragen könnte.

Ich glaube nach wie vor, dass das ETV Modul hier super einfach zu benutzen wäre. Anstatt einer ETV würde man einen Umlaufbeschluss anlegen (ggf. mit einem Vorgang verknüpft). Beim Umlaufbeschluss wird, wie bei der ETV auch, ein Beschluss mit Beschlusstext etc. angelegt und dann könnten die Eigentümer hierüber einfach abstimmen. Im Anschluss kann dann eine Art "Protokoll" erstellt werde um das Ergebnis mitzuteilen.

Bestenfalls bekommen die Eigentümer eine Mail mit einem Link zum ETV Portal zum abstimmen oder noch besser: Eine Mail mit 2 Links "Zustimmung" - "Ablehnung".

Danach ab ins Beschlussbuch damit und im Vorgang weiterarbeiten.

Zitat von Thomas K.

Ich nerve diesbezüglich nochmals, weil ich es als extrem wichtig empfinde und leider diesbezüglich immer noch zweigleisig mit etg24 fahren muss. Das hält wahnsinnig auf, weil ich mit etg24 nicht abschließen kann.

Auch ich schließe mich noch einmal an. Die Funktion des Umlaufbeschlusses ist in der heutigen Zeit wirklich dringend notwendig.

Zitat von Thomas K.

Chatfunktion für jedes Objekt. Man kann einen Diskussionsfaden beginnen und jeder kann seinen Senf dazu geben.

Diese Funktion vermissen wir (bzw. unsere Kunden) auch sehr. Das war wirklich gut und produktiv für kleinere Diskussionen unter den Eigentümern.

Zitat von Tobias Bambullis

Guten Morgen, können Sie den Punkt "Nachweisstempel für Dokumentenversand (Wenn diese im Eigentümer-Postfach geöffnet wurden)" noch etwas ausführen? Wie müsste das konkret aussehen? Wir speichern bereits, welcher Eigentümer ein Dokument geöffnet hat (allerdings noch nicht wann). Das könnte man aber zeitnah nachrüsten.

Wir hatten das System auch. Bis der Kunde die Nachricht öffnet bleibt der "Briefumschlag" geschlossen. Wenn die Nachricht geöffnet wurde wird dies vermerkt (ähnlich wie in Outlook, jedoch mit Zeitstempel) soweit ich das noch weiß.

Für uns ist diese Liste momentan auch relativ nutzlos. Ich weiß nicht wie es den anderen geht, aber wir berechnen bei einer WEG die Portokosten generell pro Objekt und nicht pro Nutzer oder Einheiten etc...

Es muss doch möglich sein die Portokosten einer einzelnen WEG herauszufiltern?! Selbst wenn alle Nutzer einzeln aufgelistet sind, wäre es ok. Dann kann man sich wenigstens die für einen selbst benötigten Daten herausfiltern.

Bitte Bitte

Zitat von Tobias Bambullis

ich mache einmal deutlich, wo das Problem genau liegt: welches Objekt hat nun wieviel Versandkosten?

BerlStra => 0,85 Cent

Haef6 => auch 0,85 Cent?

Oder BerlStra 42,5 Cent und Haef6 auch 42,5 Cent? (diesen Fall können wir aktuell nicht im Ansatz in der Datenbank abbilden)

Richtig extrem wird es, wenn man die Kosten nur in eine WEG packt. Werden z.B. 84 Seiten versendet, dann zahlt eine WEG alles, die andere nichts, obwohl viele Seiten zur anderen WEG gehören. Selbst wenn man das pro Seite abrechnet, stimmen die E-Post Kosten danach nicht, da sie gestaffelt sind (2x42 Seiten kosten 3,02+3,02, also 6,04 Euro, einmal 84 Seiten kosten 4,70 Euro). Das ist der Grund, warum wir das bisher nicht gebaut haben. Die Daten sind zwangsweise falsch und lösen Support Tickets und Eskalationen bis hin zu Schadenersatz gegen facilioo aus, egal wie wir es angehen.

Im Grunde liegt es an der Optimierung, die facilioo betreibt: sende Briefe nicht objektweise, sondern baisert auf Nutzer, damit keine Dopplungen entstehen und Kosten gesenkt werden. Dadurch entstehen diese Art von Problemen. Um die Kostenseite zu realisieren, müsste Rudi Müller im Beispiel oben zwei Briefe bekommen. Dieses Problem zieht sich auch durch alle Funktionen durch, egal ob Stapelversand oder normaler Versand.

Deswegen war meine Idee, dass wir die Informationen nutzerweise anzeigen und dahinter die Objekte anzeigen, die er gekauft hat. Wir verschieben zwar nur den schwarzen Peter von uns zum Kunden, aber der Kunde hat vielleicht mehr Infos, um die Kosten richtiger aufzuschlüsseln.

Ein Schlusssatz: wir könnten eine Option "für jede Einheit / Objekt bekommt ein Nutzer einen eigenen Brief" einbauen. In diesem Modus wäre das Feature hier möglich.

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Das Prinzip habe ich verstanden. Diese Konstellation wie in diesem Beispiel hier kommt jedoch (jedenfalls bei uns in der WEG) so nicht wirklich vor. In der Regel wird jeweils nur ein einziges Objekt angeschrieben. Sei es die Einladung zur Versammlung (die werden ja nicht gemischt mit mehreren Objekten durchgeführt) oder einfach Informationen zu diversen Dingen im Objekt.

Von meiner Seite aus kann auch gerne die Funktion "jedes Objekt bekommt einen eigenen Brief" geschaffen werden. Die Kosten muss schließlich die entsprechende WEG übernehmen (müsste sie ja auch wenn die Eigentümer nicht identisch wären).

Zitat von habitar Hausverwaltung

Es geht hier darum, dass ein Eigentümer mehere Wohnungen in einer WEG hat und nicht in mehreren WEG`s. Gerade bei Kapitalanlegern kommt es doch häufig vor, bei uns jedenfalls.

Naja das wäre ja egal wenn ein Nutzer mehrere Wohnungen in einer WEG hat... Die Abrechnung erfolgt ja in der Regel pro WEG und nicht pro Nutzer.

Zitat von Albert Waiblinger

Welcher Anwendungsfall sollte das ("Sendung für 2 Objekte in einem Brief") bei einer Immobilienverwaltung sein? Die objektübergreifenden Weihnachtsgrüße an alle Kunden verschicken jedenfalls wir per E-Mail....

Der Weg zum Einladungsversand - und nur der ist für uns seit 3 Jahren relevant - erfolgt doch mittels Stapelfunktion (Wirtschaftsplan, Abrechnung, Anschreiben, Vollmacht usw.) ausschließlich über die Auswahl eines(!) bestimmten Objekts.
Bevor ich dann auf versenden klicke, werden mir seit einigen Monaten die enthaltenen Seiten und die Kosten angezeigt. In diesem Moment und auf dem Bildschirm ausgewiesen liegen also Objekt, Seitenzahl, Anzahl + Namen der Empfänger sowie die Gesamtkosten vor.

Die Auswertung pro Nutzer wäre schon einmal viel Wert.

Wobei ich es auch nicht so ganz nachvollziehen kann in welchem Fall Sendungen für 2 Objekte in einem Brief verschickt werden... Der Stapel ist ja z. B. genau einem Objekt zugeordnet und nicht mehreren.

Ich möchte hier auch noch einmal nachhaken. Es würde ja schon für den Anfang reichen, wenn wir uns eine Gesamt CSV exportieren könnten (mit Angabe von Objekt/Eigentümer/Datum/Kosten etc.).

Wäre das ggf. kurzfristig machbar Tobias Bambullis ?

Zitat von Tobias Bambullis

einfach nur E-Post aktivieren, dann gibt es eine Export und Stapel Funktion (mit der man dann auch wieder die Dokumente runterladen kann, später, in den Stapeln)

ich wusste doch, dass ich es irgendwo gesehen hatte...

Könnte man diese Funktion nicht auch beim Einzelversand von E-Postbriefen einfügen?

Also hier: https://app.facilioo.de/notificationEpostAdd.html

Ok, danke für die Tipp. In der "Vorschau" kann man die Platzhalter leider nicht prüfen ob sie auch wirklich funktionieren. Gibt es hier eine andere Möglichkeit ohne die Meldung gleich zu senden?

Hier würden wir uns übrigens weiterhin wünschen, dass man Briefe auch als Pdf herunterladen kann. (Ich meine diese Funktion hätte ich tatsächlich auch für einen kurzen Zeitraum irgendwo gesehen. Kann das sein??).

Moin!

Die neuen Platzhalter sind toll. Können wir sie auch in den Textbausteinen verwenden? Hier fehlt die Auswahl dafür, obwohl gerade dort die Platzhalter sehr hilfreich wären.

Moin Dennis,

ich kann dich schon einmal beruhigen... Das mit den freigegebenen Postfächern funktioniert. Der Trick ist, dass man im Adminbereich bei M365 für die freigegebenen Postfächer separat ein Passwort einmal vergeben muss. Dadurch kannst du die dann direkt als separates "Office365 Postfach" mit einbinden (z. B. info@... mit dem dazugehörigen Passwort statt nuter@...). Diese Mailadresse wird dann für alle facilioo Nutzer freigegeben.