Bei den Einstellungen in der Dokumentenfreigabe fehlt uns die Unterscheidung zwischen dem Eigentümer eines Mehrfamilienhauses und den Eigentümern einer WEG.
So möchten wir z. B. einem Eigentümer eines MFH sämtliche (automatisch) Rechnungen freigeben, aber nicht allen Eigentümern innerhalb einer WEG.
Sehr geehrte Frau Rochow,
um in Ihrem Beispiel zu bleiben, würde ich bei dem Laden der Rechnung in den Vorgang einfach den Eigentümer entsprechend mit informieren (setzt die Beachtung bei der Anlage voraus).
Ansonsten kann ich es nur begrüßen, wenn hier noch eine Unterscheidung möglich wäre.
Bei der WEG ist ja auch der Punkt "Beirat" mit aufgeführt.
Hallo zusammen,
ich hätte eine Frage zur Dokumentenfreigabe in facilioo und hoffe auf eure Erfahrungen.
Wenn wir ein Eigentümerversammlungsprotokoll in den Ordner „Protokolle“ hochladen, ist dort die automatische Freigabe für Eigentümer, Beirat etc. korrekt gesetzt.
Trotzdem erhält kein Eigentümer eine E-Mail, dass ein neues Dokument verfügbar ist.
Gerade Eigentümer, die die App nicht nutzen möchten oder nicht nutzen können, beschweren sich regelmäßig, weil sie nicht erfahren, dass das Protokoll bereitsteht.
Meine Fragen an euch:
Von unserer Seite aus ist glaube ich immer der Punkt "push-Nachricht" aktiviert.
Diese Funktion kann aber jeder Nutzer auf seiner Seite deaktivieren. Hier sollten Sie mal schauen, ob der jenige das gemacht hat oder nicht.
Allgemein senden wir aber jeden Eigentümer per Info-Mail das Protokoll zu und laden es danach gleich in das Portal hoch.
Da ja nicht jeder unser Portal nutzt, muss man ja trotzdem das Protokoll zur Verfügung stellen.
In der E-Mail weisen wir auch noch extra darauf hin, ab wann der neue WP gilt und das eventuelle Daueraufträge entsprechend angespasst werden muss.
Hallo Herr Riska,
das bedeutet für Sie leider doppelte Arbeit.
In diesem Fall wäre es schneller, die automatische Dokumentenfreigabe zu deaktivieren, das Dokument zunächst hochzuladen und anschließend manuell zu versenden. Diese Lösung stellt uns jedoch ebenfalls nicht zufrieden.
???
Wieso doppelte Arbeit?
Wir legen ein Vorgang an.. darüber wird die gesamte Nachbereitung gesteuert (meist ja interne Aufgaben) und dann die Sammelmail versendet. Textvorlage wurde bereits erstellt und wird dann einfach eingefügt und kurz das Datum eingetragen.
Danach wird einfach das Protokoll ins Portal hochgeladen.
Das wars.
Im Normalfall ist die eigentliche Aufgabe (Versendung des Protokolls an die Eigentümer und hochladen) innerhalb von ca. 30 Sekunden erledigt.
Na wenn das Protokoll hochgeladen wird und man es von dort versendet spart man sich die separate mail. Allerdings ist eben kein Anschreiben enthalten.
Na wenn das Protokoll hochgeladen wird und man es von dort versendet spart man sich die separate mail. Allerdings ist eben kein Anschreiben enthalten.
..und ein Nachweis zum Versenden hat man dann auch nicht, was aber manchmal nützlich sein kann.
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