Beiträge von Susanne Rochow

  • komplette E-Mail Postfächer in den Eingang einlesen

    Zitat von Tobias Bambullis

    ab heute können komplette E-Mail Accounts in facilioo eingelesen werden. Die Funktion "Weiterleiten an facilioo über die E-Mail Integration" entfällt und ist noch bis Ende 2021 aktiv, falls Sie diese aktiviert hatten.


    Viele Hausverwaltungen verwenden E-Mail Adressen wie kontakt@meine-hausverwaltung.de. Diese Adresse wird mit allen Beteiligten der Hausverwaltung geteilt und stellt den globalen Eingang für E-Mails der Hausverwaltung da. Diese E-Mail Adresse kann ab heute in facilioo integriert und automatisch in den Eingang eingelesen werden. Bekannte Kontakte werden dann automatisch zugeordnet. Nach der Zuordnung stehen Ihnen die bekannten Funktionen von facilioo zur Verfügung: Sie können aus dem Eingang mit einem Klick ein Vorgang erstellen, an einen vorhandenen Vorgang anhängen, Aufgaben daraus erstellen uvm.

    Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.


    Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.


    Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?

  • Anzeige von eingeladenen Objekten

    Zitat von Mike Geisbauer

    Okay, dort kann ich sehen wer sich angemeldet hat. Gibt es denn keine Möglichkeit zu sehen, welche Objekt eingeladen wurde?

    Wenn eine Einladung mehrfach rausgeht, dann könnte dies auch als störend für manche Eigentümer wirken.

    Ich kann das verstehen und würde es auch hilfreiche finden, wenn man direkt sehen könnte, für welche Objekte die Einladungen schon raus sind. Wir haben uns bisher so geholfen, dass wir es in eine Exel-Liste eingetragen haben.

  • Bewohnerinfo nur an Kapitalanleger (vermietende Eigentümer) - weitere Selektionsmöglichkeit

    Zitat von habitar Hausverwaltung

    Ich glaube hier geht Herr Herrmann davon aus, dass die Firma auch die SEV hat und somit auch die Mieterdaten im Hause bekannt sind.


    Ein Eigentümer muss aber auch nicht immer mitteilen, ob er die Wohnung vermietet hat oder selbst darin wohnt. Da gebe ich Herrn Emig Recht, dass somit auch nicht immer alle Nutzerdaten vorliegen (Mieter über auch Bekannter, der aktuell die Wohnung bewohnt).

    Für uns wäre es auch wichtig, bei Nachrichten unterscheiden zu können, ob man diese (ggf. nur) an vermietende Eigentümer oder Eigennutzer und/oder Mieter versenden möchte. Die Definition erfolgt bei uns in Powerhaus. Dabei sollte jegliche Kombination möglich sein.

  • Handwerkerrechnungen aus E-Mails zuordnen

    Guten Morgen,


    wir arbeiten mit Facilioo komplett Vorgangs basiert und haben für alles Vorgänge angelegt. Die Rechnungen können nicht verschoben, sondern müssen heruntergeladen und dann im Dokumentenordner abgelegt werden. Zusätzlich hinterlegen wir die Rechnungen hinter den Kosten des Vorgangs.


    Viele Grüße

  • Gewerkeliste

    Zitat von Tobias Bambullis

    im nächsten Update nehmen wir die genannten Gewerke mit auf. Bitte weiterhin nur neue Gewerke kommunizieren, keine Gesamtliste.

    Bei uns sieht die Gewerkeliste noch so aus, wie im ersten Eintrag vom 15. 4. 2021. Was müssen wir tun, um die o. g. "neue" Gewerkeliste zu bekommen?

  • Danke

    Von uns ebenfalls ein großes Dankeschön! Unter anderem für dieses Board, die Möglichkeit Wünsche zu äußern, deren Umsetzung und die schnellen Fehlerbehebungen!

  • Versicherungen in Vorgänge einbinden

    Zitat von Alexandra Dawidow
    • Mailvorlage „Weiterleitung Information Auftragnehmer“ so anpassen, dass der Meldungstext (Variable: <<[Vorgang:Meldung]>>) als Überschrift integriert wird. – Diese dann versenden.

    Ist es generell möglich, den Meldungstext in die Überschrift in die Mails zu integrieren? Wenn ja, wie? Momentan ändern wir den Betreff immer händisch ab, da die automatisch generierten Betreffzeilen nicht sehr aussagekräftig sind. (siehe auch Thread "Vorgangsbezeichnungen in Betreffzeilen")

  • Einladung zur Eigentümerversammlung

    Vielen Dank für die ausführliche Erklärung.


    Eine Frage habe ich noch zum 4. Schritt (Anschreiben als Einzeldatei). Sie gehen davon aus, dass die Anschreiben einzeln für jeden Nutzer erstellt werden und deshalb einzeln hinzugefügt werden müssen? Wir erstellen normalerweise einen Serienbrief für alle Eigentümer (dann hintereinander in einer Datei) und lesen diesen über das Scanmodul von Facilioo ein. Im Idealfall wird der Serienbrief richtig von Facilioo aufgeteilt. Wie würde man diese dann aufgeteilten (personalisierten) Einladungsschreiben so einbinden können, dass sie an den Anfang platziert werden?