Beiträge von PPM

Ich bin nicht sicher, ob ich Ihre Fragen alle im richtigen Kontext verstanden habe, aber vielleicht hilft das:
Wir haben von individuellen E-Mail Adressen der Mitarbeiter auf ein gemeinsames E-Mais Postfach (z.B. hv@domain.com) umgestellt. Von den individuellen E-Mail-Accounts werden sämtliche E-Mails an das gemeinsame Postfach umgeleitet (nicht weitergeleitet). Die Mitarbeiter haben neue individuelle E-Mail Postfächer bekommen (statt nachname@domain.com nun z.B. vorname.nachname@domain.com) ua für die Anmeldung bei facilioo und den internen E-Mail Verkehr. Die gemeinsame E-Mail haben wir in den digitalen Eingang eingebunden. Die neuen individuellen E-Mail Adressen haben wir weder mit Firmen, noch mit Mietern geteilt, und alles ist so eingestellt, dass per default immer von der hv@ geschrieben wird. Das funktioniert soweit ganz gut, brauchte aber natürlich ein paar Wochen Gewöhnung.

Zum Thema E-Mails schreiben aus facilioo: E-Mails aus facilioo schreibt man besten aus einem Vorgang, indem man einen Verlaufseintrag mit einem Nutzer oder Firma teilt. Das funktioniert auch gut (bis auf ein paar quirks).

Bei uns landet so mehr oder weniger alles in facilioo. Die Vorgangs-reply-Adressen haben wir deaktiviert, weil wir die E-Mails zwecks Anbindung an Drittsysteme AUCH im Outlook haben wollten. Wenn die an die reply gingen, landeten sie ausschließlich in facilioo. Die automatische Zuordnung zu den Vorgängen geht über die Vorgangsnummer im Betreff sehr gut. Dabei sollte man nur darauf achten, bei allen aus facilioo gehenden E-Mails die Vorgangsnummer im Betreff zu haben. Nur in seltenen Aussnahmen ändern Mieter oder Firmen den Betreff beim Antworten (unserer Erfahrung nach)

Hoffe, das hilft.
Grüße

Zitat von HAVAU

Das Thema können wir nur unterstützen!
ein erster Verbesserungsschritt könnte sein, die E-Mail-Adresse wählen zu können. Aktuell sieht man nicht mal im Vorgang, an welche E-Mail-Adresse der Kunde die Informationen bekommen wird.

Bitte unbedingt umsetzen! (also, dass man wählen kann, und, dass man sieht, an wen es denn nun gehen wird. Und das am liebsten auch bei der Direktantwort, etc.).

Der Work-Around mit dem separaten Gast ist sehr unschön, weil man ja im Eingang die Erkennung des Nutzers über sämtliche bei dem Nutzer/der Firma hinterlegten E-Mails haben möchte (und nicht zu dem Gast) und bei dem Nutzer/Firma sehen will, was alles von denen reingekommen und an die rausgegangen ist. Wenn man den Weg über die separaten Gäste geht, sieht man das nicht mehr.

Hi Yasi, ich finde den Austausch darüber super interessant, nur fällt es mir schwer, öffentlich (und vielleicht zu unrecht) die ein oder andere Firma zu kritiseren und damit einen Stempel aufzusetzen. Das wird vielen anderen vielleicht auch so gehen(?). Richtig gerne antwortet man wahrscheinlich nur, wenn man entweder super zufrieden ist und das gerne kundtut, oder eine eigene Lösung bewirbt (was ja nichts schlechtes ist). Persönliche Nachrichten gibt es hier im Forum nicht (und ich nehme an gewollt), oder? Grüße

Zitat von Frank Henninger

Hi Team,

wir geben zur eindeutigen Zuordnung aller Aufträge immer die Auftragsnummer beim Versand unserer Aufträge an. Es wäre super, wenn wir auch in anderen Vorlagen auf die Auftragsnummer zugreifen können als Platzhalter. Aktuell müssen wir diese immer manuell nachpflegen, damit auch der Auftrag beim Auftragnehmer und in unserem DMS automatisch zugeordnet werden kann. Am besten wäre die Verfügbarkeit in allen Vorlagen für Vorgänge, soweit diese über die Auftragsvergabe verschickt werden: Auftrag ändern, Erinnerung senden, Gewährleistung, Terminvereinbarung, Stornieren. Vielen Dank

Frank

Das fänden wir auch super! Ich bin ehrlich gesagt überrascht, dass das nicht vorgesehen ist und bisher von den wenigsten vermisst zu werden scheint.(??) Die Vorgangsnummer allein ist uns in der Rechnungsverarbeitung als Zuordnungskriterium zu ungenau, weil ein Vorgang mehrere (auch viele) Beauftragungen enthalten kann (sogar auch an die gleiche Firma) und noch mehr Angebote.

Zitat von Michael Emig

Ahh, jetzt habe ich ihren Beitrag richtig gelesen. Ja, es wäre super wenn die Angebotsnummer/Auftragsnummer als Platzhalter zur Verfügung stände. Dafür müsste es jedoch wie zuvor erläutert eine eindeutige Auftragsnummerierung innerhalb des Vorgangs geben.

Es gibt so etwas sogar, nur scheint es kaum einer zu kennen (nicht mal der facilioo-Support): In der Vorlage Beauftragung - Firma gibt es den Platzhalter "eindeutige Auftragsnummer". Diese scheint konzeptionell nur für wiederkehrende Beauftragungen gedacht zu sein, weswegen man in der Vorlage auch die Platzhalter "Beauftragung wiederholen" (als öffner) vor und den Platzhalter "Beauftragung wiederholen Ende" (als Schließer) nach dem Platzhalter "Eindeutige Auftragsnummer" einsetzen muss, sonst mecker der Editor. Wenn man das macht, klappts aber. Nur, dass diese Platzhalter nicht auch in anderen Vorlagen verfügbar sind.

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Konzept eindeutiger Auftragsnummern in facilioo prinzipiell schon umgesetzt ist, aus welchen Gründen auch immer aber nur für den Nischenfall der wiederkehrenden Beauftragungen vorgesehen ist. Wir fänden es super, wenn es so umgesetzt wird, dass eindeutige Auftragsnummern auch in den anderen Vorlagen verfügbar sind.