Beiträge von Liv M. Wagemann

Zielsetzung: Versicherungsschäden direkt via E-Mail an die Versicherung abwickeln (wenn keine Maklerschnittstelle vorhanden) 

„Wenn Sie ohne Makler arbeiten, können Sie von nun an das Makler-Versicherungsmodul dazu buchen. Dies schaltet alle Funktionen frei, welche ein Makler auf facilioo verwenden kann (Vorgang an Versicherung senden, Regulierung auslösen)“  

Testdurchlauf mit der Beta-Version (14.05.21) –

1. Schritt: Legen Sie den Vorgang als Versicherungsschaden an und füllen die weiterführende Eingabemaske aus.
2. Schritt: In der Übersicht Ihres Vorgangs erscheinen nun 3 neue Buttons zur Auswahl: Versicherung informieren, Regulierung auslösen und Schadennummern
   
   
3. Schritt: Klicken Sie auf den Button Versicherung informieren und füllen Sie die folgende Eingabemaske sogfältig aus. Anschließend erhalten Sie das bekannte facilioo Popup-Fenster, in dem Sie die E-Mail an die Versicherung noch einmal bearbeiten und versenden können.
   
   
   Meldung (facilioo Nr._ 204_814751, Vers.-Nr. _BITTE EINTRAGEN_, Obj. Kürfürstendamm 90, Einheit 1 (2. OG Rechts ).pdf
   
4. Schritt: Sie erhalten die zugewiesene Schadennummer vom Versicherer via E-Mail in den Verlauf hinein und können diese in der Vorgangsübersicht über dem gleichnamigen Button ergänzen.
   
   
5. Schritt: Erteilen Sie die Handwerker-Beauftragung bzw. erbitten Sie ein Angebot für die Schadensbeseitigung. Entweder direkt nach Anlage des Versicherungsschaden-Vorgangs oder erst nach dem Erhalt der Schätzkostenfreigabe durch die Versicherung.
6. Schritt: Nach Erhalt des angeforderten Angebotes bzw. nach der Durchführung der Auftragsarbeiten können Sie die Angaben von Angebot und/oder Rechnung unter dem Reiter Kosten im Vorgang hinterlegen.
   Auf diese Daten wird bei Betätigung des Buttons Regulierung auslösen  zugegriffen. Diese Funktion befindet sich aktuell allerdings noch im Umbau.

Fazit: 2/3 Punkten     

Grüße Sie, Frau Rochow!

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Nachfrage.

Um den von Ihnen beschriebenen Sachverhalt zu realisieren, scannen Sie den Serienbrief mit dem Anschreiben bitte als letztes Dokument ein.

Bestenfalls bennen Sie dieses Serienbrief-Dokument vor dem Einscannen "Einladung zur Eigentümerversammlung - Anschreiben", da die fertige E-Mail dann am Ende genau diesen Betreff inne hat.

1. Schritt: Legen Sie den Dokumentenordner „Unterlagen Eigentümerversammlung“ an und setzen Sie die automatische Freigabe für Eigentümer.

2. Schritt: Überlegen Sie, welche Dokumente in Ihre Einladung integriert werden sollen und sortieren Sie diese gedanklich folgendermaßen –

• Dokumente, die von der Objektebene an die Eigentümer freigegeben werden: Tagesordnung, Vergleichsangebote
• Dokumente, die Sie über das Scan-Modul einlesen: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung
• Dokumente, die Sie allgemein formulieren können UND an den Anfang Ihrer Einladung gestellt werden sollen: Anschreiben, Vollmacht (blanko)
  

3. Schritt: Beginnen Sie mit dem Hochladen der Dokumente, die Sie über die Objektebene an die Eigentümer freigeben können. (z. B. Vergleichsangebote, Tagesordnung).

Begeben Sie sich dafür in das Objekt und wählen dann den Reiter Dokumente. Klicken Sie anschließend auf Datei hochladen.

Wählen Sie die Dateien von Ihrem PC und den Dokumentenordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.

Sie erhalten innerhalb des Objektes die folgende Ansicht:

...und können (sofern Sie keine autom. Freigabe erteilt haben) über den Freigabe-Button jene Eigentümer auswählen, die das spätere Einladungsschreiben erhalten sollen. Hier allerdings nur die Personen anhaken und keinen Versandkanal wählen! (siehe Screenshot)

4. Schritt: Fahren Sie mit dem Hochladen der Serienbrief-Dokumente über das Scan-Modul fort.
(z. B. Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan)

Bitte wählen Sie nach Durchlauf des Scans auch hier den Dokumentenordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.

Klicken Sie anschließend auf "Zurück zur Übersicht" oder wahlweise auf den Button eingestellte Dokumente versenden.

Wählen Sie wieder den Ordner "Unterlagen Eigentümerversammlung" aus.

Sie bekommen dann alle Dateien, die Sie zuletzt in den Ordner geladen haben, angezeigt und können diese anhaken.

Zuletzt fügen Sie bitte Ihr Anschreiben (inkl. blanko Vollmacht) als Einzeldatei über den Button hinzu.

• Worauf ist bei der Beauftragung zu achten?
  
  Eine Beauftragung kann nur aus einem Vorgang heraus angestoßen werden.  
  Haben Sie eine Vielzahl an E-Mailadresse zu einer Firma hinterlegt, werden Ihnen alle E-Mailadressen in die Beauftragung hineingezogen. Möchten Sie, dass nicht alle Mitarbeiter der Baufirma alle Nachrichten erhalten, löschen Sie bitte die irrelevanten Kontaktdaten manuell aus der Beauftragungsmaske.
  
  Das Ausfüllen der Zeitangaben im Maskenbereich „Planung“ ist verpflichtend –
    

• Ausführungszeitraum = Der gesamte Zeitraum, den sie der Baufirma für die Erledigung des Gewerkes (des gesamten Auftrags) geben.
• Status = Ist der nächste Schritt, den die Baufirma bei der Erledigung des Auftrags durchzuführen hat.
• Frist = Ist der tatsächliche Stichtag, für die Erledigung des Status. Dieses Datum ploppt bei Ihnen und der Baufirma als relevante Frist auf!
  
  Ein Vorgang kann erst abgeschlossen werden, wenn alle enthaltenen Beauftragungen den Status „Erledigt und geprüft“ innehaben.

• Was ist ein Vorgang?
  
  Ein Prozess, dessen Erledigung unter Einbindung Externer geschieht. Also alles, was Ihnen von Mietern/Eigentümern gemeldet wird und in der weiteren Bearbeitung die Kommunikation außerhalb Ihres Unternehmens bedarf.
  
  
• Worauf ist bei der Vorgangsanlage zu achten?
  
  Der Ansprechpartner ist die vorgangsauslösende Person, bzw. derjenige, der die Erledigung des Vorgangs vor Ort in dem Sinne betreut, dass im Fall einer Beauftragung dem Handwerker Zutritt verschafft werden könnte. Wer in Ihrem Vorgang der jeweilige Ansprechpartner ist, wählen Sie bitte immer in Abhängigkeit zum Praxisfall, den Sie in dem Moment bearbeiten. Meist ist derjenige, der Ihnen die Schadensmeldung zukommen lässt aber auch der Ansprechpartner vor Ort.
  Die Hausverwaltung selbst oder ein Hausmeister können auch Ansprechpartner eines Vorgangs sein, wenn Sie bspw. eine Firma damit beauftragen möchten, eine Reparatur in einer leerstehenden Einheit durchzuführen. 
  Alle Personen, die Sie unter Freigabe an bei der Vorgangsanlage angehakt haben, können in der weiteren Vorgangsbearbeitung von Ihnen informiert werden. Sollten Sie im Prozess feststellen, dass Sie eine Person in die Kommunikation integrieren möchten, die im Verlauf beim Klick in die Zeile Verlaufseintrag erstellen noch nicht vorgeschlagen wird (siehe Screenshot), müssen Sie auf Vorgang bearbeiten klicken und die Person durch das Hinzufügen der entsprechenden Einheit (für Mieter und Eigentümer), oder durch das Setzen des „Freigabe an“-Hakens (für Beiräte, Makler, Gäste oder Hausmeister) in den Vorgang hineinholen.