ab heute können komplette E-Mail Accounts in facilioo eingelesen werden. Die Funktion "Weiterleiten an facilioo über die E-Mail Integration" entfällt und ist noch bis Ende 2021 aktiv, falls Sie diese aktiviert hatten.
Viele Hausverwaltungen verwenden E-Mail Adressen wie kontakt@meine-hausverwaltung.de. Diese Adresse wird mit allen Beteiligten der Hausverwaltung geteilt und stellt den globalen Eingang für E-Mails der Hausverwaltung da. Diese E-Mail Adresse kann ab heute in facilioo integriert und automatisch in den Eingang eingelesen werden. Bekannte Kontakte werden dann automatisch zugeordnet. Nach der Zuordnung stehen Ihnen die bekannten Funktionen von facilioo zur Verfügung: Sie können aus dem Eingang mit einem Klick ein Vorgang erstellen, an einen vorhandenen Vorgang anhängen, Aufgaben daraus erstellen uvm.
Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.
Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?