Na wenn das Protokoll hochgeladen wird und man es von dort versendet spart man sich die separate mail. Allerdings ist eben kein Anschreiben enthalten.
Beiträge von ReneS
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Hallo Herr Riska,
das bedeutet für Sie leider doppelte Arbeit.In diesem Fall wäre es schneller, die automatische Dokumentenfreigabe zu deaktivieren, das Dokument zunächst hochzuladen und anschließend manuell zu versenden. Diese Lösung stellt uns jedoch ebenfalls nicht zufrieden.
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Hallo zusammen,
ich hätte eine Frage zur Dokumentenfreigabe in facilioo und hoffe auf eure Erfahrungen.Wenn wir ein Eigentümerversammlungsprotokoll in den Ordner „Protokolle“ hochladen, ist dort die automatische Freigabe für Eigentümer, Beirat etc. korrekt gesetzt.
Trotzdem erhält kein Eigentümer eine E-Mail, dass ein neues Dokument verfügbar ist.Gerade Eigentümer, die die App nicht nutzen möchten oder nicht nutzen können, beschweren sich regelmäßig, weil sie nicht erfahren, dass das Protokoll bereitsteht.
Meine Fragen an euch:
- Muss man irgendwo separat einstellen, dass bei automatisch freigegebenen Dokumenten wirklich eine E-Mail verschickt wird?
- Habt ihr ähnliche Probleme oder eventuell eine Lösung gefunden?
- Gibt es vielleicht eine zusätzliche Benachrichtigungsregel, die wir übersehen haben?
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Ich habe die Seitenberechnung aus dem verwaltervertrag entfernt und sie dahingehend geändert:
Der Verwalter stellt über ein Kundenportal relevante Unterlagen der GdWE datenschutzkonform zur Verfügung. Für die Rechnungsprüfung zur Jahresabrechnung verpflichtet sich der Verwalter, dem Verwaltungsbeirat alle relevanten Unterlagen rechtzeitig in einem geschützten Bereich bereitzustellen. Abrechnungen, Wirtschaftspläne und sonstige Dokumente, einschließlich der Einladung zur Eigentümerversammlung, werden digital per E-Mail oder über das Online-Portal bereitgestellt. Eigentümer, die sich nicht im Online-Portal registrieren oder keine E-MailAdresse für den Empfang der Unterlagen angeben, tragen die anfallenden Kopier- und Portokosten. Diese betragen pauschal 20,00 € zzgl. USt (aktuell 19 %) = 23,80 € brutto pro Jahr.
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Zeitnah ist wohl Interpretationssache....
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Es ist immer interessant zu sehen, wie unterschiedlich die einzelnen Unternehmen Facilioo in ihre Arbeitsabläufe integrieren. Ich werde mir ebenfalls überlegen, ob ich von unserem bisherigen Prinzip der mitarbeiterbezogenen E-Mail-Kommunikation abweiche.
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Hallo,
trotz mehrfacher Hinweise auf die Facilioo-Mailadresse – sowohl im Header als auch im Footer unserer ausgehenden E-Mails – landen weiterhin über 50 % der Antwortmails direkt im Outlook-Posteingang der Mitarbeitenden statt im entsprechenden Vorgang in Facilioo.
Wie geht ihr mit diesem Problem um?
Gibt es ggf. die Möglichkeit, E-Mails direkt aus Facilioo zu versenden, um die Rückläufe besser zu kanalisieren?
Oder hat jemand eine alternative Lösung, die sich in der Praxis bewährt hat?Viele Grüße
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Das funktioniert dann aber nur, wenn ich meinen kompletten Posteingang in Facilioo integriere, oder?
Bei einer Antwort eines Kunden auf
"an alle Nutzer:innen des Objekts"
ist meine direkte Mail-Adresse hinterlegt und nicht die XXXXFAcilioo Adresse.
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Eine einfache E-Mail mit einem „Ja“ oder „Nein“ als Antwort würde ja grundsätzlich ausreichen. Alternativ ließe sich das Ganze auch über eine Doodle- oder Teams-Umfrage abbilden.
Die rund 15 % der Eigentümer, die keine E-Mail-Adresse haben, müsste man dann eben zusätzlich per Post anschreiben.
Die Idee, den Umlaufbeschluss als Vorgang anzulegen, werde ich auf jeden Fall mal testen. Was mich daran vermutlich stört: Wenn die Information an alle versendet wird, ist sie nicht mehr direkt mit dem Vorgang verknüpft. Man müsste also vorher alle Einheiten dem Vorgang zuordnen – wäre aber grundsätzlich machbar. Ein passendes Facilioo Werkzeug hierfür wäre aber besser.
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Ja, wenn zum Thema Umlaufbeschluss etwas kommt, wäre das wirklich wünschenswert.
Allerdings stelle ich mir das recht aufwendig vor, wenn einige Eigentümer weder E-Mail noch Handy nutzen.
Es muss daher eine hybride Lösung gefunden werden, bei der die digitalen Eigentümer per Abstimmung abgeholt und die nicht-digitalen Eigentümer über die klassische Post erreicht werden.
Am Ende könnte das Ergebnis dann mit einem Klick verkündet und direkt in die Beschlusssammlung überführt werden
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Es gibt auch auf YouTube ein Video zu einem relativ aktuellen Webinar zum Thema ETV-Modul. Dies hat uns sehr geholfen:
Das Video hätte ich mir gestern gewünscht...... Solche Erklärvideos sollten präsenter von Facilioo dargestellt werden. Ich wusste das nicht......
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Ich würde mir ebenso einen Datenexport wünschen, der auch die Seitenanzahl angibt. Außerdem sollte das Exportdatum einstellbar sein oder ein Versanddatum innerhalb der Excel-Datei vermerkt werden.
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Interessiert mich auch
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Umlaufbeschlüsse Online über Facilioo aus dem Vorgang abzubilden würden wir uns auch sehr wünschen
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Wir drucken es dann nachträglich aus und kuvertieren es ein. Habe hierzu auch schon mehrfach bei Facilioo den Wunsch geäußert, es an die E Post zu übergeben.
