Beiträge von MarcusM

Zitat von Gardemann

Hallo zusammen!
Wir möchten auch gerne ein DMS einführen und haben u.a. D.Velop und DocuWare getestet. Gibt es Facilioo Anwender, die D.Velop in Kombination mit Facilioo (Schnittstelle) nutzen?

Mit dem Einsatz von DocuWare sind Sie nach wie vor zufrieden, Herr Waiblinger?

Viele Grüße und vielen Dank für Ihre Antworten.

Thomas Gardemann

Gibt es denn bereits eine Schnittstelle facilioo <=> d.velop? Meines Wissens ist diese noch in der Entwicklung. Wir nutzen d.velop und sind auf die Schnittstelle gespannt.

Es gibt auch auf YouTube ein Video zu einem relativ aktuellen Webinar zum Thema ETV-Modul. Dies hat uns sehr geholfen:

Effizient verwalten mit der hybriden ETV

In dem Webinar "Effizient verwalten mit der hybriden ETV" gab Hausverwalter Steffen Namyslo seine Erfahrungen aus 3 Jahren Nutzung der ETV weiter.

youtu.be

Beim heutigen Stapelversand wurde die individuelle Umweltbenachrichtigung gezogen. Danke für das Anpassen.

Ich hoffe es sehr, da es sonst regelmäßig eigentümerseitig zu Irritationen und bei uns zu Aufwand führt.

Leider wird die individuelle Umweltbenachrichtigung bei ePost-Briefen weiterhin nicht genutzt. Mehrfach wurde von Seiten des Supports bestätigt, dass der Bug behoben sei. Regelmäßig erfahren wir dann zufällig beim Überprüfen der versendeten Dokumente bzw. durch Rückfragen der Eigentümer, dass weiterhin der Standardtext der individuellen Umweltbenachrichtigung genutzt wird. Hier würde ich mir zunächst ein Test durch den Support wünschen, bevor eine Behebung/Fix des Bugs mitgeteilt wird.

Mittlerweile erfolgt von Seiten des Supports keinerlei Reaktion mehr diesbezüglich. Auch im Ticketsystem ist die Anfrage nicht zu finden.

Es betrifft weiterhin nur per ePost versendete Stapel, welche vorher durch das Stapel Scannen aufgeteilt wurden. Wir erhalten dadurch beim Versand von Abrechnungsunterlagen regelmäßig Rückfragen. Es müsste wenigstens ein neutraler Text versendet werden solange die individuelle Umweltbenachrichtigung nicht durch das System genutzt wird. Besser wäre es natürlich der Bug würde gefixt.

Das trifft aber auch nicht immer zu. Es gibt Fälle in denen aus diversen Gründen, nicht nur rechtlichen Gründen, ein Versand per Post erfolgt.

Durch ein neutrales Deckblatt ist sichergestellt, dass nie falsche Informationen (fehlende E.Mail, rechtliche Gründe etc.) aufgeführt werden. Es kann ja jeder dann eine individuelle Benachrichtigung auf dem Deckblatt einstellen. Da es aber die letzte Zeit häufiger dazu kam, dass diese Benachrichtigung nicht vom System genutzt wird, wäre ein neutrales Deckblatt mE sinnvoller. Sobald das System die individuelle Benachrichtigung zieht ist es sowieso obsolet. Aber wenn es mal wieder nicht klappt kann man gewiss sein, dass die Nutzer durch einen neutralen Text nicht verunsichert werden.

Leider wird die individuelle Umweltbenachrichtigung bei ePost-Briefen aktuell erneut nicht verwendet. Ich habe dem Support bereits entsprechend Bescheid gegeben.

Bei uns erfolgt der Versand gewisser Unterlagen für bestimmte Eigentümer trotz vorliegender E-Mailadressen weiterhin per Post. Dies betrifft z.B. auch Mahnschreiben, welche wir aus Datenschutzgründen, trotz vorliegender E-Mailadresse, per Post versenden. Aufgrund der individuellen Umweltbenachrichtigungen erhalten wir zudem vermehrt Anrufe/E-Mails in welchen die Eigentümer sich darüber beschweren bereits mehrfach die E-Mailadresse mitgeteilt zu haben. In diesen Fällen ist der Hinweis auf die Mitteilung der E-Mailadresse im Anschreiben schlichtweg falsch, da diese hinterlegt ist aber eben bewusst per Post versandt wird.

Wäre es nicht möglich, dass standardmäßig ein neutraler Text beim Versand von ePost-Briefen verwendet wird? Dann würde in Fällen, in welchen die individuelle Umweltbenachrichtigung nicht von facilioo "gegriffen" wird, keine Anschreiben mit falschem Inhalt verschickt werden. Das wäre m.E. die sinnvollste Lösung.

Nein, im ERP-System (PowerHaus) ist es nicht möglich die einzelnen Aufgänge mit Adressen zu hinterlegen. Die Gruppierung der einzelnen Aufgänge geschieht nur dadurch, dass in jeder Einheit angegeben werden kann zu welchem Gebäude die betreffende Einheit gehört. Eine Adresse kann nur im Objekt für die gesamte WEG angegeben werden.

Nach meinem Verständnis funktioniert die Schnittstelle aktuell wie folgt:

facilioo erstellt die Aufgänge basierend auf den in den jeweiligen Einheiten angegebenen Gebäuden (Hinterhaus / Vorderhaus etc.). Zusätzlich benötigt facilioo für jeden Aufgang auch noch eine richtige Adresse. Da es diese Adresse im ERP-System nicht für die einzelnen Aufgänge findet, wird die Adresse "hilfsweise" aus der Bezeichnung des betreffenden Aufganges ermittelt. Im Falle von Vorderhaus/Hinterhaus macht dies keinen Sinn. In Fällen wo die Aufgänge nach Straßen benannt sind, führt dieser Hilfsweg schon eher zu brauchbaren Ergebnissen.

Ich habe nun für die betreffenden Objekte die Adressen der Aufgänge jeweils händisch in facilioo angepasst. Bisher hat die Schnittstelle die Adressen auch noch nicht überschrieben (angepasst vor 2 Tagen). Ich würde meinen, dass dies nun auch so bleibt, da die Ermittlung der Adressen aus den Bezeichnungen der Aufgängen scheinbar sowieso nur erfolgt, wenn keine anderweitigen Daten vorliegen.

Da sich die Adressen der Aufgänge nach der Erstanlage nicht mehr ändern ist es für uns auch kein Problem diese einmalig bei der Anlage eines Objektes in facilioo zu ergänzen. Es wäre nur nervig wenn diese Adressen dann nach ein paar Wochen doch wieder überschrieben würden. Meistens merkt man dies dann auch erst wieder wenn es zu spät ist.

Gerne würde ich hierzu noch einmal einhaken, da ich nach der Recherche im Forum unsicher bin bezüglich der Funktionsweise (Import) der Schnittstelle.

Wir hatten bislang das folgende Problem:

Die Aufgänge der Liegenschaften sind bei uns im ERP-System nicht als Adresse hinterlegt sondern nur als Bezeichnung, z. B. Haus Nr. 21 oder aber Vorderhaus / Hinterhaus. Insbesondere bei Objekten mit Vorderhaus und Hinterhaus macht eine Bezeichnung der Aufgänge mit Adressen auch keinen Sinn, da beide Häuser die gleiche Adresse haben. Facilioo importiert dann die betreffenden Aufgänge und versucht sich die Adresse aus den Bezeichnungen der Aufgänge zu ziehen. Aus einem Aufgang Vorderhaus wird dann die Adresse "Vorderhaus". Wir haben daher nun die Adressen in facilioo händisch angepasst. Nun heißt der betreffende Aufgang weiter Vorderhaus bzw. Hinterhaus hat allerdings jeweils die korrekte Adresse (Straße PLZ Ort).

Im Support wurde mitgeteilt, dass die Schnittstelle die Adressen wahrscheinlich wieder überschreiben wird. Im Forum wiederum gab es Beiträge, welche ich so deute, dass die Adressen der Aufgänge nicht überschrieben werden. Wie arbeitet denn hier die Schnittstelle?

Wir haben leider in Objekten, welche in einzelne Aufgänge unterteilt sind, verschiedene Probleme mit der Darstellung. Wird ein Vorgang für eine Einheit eines Aufgangs angelegt, wird als Objekt lediglich die Bezeichnung des Aufgangs angezeigt. Dies führt leider immer häufiger zu Verwirrung und Unklarheit.

Beispiel:

• Ein Vorgang in der Einheit 1 (EG links) im Objekt 19 "XYZ". In der Vorgangsübersicht wird unter dem Reiter Objekt lediglich der Aufgang als betreffendes Objekt angezeigt. Die Objektbezeichnung des Gesamtobjektes wird nicht angezeigt. Bereits ich als Verwalter habe hier Probleme zu erkennen, um welches Objekt es sich handelt.

• Wenn nun eine Information/Beauftragung an einen Lieferanten oder die Versicherung geschickt wird, erhält dieser ebenfalls nur die Bezeichnung Haus Nr. 1 in der Stadt ABC. Logischerweise kann der Lieferant damit nichts anfangen und muss uns erneut kontaktieren.

Liegt hier ein Fehler in der Schnittstelle (PowerHaus) vor? Gibt es sonstige Tipps wie dieses Probleme behoben werden kann?

Hierzu nun nochmal eine Rückfrage:

Wie bereits mitgeteilt haben wir in einer Liegenschaft einen Nutzer, welcher sowohl Eigentümer/Verwaltungsbeirat als auch Hausmeister ist. Der entsprechende Nutzer möchte in seiner Funktion als Hausmeister gerne ebenfalls einen facilioo-Firmenzugang nutzen. Aufgrund der Vielzahl an Vorgängen erscheint dies sinnvoll uns wäre auch für uns eine große Arbeitserleichterung.

Über unsere Schnittstelle zum ERP (Haufe PowerHaus) erstellt facilioo aus der im ERP einmal angelegten Person zwei separate Nutzer. Einmal den privaten Eigentümer als auch einen zweiten Nutzer als Hausmeister. Beides mal handelt es sich wie gesagt um die gleiche Person. Um eine Anmeldung als Firmenzugang zu ermöglichen, habe ich innerhalb von facilioo eine abweichende E-Mailadresse für den Hausmeister-Nutzer hinterlegt.

Im nächsten Schritt habe ich alle Vorgänge, welche bisher auf den privaten facilioo-Bewohnerzugang geschlüsselt waren, auf den Firmenaccount geschlüsselt. Leider tauchen die Vorgänge nun jedoch nicht im Firmenaccount unter den Vorgängen auf.

Von der Logik her müsste mein Vorgehen doch eigentlich schon jetzt möglich sein? Ist dies ein Bug oder mache ich einen Fehler?

Die Frage war tatsächlich eher theoretischer Natur, ob die Möglichkeit generell besteht mit einer E-Mailadresse zwei Accounts (Firmenaccount und Bewohneraccount) zu erhalten. Dass er sich dafür jeweils an unterschiedlichen Stellen einloggen muss, spricht eigentlich dafür dass es klappen müsste. Vielleicht gibt es hierzu eine offizielle Information oder facilioo-Nutzer, die dies bereits ausprobiert haben? Generell sollte diese Konstellation (Bewohner = Hausmeister) ja häufiger vorkommen.

Wir haben in einigen Liegenschaften Bewohner, welche ebenfalls als Hausmeister für die betreffende Liegenschaft tätig sind. Gerne möchten wir mit den Hausmeistern die Vorgänge/Kommunikation in den betreffenden Liegenschaften direkt über facilioo abwickeln. Hier sehe ich generell auch die Chance, dass sich die betreffenden Hausmeister in facilioo registrieren. Mir ist allerdings noch nicht ganz klar, ob dies funktioniert. Wir haben die betreffenden Personen zweimal im ERP angelegt, einmal als Bewohner und einmal als Firma (=Hausmeister). Die E-Mailadresse ist in beiden Fällen identisch. Besteht trotzdem die Möglichkeit, dass dem Bewohner neben seinem normalen Bewohner-Account auch ein Firmen-Account zur Verfügung gestellt wird oder funktioniert dass aufgrund der gleichen E-Mailadressen nicht?

Gerne kann ich von unseren Erfahrungen mit d.velop berichten. Wir beziehen dieses direkt über unseren Anbieter des ERP-Systems (Haufe PowerHaus) und werden dabei von COUNT IT letterscan betreut. Bei der Einführung des DMS wäre dieses auch direkt über letterscan beziehbar gewesen zu absolut vertretbaren Konditionen. Von einer Mindestabnahme von 10 Mitarbeiterlizenzen ist mir nichts bekannt.

Von der Funktionsweise sind wir absolut zufrieden und das System ist eine enorme Arbeitserleichterung für uns. Ohne DMS zu arbeiten wäre für mich mittlerweile unvorstellbar. Mir gefällt besonders gut, dass das Produkt cloudbasiert ist und dass die Benutzeroberfläche einfach verständlich ist. Eine Schnittstelle zu facilioo soll wohl ebenfalls in der Entwicklung sein bzw. machbar sein. Für weitere Fragen/spezifische Rückfragen gerne fragen