Ich verstehe es so, dass hier für drei Einheiten ein Zugang benötigt wird.
Im Normalfall funktioniert das über die Dubletten-Funkion.
Heißt, in allen drei Einheiten müssen die Kontaktdaten (AP, Telefon, email) komplett gleich sein.
Das System erkennt dann eine Dublette und diese müssen dann manuell zusammengeführt werden.
Somit erhält der jenige über einen Zugang den Zugang zu allen drei Wohnungen.
Ist es allgemein möglich, dass Anfragen, die wir zum Beispiel bei einer online-Vermarktung via IS24 durch facilioo abgerufen und automatisch zu einem Vorgang hinzugefügt werden? Über andere Verwaltungsprogramme, die aber eher für Makler gedacht sind, ist dies ohne weiteres möglich. Ich glaube, hier braucht man nur ein fftp-Code für die Schnittstelle.
Somit müssten wir uns dann nicht immer in das Portal einloggen und so die Anfragen bearbeiten bzw. die Anfragen, die dann per email an uns weitergeleitet werden manuell in den Vorgang einbinden.
Es wäre ebenfalls wünschenswert, dass dann auch die email Adressen bzw. die gesamten Inhalte des Kontaktformulars ausgelesen und abgespeichert werden. Vielleicht ist das auch so umfangreich, dass man dafür ein extra Modul benötigt.
Was sagen denn die anderen dazu?
Guten Morgen,
grundsätzlich kann man diverse Dokumente über das Portal dem Nutzer (Eigentümer/ Mieter) zur Verfügung stellen. Entweder durch ein manuelles einmaliges Hochlagen (TE, Energieausweis, Protokolle der ETV und weiteres), oder man kann divese Unterlagen, die nur eine Einheit betreffen automatisch hochladen lassen (Abrechnung, WP).
Ein outlook Ersatz ist facilioo bisher noch nicht.
Schönen Guten Morgen,
grundsätzlich verfügt "facilioo" über eine offene Schnittstelle und programmiert diese auf Grundlagen der ARGE HeiWaKo. Damit ist sichergestellt, dass ein Datenaustausch mit anderen Dienstleistern ebenso funktioniert.
Bisher ist ausser ISTA noch techem und Brunata bereits eingebunden.
Zusammenfassend können also auch andere Dienstleister in dem EED - Modul eingebunden werden. Es findet ein direkter Datenaustausch mit den entsprechenden Dienstleiter statt und facilioo generiert durch das Zahlenwerk eigene Infoschreiben, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Sofern der Mitarbeiter auf der linken Seite in facilioo nur seinen Namen markiert und daher nur seine Vorgänge sieht, sollte dies nicht passieren.
Ein anderer Grund wäre der, dass ein Vorgang erstellt wurde und alle Mitarbeiter in diesem Vorgang eingebunden wurden. Somit werden alle Einträge, für diesen Vorgang auch allen Mitarbeitern zur Info freigegeben und angezeigt. Das können auch dann Meldungen des Mieters für einen bestimmen Vorgang sein.
Wir haben leider die Mitteilung erhalten, dass die Bezeichnungen der hochgeladenen Dokumente in der App (auf dem Handy) nicht dargestellt werden. Hier werden also die Dokumente ohne Namen gelistet.
Sofern man den Account über den PC öffnet, sind alle Bezeichnungen vorhanden und man kann sich gezielt ein Dokument aufrufen bzw. Downloaden.
Das führte nun dazu, dass wir einen regen sehr belasteten Email- Austausch mit einem Eigentümer hatten, der natürlich nicht begeistert war.
korioserweise sind die entsprechenden Codes im Junk-Ordner gelandet.
Vielleicht hier mal nachschauen.
Guten Morgen in die Runde,
in der Zwischenzeit habe ich dazu mehrmals mit dem Support gesprochen. Es scheint so zu sein, dass die Gewerke aus dem ERP, die einer Firma zugewiesen werden, übernommen werden können.
Dazu muss man nur einige Schritte durchführen.
Was genau bzw. wie es genau funktioniert ist vom ERP-System abhänig und kann sicherlich mit dem Support auf kurzem Wege besprochen werden.
Dies ist eine sehr gute Idee.
Da wir schon dabei sind. Mir ist noch immer nicht ganz schlüssig, warum Dokumente, die für einen Nutzer hochgeladen wurden (nur in seinem Account sichtbar.. nicht für andere Nutzer) auch einem Nachnutzer der Einheit sichbar sind.
Folgendes Beispiel... Mieterakte und Protokoll sind für einen Mieter freigegeben. Sofern aber nun ein neuer Mieter diese Einheit bezieht, kann dieser nach Freischaltung des Accounts ebenfalls die alten Dokumente sehen.
Ich ging bisher davon aus, dass der Account mit einem Namen und Einheit verbunden ist. Ändert sich der Name, der zu der Einheit zählt, wird auch dieser Account gesperrt und es muss ein neuer Account eröffnet werden.
Vielleicht kann mir hier jemand helfen??
verstehe den Punkt mit dem "Datenimport verneint" noch nicht - wir haben unsere Daten per csv Datei in Impower geladen
Guten Morgen,
die csv-Datei wird durch den ERP erstellt und in das neue System geladen.
Da jedoch jedes System seine eigene Masken hat und daher es immer sein kann, dass wichtige Informationen (gerade was die Kontaktdaten betreffen) entweder woanders stehen oder das Feld garnicht ausgelesen wird.
Das würde bedeuten, dass man zunächst die leeren Felder ermitteln und dann manuell nachbearbeiten müsste.
Gerade was die Buchhaltung betrifft, würde der Mehraufwand für uns nicht darstellbar sein.
Daher wäre eine einfache Schnittstelle zum auslesen aller Daten besser.
ERP---Impower..
und genau hier liegt das Problem.
Wir benutzen gerade ein anderes ERP-System und sind nicht bereit.... alle Daten manuell in inpower einzutragen. Eine schnelle Schnittstelle oder Dateninport wurde bereits von Seiten inpower verneint. Daher bleiben wir bei unserem System und Docurware müsste also hierzu eine Lösung anbieten, damit wir es schnell und efiizient nutzen können.
Alles anzeigenWir beenden den Vorgang, wenn Auftrag erledigt wurde.
Nach Ablauf des angelegten Intervalls öffnet ein neuer Vorgang.
Die Vorgänge sind miteinander verknüpft.Grundsätzlich ein gutes Tool.
Ich finde es könnte aber noch mehr automatisiert werden.
Z.B. automatisch den nächsten Auftrag an die Wartungsfirma generieren, solange wir das nicht beenden.Man könnte viele Prozesse stärker automatisieren.
Z.B. das CRM Aktive Campaign, was unsere Makler nutzen, macht das.
Informationen kommen von Kunden per Email oder per Web rein und werden systematisch bearbeitet, ohne dass jemand in den Prozess eingreifen muss.Das wünsche ich mir langfristig auch bei Facilioo.
Einfaches Beispiel:
Angebot wird beim Handwerker angefordert.
Programm erinnert Handwerker automatisch, solange Angebot im Büro nicht eingetroffen ist.in die Bearbeitung würde ich als SB erst dann wieder eingreifen wollen, wenn 3 Fristen ohne Erfolg verstrichen sind.
Das spart Zeit für wichtige Aufgaben.
Da gibt es noch viele ähnliche Beispiele.
Genau so haben wir uns alle im Büro vorgestellt. Allein das Nachhalten der Angebote oder Beauftragungen bindet Zeit und Mitarbeiter. Sofern das automatisch erfolgen sollte, könnte man die Zeit besser investieren.
Daher also eine sehr sehr gute Idee.
Zum Thema Wartung habe ich vor ca. 14 Tagen mit Frau Ruß aus dem Team Projektentwicklung gesprochen. Laut Ihren Aussagen wird hierzu ein neuer Baustein programmiert.
Mit dem aktuellen Tool bin ich nicht zufrieden. Viele Möglichkeiten fehlen mir einfach. Daher habe ich es zwar in zwei Objekten angelegt aber nicht weiter verfolgt, bzw. kommen die Wartungen erst wieder im nächsten Jahr.
Wir arbeiten seit einem Jahr mit Ask Dante. Hier hat jeder Mitarbeiter ein Chip, den er bei Anmeldung und Abmeldung an ein Erfassungsgerät hält.
Urlaube ect. werden über die dazugehörige Software erfasst und so die Überstungen berechnet.
es gibt im Portal objektübergreifend eine FAQ Liste...
sowas könnte man dann auch je Objekt programmieren und als Menüpunkt in der App hinterlegen.
Allgemein ist dies eine sehr guter Vorschlag. Bei den Beispielen habe ich so meine Zweifel.
Beispielsweise werden Schlüssel grundsätzlich immer auf eigene Kosten beim zuständigen Schlüsseldienst angefertigt. Zuvor benötigt man von uns eine Vollmacht. Es ist daher richtig, dass sich derjenige zuvor bei uns meldet und eine Vollmacht erhält.
Was meinen Sie mit "Fenster zuständig"? Regelungen gemäß TE oder meinen Sie eine spezielle Firma?
Die Anbindung der Infos könnte man unter den Kontaktdaten der Dienstleister (Notfallnummern) ankoppelt. Diese wird ja auch je Liegenschaft erstellt.
Mir geht es darum, ob Docuware an ihrem ERP System angedockt ist, sodass die Buchhaltung die Rechnung am PC bearbeiten kann und zum Schluss das entsprechende Aufwandskonto ansprechen und die Zahlung extern anweisen bzw. bezahlen kann. Wenn das gewährleistet ist, dann macht es Sinn, sich über docuware weiter zu unterhalten.
Hier nochmal mein Eintrag aus Oktober 2021 dazu:
Guten Morgen,
da unser internes System ixhaus zwar mit Docuware kooperiert, ist es leider nicht möglich Docuware allein zu nutzen und an ixhaus anzudoggen.
Hier muss man zwingend Docuware über ixhaus beziehen. Daher sind die Kosten, die ixhaus dafür aufruft, für uns nicht darstellbar (fast das dreifache als über docuware direkt).
Daher haben wir akuell nur alles auf unserem Server. Jedoch wurde mir berichtet, dass auch hier facilioo etwas eigenes plant.
Könnten Sie mir bitte kurz den Weg vom Rechnungseingang (per Post) aber auch per email bis zur Ablage in der Buchhaltung erklären? Wann wird Dokuware verwendet und was passiert dann mit der eingescannten Rechnung? Wir tun uns aus rechtlichen Gründen in dem Bereich noch etwas schwer..
Vielen Dank.
Docuware zu ERP (Einlesen der Eingangsrechnung, Prüfung durch die Sachbearbeiter, Buchen durch die Buchhaltung....alles in Docuware und ERP Buchhaltung.. also keine Ausdrucke mehr)
Ist bei Ihnen die Schnittstelle zu ihrem ERP Programm aktiv (Thema elektronische Buchhaltung)???
