Beiträge von Susanne Rochow

    Auch ich möchte mich hier anschließen und Facilioo für die tollen Weiterentwicklungen und die konstruktive Zusammenarbeit danken. Die Arbeit mit Facilioo begleitet uns tagtäglich und ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, da wir zur Vorgangsbearbeitung ausschließlich Facilioo verwenden.


    Wir freuen uns auf die weiteren Entwicklungen. Herzlichen Dank an das gesamte Team und ein tollen neues Jahr 2022.

    Wenn jemand Ihrer Eigentümer / Mieter / Baufirmen etc. auf eine über facilioo ausgelöste E-Mail antwortet, wird diese Antwort weiterhin bei facilioo eingelesen - egal ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht.

    Wichtig ist uns, dass die Mails mit Vorgangsnummer im Betreff den Vorgängen automatisch zugeordnet werden (nicht nur, wenn die Nutzer über "antworten" gehen). Da war bisher die Trefferquote eher gering. Ich hatte den Eindruck mit der neuen Integration funktioniert das besser. Siehe Diskussion unter "E-Mailversand aus Vorgangs-Verlauf - Zurück zur eigenen Info@-Adresse?"

    Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.

    So wie ich es mitbekommen habe, funktioniert die automatische Zuordnung per Vorgangsnummer aber nur dann, wenn man die Integration vornimmt. Deshalb werden wir die Integration vornehmen, es sei denn etwas aus meiner Frage (siehe #26) spricht dagegen.


    Private Accounts würde ich außen vor lassen, wenn diese wie bisher trotzdem in Facilioo ankommen.

    Ich glaube, es hat etwas mit der direkten Zuordnung der Adresse zu tun.


    Also Objekt, Eigentümer oder Mieter. Somit muss man nicht noch das Objekt aufrufen und nach der Einheit suchen.


    Facilioo erkennt anhand der email Adresse des Absenders (sofern diese bereits gespeichert ist) und wird diese email direkt der Einheit zuweisen.

    Die Adresszuordnung wäre ja o.k. Aber es dürfen keinesfalls unkontrolliert irgendwelche Mails gelöscht oder aus dem Posteingang entfernt werden! Fraglich ist ja auch, woher das System wissen möchte, zu welchem Objekt die Nachricht nun gehört, wenn der Eigentümer mehrere Einheiten/Objekte hat? Eine automatisch Objekt- oder Einheitenzuordnung ist also gar nicht möglich.

    ab heute können komplette E-Mail Accounts in facilioo eingelesen werden. Die Funktion "Weiterleiten an facilioo über die E-Mail Integration" entfällt und ist noch bis Ende 2021 aktiv, falls Sie diese aktiviert hatten.


    Viele Hausverwaltungen verwenden E-Mail Adressen wie kontakt@meine-hausverwaltung.de. Diese Adresse wird mit allen Beteiligten der Hausverwaltung geteilt und stellt den globalen Eingang für E-Mails der Hausverwaltung da. Diese E-Mail Adresse kann ab heute in facilioo integriert und automatisch in den Eingang eingelesen werden. Bekannte Kontakte werden dann automatisch zugeordnet. Nach der Zuordnung stehen Ihnen die bekannten Funktionen von facilioo zur Verfügung: Sie können aus dem Eingang mit einem Klick ein Vorgang erstellen, an einen vorhandenen Vorgang anhängen, Aufgaben daraus erstellen uvm.

    Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.


    Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.


    Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?

    Okay, dort kann ich sehen wer sich angemeldet hat. Gibt es denn keine Möglichkeit zu sehen, welche Objekt eingeladen wurde?

    Wenn eine Einladung mehrfach rausgeht, dann könnte dies auch als störend für manche Eigentümer wirken.

    Ich kann das verstehen und würde es auch hilfreiche finden, wenn man direkt sehen könnte, für welche Objekte die Einladungen schon raus sind. Wir haben uns bisher so geholfen, dass wir es in eine Exel-Liste eingetragen haben.

    Ich glaube hier geht Herr Herrmann davon aus, dass die Firma auch die SEV hat und somit auch die Mieterdaten im Hause bekannt sind.


    Ein Eigentümer muss aber auch nicht immer mitteilen, ob er die Wohnung vermietet hat oder selbst darin wohnt. Da gebe ich Herrn Emig Recht, dass somit auch nicht immer alle Nutzerdaten vorliegen (Mieter über auch Bekannter, der aktuell die Wohnung bewohnt).

    Für uns wäre es auch wichtig, bei Nachrichten unterscheiden zu können, ob man diese (ggf. nur) an vermietende Eigentümer oder Eigennutzer und/oder Mieter versenden möchte. Die Definition erfolgt bei uns in Powerhaus. Dabei sollte jegliche Kombination möglich sein.

    Guten Morgen,


    wir arbeiten mit Facilioo komplett Vorgangs basiert und haben für alles Vorgänge angelegt. Die Rechnungen können nicht verschoben, sondern müssen heruntergeladen und dann im Dokumentenordner abgelegt werden. Zusätzlich hinterlegen wir die Rechnungen hinter den Kosten des Vorgangs.


    Viele Grüße

    im nächsten Update nehmen wir die genannten Gewerke mit auf. Bitte weiterhin nur neue Gewerke kommunizieren, keine Gesamtliste.

    Bei uns sieht die Gewerkeliste noch so aus, wie im ersten Eintrag vom 15. 4. 2021. Was müssen wir tun, um die o. g. "neue" Gewerkeliste zu bekommen?

    Von uns ebenfalls ein großes Dankeschön! Unter anderem für dieses Board, die Möglichkeit Wünsche zu äußern, deren Umsetzung und die schnellen Fehlerbehebungen!