Beiträge von Albert Waiblinger

Die neue Versammlungssaison beginnt, die Anzahl der versendeten Seiten wir aber immer noch falsch erfasst und wir würden ohne Kopfrechnen und Excel-Liste wieder Geld verlieren. Hier der kurze Bericht meines Kollegen zu seiner ersten Einladung 2025:

"...Die Gesamtanzahl aller Seiten aus allen Stapeln wird falsch erfasst (66 + 66 + 60 ist nicht 158).

Nun wurde noch per Drag´n´Drop eine Tagesordnung mit 5 Seiten hochgeladen, was für das Dokument eine Gesamtseitenanzahl für alle Empfänger von 145 Seiten bedeuten sollte (29 x 5). Die Gesamtseitenanzahl aller Dokumente erhöht sich jedoch nur um 59 Seiten auf 217 Seiten. Meines Erachtens müsste eine Gesamtseitenanzahl von 337 Seiten ausgewiesen werden"

Wir berechnen pro Seite 0,30 EUR netto, allein mit diesem kleinen Versandvorgang hätten wir also schon 36,00 EUR "verloren". Bei 100 Versammlungen läppert sich das....

Zitat von Michael Emig

Hi, wir wünschten uns auch eine Umsetzung eines Tools. Derzeit haben wir uns zumindest selbst einen Workaround gebaut, wo wir Facilioo in Verbindung mit einem Onlineformular auf unserer HP verbinden und nutzen.

Vielen lieben Dank! Wir lösen es derzeit bei größeren "Umfragen" (z.B. Abfrage Gasetagenheizungen gem. GEG) auch so, nur greifen wir hier auf ein vorher erstelltes Web-Formular aus unserem DMS zu. Bei kleineren WEGs machen wir es einfach über einen entsprechenden Vorgang und die Auswertung der Direktantworten. Der Aufwand ist aber in beiden Fällen für uns unzeitgemäß hoch und auch nicht wirklich schön anzusehen, gerade weil bei einem Umlaufbeschluss ja eine einfache Checkbox-Antwort (Ja/Nein) mit anschließender Auswertung im CRM vollends genügt und technisch umzusetzen sein sollte. Und damit kann man neben Umlaufbeschlüssen auch wunderbar andere schnelle Befragungen (Zustimmung Beirat, Vorbereitung TOP, Zugang Handwerker, usw.) und allgemeine Stimmungsbilder realisieren.

Absolute Basisfunktion. Wäre schön, wenn wir 2025 endlich damit arbeiten könnten...

Zitat von Tobias Bambullis

Die Seitenzahl im Frontend ist nur zur Information. Die eigentliche Berechnung findet nachträglich im Backend statt. Das heisst für diesen Fall, dass dieser 'undefined' Fehler keine Auswirkung haben wird. Im Postausgang lässt sich zusätzlich rausfinden, dass die Seiten dabei waren.

Diese "Information" im Frontend - mit der wir unsere Abrechnung der Versandkosten vornehmen (müssen) - ist hier aber schlicht falsch. Und die korrekten Werte lassen sich nur mittels zeitraubender Recherche durch einen Admin (normale Nutzer kommen ja nicht zu "Guthaben") ermitteln. Jeden Abend noch 30 Minuten für die manuelle Portoermittlung aufwenden zu müssen, ist für mich eigentlich keine Option.

Auf eine systemseitige brauchbare Auswertung warten wir ja schon seit 2022, aber offensichtlich funktioniert jetzt auch unser "manueller Workaround" mit der Excel-Tabelle nicht mehr. Denn bei den hinzugefügten Dokumenten (hier: Tagesordnung) werden die Seiten nicht erkannt und berechnet ("undefined Seiten") und entsprechend stimmen die ausgewiesenen Zahlen nicht mehr. Ist uns gerade erst aufgefallen, wir haben in den vergangenen Wochen also schlimmstenfalls mehrere tausend Seiten ohne Be-/Abrechnung verschickt...

....wie sieht´s aus?

Gut das wir jetzt mal darüber sprechen

In 99% der Fälle (bei uns 100%) geht es um den großen Stapelversand für eine(!) Liegenschaft. Ein Versandvorgang betrifft also immer nur ein Objekt. Und gerade diese großen Versandvorgänge mit mehreren Stapeln und zusätzlichen Einzeldokumenten und teils weit mehr als tausend Seiten sind für uns relevant. Ich würde jetzt ungern auf diese Funktion verzichten, weil es bei 1% der Anwendungsfälle (bei uns 0%) zu einer eventuell falschen Auswertung kommen könnte.
Wenn dieses 1% mit der "für jede Einheit / Objekt bekommt ein Nutzer einen eigenen Brief"-Funktion auch keine Probleme mehr macht, wunderbar. Bitte einbauen und alle können ruhig schlafen.

Damit wir nicht aneinander vorbeireden: Mir würde zunächst eine wirklich einfache Auswertung ausreichen. Und die muss sich doch nach meinem laienhaften Verständnis problemlos realisieren lassen :
Beigefügt sehen sie den Versandbildschirm mit den wichtigsten Daten (Seiten/Kosten/Versandvorgang). Das tagesaktuelle Datum dürfte ja auch kein Problem sein. Selbst wenn das Objekt (hier die 103) nicht einfach entnommen werden kann, könnte man schon über unsere in der Stapelbezeichnung vorhandene interne Nummer 103 später eine eindeutige Zuordnung vornehmen. Beim Export kann einfach über diese vorgestellte interne Nummer (hier 103) sortiert werden:
CSV-Beispielzeile.: Versandvorgang=1.Stapelname,Versandatum,Seitenzahl, Kosten

Das wäre der einfachste Workaround und wir ersparen uns dauerhaft das manuelle Eintragen exakt dieser Daten in eine Excelliste. Wenn Sie es dann noch schaffen, das Objekt (interne Facilioo-Referenz o.ä.) zuzuordnen und auszuweisen (extra Feld in der Export-Datei) , ist die einfache Auswertung doch schon fertig.

Zitat von Tobias Bambullis

wir werden die Lösung, die ich oben beschrieben habe, zeitnah in die Sprints bringen

Grundsätzlich ist es großartig, wenn es hier weitergeht. Aber die Zielsetzung muss(!) unbedingt sein, eine praktikable - sprich möglichst einfache - Auswertung auf Objektebene erzeugen zu können. Wir rechnen die Druck- und Versandkosten ja ausschließlich und vollständig mit der WEG ab, die Verteilung von darin enthaltenen Individualkosten erfolgt dann gegebenenfalls über die jährliche Abrechnung. Wenn die geplante Funktion das bieten kann (Exportdatei für Objekt X mit Kosten/Seiten/Name Versandvorgang und Versanddatum), wenn vorher - entsprechend der "Duplikate zusammenführen"-Funktion - bei den recht wenigen "Mehrfachkunden" mit Einheiten in unterschiedlichen Liegenschaften eine einfache und einmalige manuelle Zuordnung der Versandvorgänge erfolgt, dann bringt es uns den gewünschten Mehrwert. Hatten sie sich das so vorgestellt?

Ich habe mir vorgenommen, in diesem Jahr am Thema dran zu bleiben. Denn der Leidensdruck nimmt bei solchen Dauerthemen mit der Zeit nicht ab....
Tobias Bambullis Bekommt Facilioo das jetzt noch (kurzfristig) irgendwie hin oder muss ich weiterhin parallel eine Excel-Tabelle führen?

Das hört sich ehrlich gesagt nicht wirklich komfortabel (und überhaupt nicht praktikabel) an, wenn ich zur Ermittlung der abrechenbaren Portokosten für ein Objekt erst einen vollständigen Export sämtlicher Versandvorgänge für alle Mieter/Eigentümer/Partner usw. erstellen und danach (und nach der Umwandlung von mehreren Tausend Zeilen CSV in eine Exceltabelle) mit Filtern und Sortieren eine möglichst sinnvolle Übersicht basteln muss. Und zwar für jedes einzelne Objekt.
Wir benötigen - als Mindestanforderung - eine objektbezogene(!) Abrechnung der angefallenen Kosten und der Seitenanzahl, getrennt nach Versandvorgang. Letzteres kann der Einfachheit halber auch über das (Versand-)Datum geregelt werden.
Und wenn das Pflicht ist, dann wäre der exakte Ausweis der Nutzerdaten (zur Abrechnung von Individualkosten gem. Beschluss der GdWE) innerhalb dieser Objektabrechnung die Kür.

Zitat von habitar Hausverwaltung

Es geht hier darum, dass ein Eigentümer mehere Wohnungen in einer WEG hat und nicht in mehreren WEG`s. Gerade bei Kapitalanlegern kommt es doch häufig vor, bei uns jedenfalls.

Okay... "Objekt" bedeutet bei uns Liegenschaft und nicht Einheit oder Wohnung.
Und bei mehreren Einheiten innerhalb einer WEG erhält der Nutzer natürlich nur einen Umschlag. Das läuft aber bereits über die Stapel, wo der Nutzer auch nur einmal im "Anschreibenstapel" vorkommt und ihm dann die zusätzlichen Dokumente aus den "Abrechnungsstapeln" zugeordnet werden. Aber auch hier liegt die exakte Information über die Anzahl der Seiten des Empfängers ja noch vor dem Versandvorgang vor.

Zitat von habitar Hausverwaltung

Vielleicht geht es darum, dass ein Eigentümer mehere Einheiten hat und daher nur ein Briefumschlag erforderlich wäre, in dem aber alle Unterlagen für beispielsweise zwei Wohnungen vorhanden sind.

Und wie realistisch ist dieses Versandszenario in unserer Verwalterpraxis? Wenn Eigentümer X zwei Wohnungen in verschiedenen WEGs hat, dann bekommt er auch zwei getrennte Einladungen.

Welcher Anwendungsfall sollte das ("Sendung für 2 Objekte in einem Brief") bei einer Immobilienverwaltung sein? Die objektübergreifenden Weihnachtsgrüße an alle Kunden verschicken jedenfalls wir per E-Mail....

Der Weg zum Einladungsversand - und nur der ist für uns seit 3 Jahren relevant - erfolgt doch mittels Stapelfunktion (Wirtschaftsplan, Abrechnung, Anschreiben, Vollmacht usw.) ausschließlich über die Auswahl eines(!) bestimmten Objekts.
Bevor ich dann auf versenden klicke, werden mir seit einigen Monaten die enthaltenen Seiten und die Kosten angezeigt. In diesem Moment und auf dem Bildschirm ausgewiesen liegen also Objekt, Seitenzahl, Anzahl + Namen der Empfänger sowie die Gesamtkosten vor.

....nach 3 (!) Jahren immer noch keine brauchbare E-Post-Auswertung ist wirklich nicht nachvollziehbar.
Es kann doch kein großes Problem sein, die paar Daten sinnvoll strukturiert in eine CSV-Datei zu packen. Bitte jetzt umgehend umsetzen.

Nachdem wir jetzt schon zum dritten Mal mit Facilioo in die Versammlungssaison starten und mittlerweile wirklich sämtliche Serienbriefe über Facilioo/ePost versenden, möchte ich mein Thema aus 2022 erneut aufgreifen:

Es gibt immer noch keine brauchbare Auswertung des E-Post-Versands (Objekt/Eigentümer/Dokument/Datum/Anzahl Seiten/ Versandkosten, alles frei sortier- und auswertbar).

Vereinfacht also:
Objekt/Eigentümer hat im Jahr/Monat/Versandvorgang X Seiten zu Kosten in Höhe von Y EUR erhalten

Zitat von Mark Zimni

Also, sofern eine Umsetzung dieses Themas mehr als nur einige Programmiererstunden bedarf, plädiere ich zur Umsetzung "wichtigerer" Projekte. Ich denke da im Moment an den Umlaufbeschluss.

Absolut. Es ist - jedenfalls für uns- ein reines "Nice-to-have", die Priorität (und der Schmerz) liegt bei anderen Themen.

Naja...insgesamt stören mich die Standardanreden in Facilioo schon, da es immer nach Massenmailing klingt:
"Guten Tag Max Mustermann" oder "Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann"
Und es ist ja eben unsere direkte und persönliche Kundenkommunikation. Nachdem also sowohl Name als auch Geschlecht immer vollständig vorliegen, wäre eine diesbezügliche Optimierung also wohl kein großes Problem.

Nachdem anscheinend jetzt der Ausweis der Seitenanzahl direkt beim E-Post-Versand-Button (immerhin) umgesetzt werden soll, wie sieht es jetzt mit der "großen Auswertung" aus?

Ergänzend dazu eines meiner Lieblingsthemen: Die Direktantwort.
Es wäre wirklich hilfreich, wenn auch diese Kundenanfragen (ob per E-Mail oder App) inkl. unserer Direktantwort im digitalen Ausgang und somit auch beim jeweiligen Nutzer unter "Versendete Objekte" angezeigt würden. Aktuell landet diese doch sehr häufige Art der "vorgangslosen" Kommunikation schlicht im Nirwana.....