Auf Vorgänge antworten

ReneS

Hallo,

trotz mehrfacher Hinweise auf die Facilioo-Mailadresse – sowohl im Header als auch im Footer unserer ausgehenden E-Mails – landen weiterhin über 50 % der Antwortmails direkt im Outlook-Posteingang der Mitarbeitenden statt im entsprechenden Vorgang in Facilioo.

Wie geht ihr mit diesem Problem um?
Gibt es ggf. die Möglichkeit, E-Mails direkt aus Facilioo zu versenden, um die Rückläufe besser zu kanalisieren?
Oder hat jemand eine alternative Lösung, die sich in der Praxis bewährt hat?

Viele Grüße

PPM

Ich bin nicht sicher, ob ich Ihre Fragen alle im richtigen Kontext verstanden habe, aber vielleicht hilft das:
Wir haben von individuellen E-Mail Adressen der Mitarbeiter auf ein gemeinsames E-Mais Postfach (z.B. hv@domain.com) umgestellt. Von den individuellen E-Mail-Accounts werden sämtliche E-Mails an das gemeinsame Postfach umgeleitet (nicht weitergeleitet). Die Mitarbeiter haben neue individuelle E-Mail Postfächer bekommen (statt nachname@domain.com nun z.B. vorname.nachname@domain.com) ua für die Anmeldung bei facilioo und den internen E-Mail Verkehr. Die gemeinsame E-Mail haben wir in den digitalen Eingang eingebunden. Die neuen individuellen E-Mail Adressen haben wir weder mit Firmen, noch mit Mietern geteilt, und alles ist so eingestellt, dass per default immer von der hv@ geschrieben wird. Das funktioniert soweit ganz gut, brauchte aber natürlich ein paar Wochen Gewöhnung.

Zum Thema E-Mails schreiben aus facilioo: E-Mails aus facilioo schreibt man besten aus einem Vorgang, indem man einen Verlaufseintrag mit einem Nutzer oder Firma teilt. Das funktioniert auch gut (bis auf ein paar quirks).

Bei uns landet so mehr oder weniger alles in facilioo. Die Vorgangs-reply-Adressen haben wir deaktiviert, weil wir die E-Mails zwecks Anbindung an Drittsysteme AUCH im Outlook haben wollten. Wenn die an die reply gingen, landeten sie ausschließlich in facilioo. Die automatische Zuordnung zu den Vorgängen geht über die Vorgangsnummer im Betreff sehr gut. Dabei sollte man nur darauf achten, bei allen aus facilioo gehenden E-Mails die Vorgangsnummer im Betreff zu haben. Nur in seltenen Aussnahmen ändern Mieter oder Firmen den Betreff beim Antworten (unserer Erfahrung nach)

Hoffe, das hilft.
Grüße

ReneS

Es ist immer interessant zu sehen, wie unterschiedlich die einzelnen Unternehmen Facilioo in ihre Arbeitsabläufe integrieren. Ich werde mir ebenfalls überlegen, ob ich von unserem bisherigen Prinzip der mitarbeiterbezogenen E-Mail-Kommunikation abweiche.

Michael Emig

Wir kommunizieren auch nur über eine einheitliche Emailadresse, wie oben beschrieben. Eine weitere Option ist die Verwendung der Vorgangsnummer im Betreff der ausgehenden Mail. Dies ist z.b. auch bei der Verwendung "Nutzer informieren" ratsam. Dann landen alle auch z.b. Rückläufer im entsprechenden Vorgang zurück.

Jetzt mitmachen!