Eigener Hausmeisterservice integrieren

Hi in die Runde,

ich hänge mich hier mal dran, um mal zu hören, ob und wenn ja wie andere vorgehen:

In einigen größeren Objekten (aber auch kleineren, je nach Hauswart und Vertrauensverhältnis) beauftragen bei uns die Hauswarte/Hauswartsfirmen selber relativ viel (<400€). De Hauswarte sind aber nicht bei uns und auch nicht bei einem Tochterunternehmen angestellt. Das kreiert permanete Schnittstellen zwischen den Hauswarten und der Hausverwaltung, dadurch Mehraufwand auf allen Seiten, und hat eine mäßige Transparenz. Für unsere Workflows wäre es total praktisch, wenn Sie das trotzdem über das (unser) facilioo-ökosystem tun würden, d.h. selber einen Vorgang anlegen und daraus beauftragen (z.B. könnten Rechnungen mit einem Vorgang assoziiert werden).

Ich sehe bis jetzt zwei Optionen:

1. Hauswart wird als Mitarbeiter auf unserer Plattform angelegt mit begrenzten Rechten.

Nachteile sehe ich hier folgende:

- In den Rechten lassen sich Objekte nicht differenziert anzeigbar machen, d.h. der Hauswart sieht auch Objekte, die mit seinem nichts zu tun haben. Dies macht es zum einen komplexer für den Hauswart, und ist bestimmt auch rechtlich problematisch (Mieternamen und Adressen anderer Objekte etc.)

- Der Hauswart wird natürlich mit seiner E-Mail hinterlegt, d.h. aber er kann (glaube ich) unter der gleichen E-Mail nicht als Firma/Hauswart angelegt werden? Hier habe ich noch nicht abschließend nachgedacht, was das für Probleme mit sich bringt (z.B. Hauswarts-Benachrichtigungs-Vorlagen und andere Workflow Überlegungen)

- Arbeitsrechtliche Bedenken: Eventuell liegt in einem juristischen Fall ein Indiz für eine direkte Beschäftigung des Hauswarts bei der Hausverwaltung vor, weil er (z.B.) die gleiche Plattform benutzt. (vielleicht auch gar kein Problem (??)

- Beauftragungen durch den Hauswart sollten eine andere Vorlage haben, damit nach außen hin klar ersichtlich ist, dass nicht die Hausverwaltung direkt sondern der Hauswart im Namen der Hausverwaltung beauftragt. Am besten der Hauswart sieht auch nur diese Vorlage. DAs lässt sich aber glaube ich nicht differenziert bei den Vorlagen so einstellen.

- ...(?)

2. Der Hauswart/ die Hauswartsfirma wird zum Portal eingeladen und agiert darüber.

Nachteile sehe ich hier folgende:

- damit der Hauswart Vorgänge anlegen kann, muss er die facilioo Plattform freischalten für €50 pro Monat. Das würden wir (die Hausverwaltung) natürlich zahlen. Bei den großen Objekten kann man das gut vertreten, bei den kleineren schon etwas schwieriger

-unklar ist mir, ob die Vorgänge dann nur in der Plattform des Handwerkers/Hauswarts leben, oder quasi auch einer von unseren Vorgängen werden? Wenn ersteres, wären wir unserem Ziel, die Schnittstellenthematik und Transparenz zu verbessern, nicht näher gekommen.

Ich habe jetzt bestimmt noch nicht alles im Detail durchdacht und verstanden, komme aber auch nicht groß weiter. Deswegen einfach die Frage in die Runde und an facilioo: Wie macht ihr es, wie ist es gedacht?

Grüße

Zitat von Tobias Bambullis

Guten Tag,

mir würde spontan folgende Lösung einfallen: Unter Einstellungen -> Mitarbeiter können Sie neue Mitarbeiter anlegen und diese zu Gruppen hinzufügen, die Sie selbst benennen können. Ich würde für jeden Hausmeister einen Mitarbeiteraccount einrichten und die Gruppe "Hausmeister" nennen. Über diesen Weg könnten Sie auch definieren, welche Funktionen Ihre Hausmeister auf facilioo ausführen dürfen.

Mitarbeiterzugänge sind bei facilioo in beliebiger Anzahl inkludiert und werden nicht zusätzlich abgerechnet. Daher wäre es auch kein Problem, wenn Sie beispielsweise 20 oder mehr Hausmeister über die Mitarbeiter-Zugänge einladen.

Ist diese Lösung für Sie in Ordnung?

Ich versuchs nochmal, in der Hoffnung, dass hier schon einer einen guten Lösungsweg hat. Ihr Vorschlag, Tobias Bambullis ist in unserem Fall eher unoptimal, weil:

- Der Hausmeister dann sämtliche Objekte und Stammdaten sieht, was von uns definitiv nicht gewollt ist. Gut wäre hier (verstehe aber, dass sich das vielleicht nicht so leicht/schnell umsetzen lässt), er nur die Objekte sieht, denen er als hausmeister zugeteilt ist

- Selbst wenn der Hausmeister dann nur "sein" Objekt sieht, sollte er idealerweise nur "seine" Vorgänge sehen (hier wäre denkbar, dass er entweder nur die Vorgänge sieht, die er selber angelegt hat, oder in denen er als Bearbeiter eingestellt wurde). Der Grund ist zum einen die Übersichtlichkeit für ihn, zum anderen, dass je nach Beziehung mit dem Hausmeister der Hausmeister auch nicht alle Vorgänge sehen muss/soll.

Fällt Ihnen oder jemand anderem hierzu eine gute Idee ein? Gibt es vielleicht einen einfachen Lösungsweg, den wir nicht kennen? Grüße