Umlaufbeschluss

Zitat von Michael Emig

Hi, wir wünschten uns auch eine Umsetzung eines Tools. Derzeit haben wir uns zumindest selbst einen Workaround gebaut, wo wir Facilioo in Verbindung mit einem Onlineformular auf unserer HP verbinden und nutzen.

Vielen lieben Dank! Wir lösen es derzeit bei größeren "Umfragen" (z.B. Abfrage Gasetagenheizungen gem. GEG) auch so, nur greifen wir hier auf ein vorher erstelltes Web-Formular aus unserem DMS zu. Bei kleineren WEGs machen wir es einfach über einen entsprechenden Vorgang und die Auswertung der Direktantworten. Der Aufwand ist aber in beiden Fällen für uns unzeitgemäß hoch und auch nicht wirklich schön anzusehen, gerade weil bei einem Umlaufbeschluss ja eine einfache Checkbox-Antwort (Ja/Nein) mit anschließender Auswertung im CRM vollends genügt und technisch umzusetzen sein sollte. Und damit kann man neben Umlaufbeschlüssen auch wunderbar andere schnelle Befragungen (Zustimmung Beirat, Vorbereitung TOP, Zugang Handwerker, usw.) und allgemeine Stimmungsbilder realisieren.

Eine einfache E-Mail mit einem „Ja“ oder „Nein“ als Antwort würde ja grundsätzlich ausreichen. Alternativ ließe sich das Ganze auch über eine Doodle- oder Teams-Umfrage abbilden.

Die rund 15 % der Eigentümer, die keine E-Mail-Adresse haben, müsste man dann eben zusätzlich per Post anschreiben.

Die Idee, den Umlaufbeschluss als Vorgang anzulegen, werde ich auf jeden Fall mal testen. Was mich daran vermutlich stört: Wenn die Information an alle versendet wird, ist sie nicht mehr direkt mit dem Vorgang verknüpft. Man müsste also vorher alle Einheiten dem Vorgang zuordnen – wäre aber grundsätzlich machbar. Ein passendes Facilioo Werkzeug hierfür wäre aber besser.

Zitat von ReneS

Eine einfache E-Mail mit einem „Ja“ oder „Nein“ als Antwort würde ja grundsätzlich ausreichen. Alternativ ließe sich das Ganze auch über eine Doodle- oder Teams-Umfrage abbilden.

Die rund 15 % der Eigentümer, die keine E-Mail-Adresse haben, müsste man dann eben zusätzlich per Post anschreiben.

Die Idee, den Umlaufbeschluss als Vorgang anzulegen, werde ich auf jeden Fall mal testen. Was mich daran vermutlich stört: Wenn die Information an alle versendet wird, ist sie nicht mehr direkt mit dem Vorgang verknüpft. Man müsste also vorher alle Einheiten dem Vorgang zuordnen – wäre aber grundsätzlich machbar. Ein passendes Facilioo Werkzeug hierfür wäre aber besser.

Nein, man muss nicht die Einheiten einzeln in den Vorgang übernehmen. Daher schreiben wir die Eigentümer für das gesamte Objekt oder den Aufgang über Nutzer informieren an.

Wenn man dann noch in der Betreffzeile die Vorgangsnummer aufnimmt, dann kommen auch die automatischen Reply antworten nicht in den Eingang sondern direkt in den Vorgang

Das funktioniert dann aber nur, wenn ich meinen kompletten Posteingang in Facilioo integriere, oder?

Bei einer Antwort eines Kunden auf

"an alle Nutzer:innen des Objekts"

ist meine direkte Mail-Adresse hinterlegt und nicht die XXXXFAcilioo Adresse.

Zitat von Michael Emig

Hi, wir wünschten uns auch eine Umsetzung eines Tools. Derzeit haben wir uns zumindest selbst einen Workaround gebaut, wo wir Facilioo in Verbindung mit einem Onlineformular auf unserer HP verbinden und nutzen.

Hier erhoffen wir uns eine Lösung durch Facilioo in naher Zukunft.

Ich hoffe das ist Euch eine Hilfe.

Echt gut gemacht, aber ehrlich gesagt, wäre mir das viel zu umständlich. Es sollte wirklich eine einfachere Lösung her.

Ich glaube nach wie vor, dass das ETV Modul hier super einfach zu benutzen wäre. Anstatt einer ETV würde man einen Umlaufbeschluss anlegen (ggf. mit einem Vorgang verknüpft). Beim Umlaufbeschluss wird, wie bei der ETV auch, ein Beschluss mit Beschlusstext etc. angelegt und dann könnten die Eigentümer hierüber einfach abstimmen. Im Anschluss kann dann eine Art "Protokoll" erstellt werde um das Ergebnis mitzuteilen.

Bestenfalls bekommen die Eigentümer eine Mail mit einem Link zum ETV Portal zum abstimmen oder noch besser: Eine Mail mit 2 Links "Zustimmung" - "Ablehnung".

Danach ab ins Beschlussbuch damit und im Vorgang weiterarbeiten.

eigentlich könnte das Modul doch jetzt schon zum Umlaufverfahren genutzt werden, wenn mit dem Beginn des Verfahrens die Abstimmung gestartet wird und für die Dauer offen bleibt.

Zitat von Frank Matt

eigentlich könnte das Modul doch jetzt schon zum Umlaufverfahren genutzt werden, wenn mit dem Beginn des Verfahrens die Abstimmung gestartet wird und für die Dauer offen bleibt.

Generell eine gute Idee als Zwischenlösung. Jedoch bleibt der Beschluss ja nicht ewig offen zum Abstimmen, sondern schließt sich nach einer bestimmten Zeit. Ich glaube nicht, dass man hier "Tage" eintragen könnte.

Wir behelfen uns ebenfalls mit dem 'Workaround' à la Emig.
ABER: auf Dauer kann das nicht die Lösung sein.

Konkrete Frage an Facilioo: wann kommt das entsprechende Tool zum Umlaufbeschluss?

Wie ich sehe, besteht dieses Thema bereits seit einigen Monaten, und viele Nutzer wünschen sich diese Funktion. Auch ich schließe mich dem Wunsch an. Tobias Bambullis , könnten Sie uns ein Update geben, ob und wann mit einer Umsetzung zu rechnen ist?