Allgemein wäre es wünschenswert, wenn die hochgeladenen Rechnungen in dem Vorgang soweit edv-mäßig ausgelesen werden können, dass die einzelnen Beträge, Betreff und die Rechnungsnummer in einer extra maske erscheinen und wir diese dann weiter bearbeiten können.

Zum Beispiel durch Hinterlegung unseres eigenen Kontierungsstempel, Freigaben und Notizen und die Weiterbearbeitung durch die Buchhaltung. Hier also Kontierung durch den jeweiligem Sachbearbeiter und zum Schluss die Bezahlung durch die Buchhaltung.

Das ganze soll dann auch durch Ihr Programm abgebildet und wiedergespiegelt werden können. Der entsprechende Buchungstext bzw. die Buchung sollte dann auch mit dem Vorgang verlinkt. bzw. die Rechnung auch etra augerufen werden können.

Ich glaube es würde schon extrem helfen, wenn die updates innerhalb von max zwei Tagen unter dem Punkt Neuigkeiten für jeden ersichtlich sind. Wir stehen hier wieder seit dem 27.02.2022, obwohl bereits weitere Funktionen freigeschaltet wurden.

Des Weiteren könnte man diese Einträge mit kurzen Turtorials von seiten Facilioo unterlegen, damit auch jeder damit umzugehen weiss.

Das Dritte was mir einfällt wäre, dass die großen neuen Module, die prominent beim Einloggen auf der Startseite angekündigt werden, auch aktuell gehalten würden. Die Videos für EED sind noch immer nicht vorhanden.

Sofern alle Vorschläge umgesetzt werden, sehe ich hier einen Wissenspool, der dann nur noch für interne Zwecke abgerufen werden muss.

Guten Morgen, wir haben damals am Bildschirm eine Live - Schulung erhalten. Diese wurde durch unsere Bertreuerin aufgenommen und im Nachgang zum Download zur Verfügung gestellt.

Allgemein müsste sich ein Mitarbeiter in der Firma finden, der sich mit facilioo auseinandersetzt und dann alle Mitarbeiter entsprechend intern schult.

Da die Software live weiterentwickelt wird, sind sowieso weitere Schulungen bzw. ist ein Austausch von neuen Informationen erforderlich.

Der "fremde" Mieter wird auch nicht im Sytem angelegt, sonder nur also Notiz beim Eigentümer gelistet.

Ah, ok.

Wir bereit in einem anderem Forum geschrieben, werden wir nur die in unserem System übernehmen, mit denen wir auch ein Vertragsverhältnis haben.

In diesem Fall haben wir eines.. nämlich als WEG Verwalter.

Sollte der Eigentümer nicht Selbstnutzer sein, sondern die Wohnung vermietet haben und wir diesen verwalten, so wird der Mieter unter einer anderen Objektnummer verwaltet.

Ist die Wohnung zwar vermietet, wir haben jedoch nicht die SEV, so wird der Mieter zwar hinterlegt, aber erhält keinen Account, da er kein Vertragspartner von uns ist.

Guten Tag Herr de Rossi,

ich denke mal, dass es davon abhängt, ob diese Daten auch in Ihrem ERP-System angelegt werden.

Ist dem so, dann werden die Daten auch in facilioo eingelesen und somit gedoppelt. Sofern dann die Schreibweise der Datensätze genau gleich ist, werden diese als Dublette erkannt und Sie können diese dann zusammenlegen.

Wir legen keine Nutzerdaten extra an, sondern wenn überhaupt dann nur Kreditoren, damit diese gleich beauftragt werden können.

Guten Abend,

allgemein habe ich es bisher so verstanden, dass nur Nutzer (Eigentümer/ Mieter) facilioo als App nutzen und die entsprechende Einladungen bekommen, die wir in unserem ERP-System hinterlegt haben. Das setzt eine aktive Vertragsbeziehung voraus (WEG; SEV; allgemeine MIetveraltung).

Der Sondereigentümer hat über die App die Möglichkeit, uns unter anderem seinen aktiven Nutzer (Mieter) der Einheit mitzuteilen. Da wir dann hier keine SEV haben, ist dies für Notfälle sicherlich sinnvoll.

Aber bisher haben wir es vermieden, genau diesen Mieter einen Account in facilioo herzurichten und somit ihn auch unseren Service anzubieten. Schließlich werden unsere Gebühren ja nach den Einheiten abgerechnet (SEV zählt hier wohl doppelt). Des weiteren frage ich mich, welche Unterlagen wir ihm (den fremden Mieter) bereit stellen könnten, Abrechnungen, Mahnungen, Protokolle wohl kaum.

Sofern ich hier etwas falsch verstanden habe, dann bitte um kurze Korrektur.

Des Weiteren gebe ich zu bedenken, dass facilioo nur als ein Weg Kommunikation mit dem ERP-System funktioniert. Also Daten werden ausgelesen, aber nicht eingelesen. Dies wird auch nie anders sein, da sonst der Aufwand zu gewaltig wäre und man auch zwingend die Zustimmung der einzelnen Softwarehäuser bräuchte. Dies stelle ich mir ziemlich schwierig und kostenintensív vor.

Sehr geehrte Frau Degenhardt,

zunächst freut es mich, dass Sie Ihr Problem, zumindest teilweise, lösen konnten.

Da ich in unserem Hause für die Einführung von facilioo verantwortlich bin, kann ich Ihnen gern bei weiteren Fragen behilflich sein.

Probieren Sie mal folgendes (habe ich aus den Vorlagen kopiert).

Platzhalterliste <<[Weitere Einheiten durchlaufen]>> <<[Einheit:Nummer_Lage]>> <<[Nutzer:Typ_und_Name]>> <<[Weitere Einheiten durchlaufen Ende]>>

Guten Tag,

meines erachtens funktioniert es, wenn man mehere Einheiten zum Vorgang auswählt und dann einen Handwerker beauftragt.

Dann müsste in der Beauftragungsmail automatisch die Daten der entsprechenden Einheiten mit aufgeführt werden.

Wenn dann würde ich dies prominent unterhalb des Punktes Hausmeister platzieren.

Hilfsweise kann man das ja auch im Notizfeld kurz reinschreiben.

Jedoch gibt unter der Einheit 000, was ja als Verteiler für den Beirat gedacht ist, die Möglichkeit, alle Daten des Beirates manuell nachzutragen. Also email Adresse, Telefonnummer. Das würde in der Praxis glaube ich reichen.

Guten Morgen,

bezüglich der Maske für die Einstellungen EED habe ich eine Frage.

Für die WEG haben wir die Möglichkeit, dass wir de Eigentümer, die nicht Bewohner sind, aufzufordern, die Daten Ihrer Bewohner bekannt zu geben. Sofern ich das richtig sehe, sind bereits jetzt Adressen zum Versenden hinterlegt (es stehen Zahlen in den Feldern).

Da jedoch nur wenige Objekte bereits jetzt über die Möglichkeit der Fernauslesung verfügen, sind ja nicht alle Eigentümer anzuschreiben, sondern nur die im entsprechendem Objekt.

Hier fehlt aus meiner Sicht entweder eine Auswahlmöglichkeit oder die Verbindung zu den hinterlegten und eingerichteten Schnittstellen für die Objekte.

Beispielsweise: Objekt A wird als Schnittstelle eingerichtet

Daher wird durch die Verknüpfung Objekt A im Verteiler angezeigt und man kann dieses Objekt aktiv auswählen/abwählen.

Ist daran mal gedacht worden oder greife ich hier einen neuen Gedanken auf.

Im Übrigen haben wir eine Präsi von ISTA für ECO Trend facilioo erhalten. Hier wird alles sehr praktisch dargestellt. Diese Präsi ist aus meiner Sicht auch sehr gut die Beiräte.

Zunächst vielen Dank für das Feedback.

Jedoch muss und sollte nicht die WEG aufkommen, sondern nur der jeweilige Sondereigentümer. Das bedeutet, dass die Kosten je Einheit ersichtlich sein müssten und diese spätestens im Rahmen der Hausgeldabrechnung auf den jeweiligen Eigentümer umgelegt wird.

Im Rahmen der Betriesb- und Heizkostenabrechnung müsste das dann wiederum der Mieter tragen, da dieser ja die Kosten für die Versendung verursacht hat.

Heute habe ich mit ISTA gesprochen und mir diverse Verträge für ECO Trend facilioo zusenden lassen.

Nehmen wir mal an, die Verbraucher nutzen nicht die APP und haben auch keine email-Adresse.

Dann werden, so habe ich es verstanden, die Informationen per e-post versendet.

Wer kommt dann für die entsprechenden Kosten auf? Die Rechnung wird ja an uns Verwalter ohne entsprechende Objekt bzw. Einheitszuordnung versendet. Im Umkehrschluss würde es bedeuten, dass wir als Verwalter auf diese Kosten verauslagen und diese nicht vom Eigentümer oder Mieter zurück erhalten.

Wie ist hier die angedachte Vorgehensweise von facilioo??

Guten Morgen,

innerhalb eines Vorgangs können Sie sich selbst Aufgaben generieren. Jedoch sind diese Aufgaben nicht mit anderen Vorgängen verknüpfbar. Vielleicht ist das aber der erste Ansatz für Ihre Checkliste.

Ist es möglich, dass man ein neues Modul für die Hinterlegung von Dienstleistungsverträgen erstellt?

Hier sollten alle Dienstleistungsverträge mit Laufzeit, Kündigungsfristen und bei Wartungsverträgen auch die Wartungsfristen hinterlegt werden,

Weiterhin sollten kurz vor dem Zeitpunkt der Wartung automatisch eine Erinnerungsmail raus gehen.
Beispiele sind Wartungen bei Heizungsanlagen, Rolltoren, Fahrstühle, Lüftungs- und RWA - Anlagen.

Auch gesetzliche Prüfungen durch TÜV oder Dekra sollten hier hinterlegt werden können.

Leider ist uns aufgefallen, dass nach der Einbinung der Versicherung (ohne Makler) keine email an die entsprechende Versicherung rausgeht, obwohl eine hinterlegt wurde.

Es wird auch keine Wahl der Versicherung angezeigt (Gebäude, oder Glas, odern sonstige extra Versicherungen).

Bitte mal prüfen.

Bei der damaligen Präsentation und Einrichtung wurde uns gesagt, dass das Auslesen der Daten aus dem internem Programm nur einseitig funktioniert. Als Änderung von Stammdaten im internem System werden in facilioo gespiegelt, aber nicht andersherum. Darum werden auch die Daten einmalig übermittelt und nur Änderungen im internem Programm edvmäßig erkannt und in facilioo übertragen. Aber Änderungen, die in facilioo eingetragen sind, bleiben auch so und werden nicht bei der nächsten Datenabgleich wieder überschrieben.

Zunächst ist es glaube ich wichtig, zwei Unterscheidungen zu machen.

Aufgabe..nur intern für eingene Zwecke ohne besondere Beauftragungen

Vorgang.. mit besonderer Beauftragung von Firmen

Demnach können auch alle Bewohner bzw. auch Eigentümer facilioo nutzen um auch nur Änderungsmitteilungen zu geben. Diese werden kurz als Aufgabe angelegt und bearbeitet.

Eine Checkliste (Aufgabenliste) wird einmal angelegt. Diese kann man so erstellen, dass die Aufgaben abhängig von einer Erledigung einer Aufgabe abegarbeitet werden (mit Fristsetzung) oder aber auch unabhängig. Zum Beispiel habe ich beim Auszug eines Mieters mehrere Aufgaben definiert.

Nun kann man bei der Anlegung eines Vorgangs direkt diese Aufgabenliste dazuschalten und so nach und nach diese einzelnen Aufgaben im Vorgang abarbeiten.

Unter dem Feld Notizen können ja diverse Informationen zum Objekt hinterlegt werden. Hier haben wir für uns wichtige Infos hinterlegt. Die anderen Masken, die ausgefüllt werden können, sind aktuell von uns nicht ausgefüllt. Könnten aber nach und nach durchaus ausgefüllt werden.

Zu weiteren Punkten kann ich akutell nicht so viel sagen, da wir hier noch nicht so genau damit arbeiten. In der Tat ist es aber auch so, dass outlook weiterhin von uns genutzt wird, schon allein deswegen, da im email Modul nicht so viele Möglichkeiten vorhanden sind. Da bietet outlook entsprechend mehr. Facilioo vesteht sich auch noch nicht als Alternative zu outlook.