Beiträge von Tobias Bambullis

    Da es jedoch nicht wirklich ein Handbuch von Facilioo gibt und man somit viel alleine testen und probieren muss, wollte ich nachfragen

    zu diesem Thema gibt es übrigens auch sehr bald Neuigkeiten; wir haben seit Dezember einen neuen Mitarbeiter, der nur Dokumentationen schreibt. Da der Umfang von facilioo sehr gross ist, wird das allerdings noch ein wenig dauern; solange haben wir hier mit ein paar Funktionen angefangen:


    facilioo Handbuch

    Vielen Dank für das Lob! Wir möchten uns ebenfalls für die gute Mithilfe im Forum bedanken. Die Hausverwalterbranche ist sehr komplex auf Grund der zahlreichen Prozesse und Aufgaben. Daher war es gut für facilioo, dass sich hier im Forum wichtige Themen herausgestellt haben. Die Anzahl der Wünsche an facilioo belaufen sich mittlerweile auf über 1.000 interne Tickets, die in zehntausende Arbeitsstunden resultieren. Deswegen war Ihre Mithilfe im Forum für uns extrem wichtig, um die richtige Priorisierung zu finden und um die wichtigsten Themen an den Anfang zu stellen.


    Wir geben 2022 wieder alles, um facilioo noch besser zu machen. Im ersten Halbjahr werden wir alles vorhandene überarbeiten. Direkt am Anfang des Jahres kommt das EED Update sowie eine neue Version der Kundenapp, in der die Dokumente nochmal übersichtlicher gestaltet sind. In Kombination mit der EED ist es Eigentümern auch möglich ihre Bewohner selbstständig in die Kundenapp einzuladen, damit die Verbräuche geteilt werden können. Die Lösung wird einzigartig für den WEG Bereich und ist bereits in den letzten Zügen der Qualitätsprüfung.


    Auf ein produktives Jahr 2022 :)

    in der Tat ist es so, dass wir das Werben um WhatsApp runter gefahren haben, obwohl es aktuell 5 Testprojekte gibt, die auch langsame Fortschritte machen.


    Whatsapp ist nicht so weit wie WeChat und co.


    Die Registrierung von Accounts für Unternehmen hat bei den Testkunden bis zu 6 Monaten gedauert. WhatsApp arbeitet zwar verstärkt an einer Beschleunigung an den Prozessen, für die Masseneinsatz bei facilioo ist derzeit aber noch zu früh.

    die Idee finde ich gut. Bisher haben wir zu jedem unterstützen ERP ein eigenes Forum, welches Sie hier finden:


    Schnittstellen


    Wenn Sie möchten, können Sie dort ein Thema eröffnen. Es sind einige WinCasa Nutzer im Forum angemeldet.

    Tobias Bambullis

    seitdem ich mein Account nach neuem Anmeldeverfahren 365 angemeldet habe, klappt es zunächst und später kommt dann folgende Fehlermeldung:


    dieses Problem wurde heute Mittag behoben - bei Office365 wird eine zusätzliche Berechtigung benötigt, sonst bleibt der Account nur 24 Stunden verbunden. Bitte einfach den Office365 Account in den Einstellungen entfernen und neu anlegen. Das Problem betrifft nur externe Organisationen, daher ist uns das im Test nie aufgefallen.


    Weitere Informationen dazu hier:

    board.facilioo.de/forum/thread/445/

    Wichtig ist uns, dass die Mails mit Vorgangsnummer im Betreff den Vorgängen automatisch zugeordnet werden (nicht nur, wenn die Nutzer über "antworten" gehen). Da war bisher die Trefferquote eher gering. Ich hatte den Eindruck mit der neuen Integration funktioniert das besser. Siehe Diskussion unter "E-Mailversand aus Vorgangs-Verlauf - Zurück zur eigenen Info@-Adresse?"

    genau deswegen haben wir die neue Integration gebaut. Vorher war es so, dass E-Mails auf facilioo umgeleitet werden konnte und jeder Hausverwalter eine eigene Adresse, z.B. immoeffect@facilioo.de hatte. Diese Anbindung funktioniert noch bis Ende 2021, wird dann aber abgeschaltet. Den Grund hat man immer wieder im Forum lesen können: E-Mails verschwanden, je nach Umleitungstyp wegen hohem Spamverdacht und der Menge der E-Mails (dort liefen innerhalb von Stunden mehrer zehntausend E--Mails auf, weswegen office365 immer wieder Sperrungen gegen uns verhängt hatte).


    Um diese Problematik zu umgehen, lesen wir nun E-Mail Accounts direkt aus, ohne die E-Mail erst umzuleiten. So sind zehntausende E-Mails verteilt auf viele Kunden und es besteht keine Gefahr durch Spamverdacht.

    So wie ich es mitbekommen habe, funktioniert die automatische Zuordnung per Vorgangsnummer aber nur dann, wenn man die Integration vornimmt. Deshalb werden wir die Integration vornehmen, es sei denn etwas aus meiner Frage (siehe #26) spricht dagegen.


    Private Accounts würde ich außen vor lassen, wenn diese wie bisher trotzdem in Facilioo ankommen

    Wenn jemand Ihrer Eigentümer / Mieter / Baufirmen etc. auf eine über facilioo ausgelöste E-Mail antwortet, wird diese Antwort weiterhin bei facilioo eingelesen - egal ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht.


    Die neue Funktion bezieht sich auf Postfächer, welche Sie neben facilioo betreiben und gerne zusätzlich in facilioo integrieren möchten. Sonst ist alles wie bisher ;)

    Ab heute unterstützt facilioo neben Exchange (EWS), IMAP und POP3 auch nativ Office365 (für IT Profis: über die Microsoft Graph API). Damit lösen wir für die Zukunft viele Probleme:


    1) Multifaktor Authentifizierung über office365 kann nun aktiviert werden

    2) beliebig viele Unterordner in den E-Mails können angelegt werden

    3) schnellere Übertragung von E-Mails

    4) viele weitere Anbindungsmöglichkeiten über OneDrive, Teams etc. (bitte nutzen Sie das Forum zur Diskussion)


    Sie können in den E-Mail Einstellungen alte Office365 Exchange Accounts löschen und die Office365 Anbindung so aktivieren:

    Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.


    Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.


    Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?

    ich denke, hier geht ein wenig was durcheinander. Es ist egal, ob Sie Outlook oder IMAP verwenden; die Funktionsweise ist überall dieselbe.


    Diese Funktion ist eine Zusatzfunktion, die Sie auch deaktiviert lassen können. Sie ist nur für die Hausverwaltungen gedacht, die einen offiziellen Sammelaccount haben, sowas wie info@meine-hausverwaltung.de. Alle E-Mails, die dort angekommen, werden mit der neue Funktion automatisch in den Eingang von facilioo übernommen. Dabei ist es egal, ob eine Adresse gefunden wird oder nicht - alle E-Mails werden in facilioo eingelesen. Ist eine Adresse nicht vorhanden, so fehlt lediglich die Zuordnung im facilioo Eingang.


    Es gehen in keinem Fall E-Mails verloren. Die E-Mails werden aus dem E-Mail Account in den Eingang verschoben. Es gibt zwei Optionen, was mit der E-Mail im Postfach anschliessend passieren soll:

    1) sie soll gelöscht werden

    2) sie wird in einen anderen Mailordner, der dann "facilioo" heisst, verschoben. So bleibt die E-Mail erhalten, wird aber aus dem Posteingang verschoben, damit diese nicht immer wieder neu eingelesen wird.


    Abseits vom eigentlichen Thema:

    Diese Funktion wird sicherlich nicht hilfreich sein bei eigenen E-Mail Accounts. Sie könnten bei privaten E-Mail Accounts einen Trick anwenden: bei der Einrichtung dieser Funktion können Sie wählen, welches E-Mail Postfach eingelesen werden soll (also zum Beispiel der Posteingang). Die könnten sich im E-Mail Account einen Ordner "zu facilioo verschieben" erstellen und diesen einlesen lassen. Wenn Sie dann eine E-Mail im Postfach in diesen Ordner verschieben / kopieren, wird diese dann zu facilioo übertragen. Evtl. hilft Ihnen die Funktionsweise mehr. Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.

    bitte einmal testen; falls nein, bitte nochmal die entsprechende Meldung im Bug-Forum kommentieren. Die Funktion des "Melders" kommt auch noch; einer der 11 offenen Themen, die sich in der Bearbeitung befinden. Aber auch hier: der Umbau liegt bei über 200 Arbeitsstunden. Ca. 100 sind drin...

    Die Postfächer werden für einzelne Nutzer freigeben.


    https://docs.microsoft.com/de-…tion-exo/shared-mailboxes

    wir nehmen es mit auf die Liste! (in der Hoffnung, dass unsere Libraries und EWS diese Funktion unterstützen).


    Möglicherweise können Sie das auch so lösen: neuen Account anlegen, diesen bei facilioo anlegen und aus dem shared Postfach die E-Mails zusätzlich an diesen neuen Account umleiten.

    Hört sich gut an. Wie können wir denn ein freigegebenes Exchange in Facilioo hinterlegen?

    auf normalen Wege, wie jedes andere E-Mail Konto auch. Wichtig ist die erst Option:



    hier bitte "Alle Mitarbeiter" einstellen. Danach steht das Postfach unter "Einstellungen" -> "Integration" (https://app.facilioo.de/companySettings.html#integration) zur Einrichtung bereit!



    Können denn eingelesene Emails automatisch in einen Vorgang zuordnet werden, wenn die Vorgangsnummer im Betreff angegeben ist?


    ja; wie bei der alten E-Mail Weiterleitung auch.