Anmeldung von Bewohnern durch Eigentümer / Doppelte Einträge nach Synchronisation mit dem ERP

    Irgendwann 2021 kam die Funktion hinzu, dass Eigentümer mittels Kundenapp Bewohner eingeben können und diese dann auch als eigener Nutzer in der Einheit hinterlegt werden. Parallel dazu wird über den Eingang eine Nachricht an die HV generiert.

    Wir geben diesen Bewohner/Mieter dann in unserem ERP ein und er wird in folge auch synchronisert. Soweit auch richtig.

    Aber: Wir haben die Person dann zweimal als Nutzer in Facilioo. Leider erkennt Facilioo bei der Synchronisation nicht, dass der Name (also die Person) bereits vorhanden ist.

    Lösungsansätze:

    1.) Rücksynchronisation des angelegten Mieters von Facilioo in das ERP (das wäre optimal und wir hätten keine Arbeit).

    2.) Facilioo erkennt, dass es den Nutzer schon gibt und führt die Datensätze zusammen.

    2.) Es wird nicht direkt Nutzer erstellt, sobald der Eigentümer den Mieter hinterlegt, sondern lediglich eine Information für die HV über den Eingang generiert. Dies wird dann durch die HV im ERP erledigt. Dieser Vorschlag hat den Nachteil, dass der Eigentümer keine Einladung zur Nutzung der App versenden kann.....

    Guten Abend,

    allgemein habe ich es bisher so verstanden, dass nur Nutzer (Eigentümer/ Mieter) facilioo als App nutzen und die entsprechende Einladungen bekommen, die wir in unserem ERP-System hinterlegt haben. Das setzt eine aktive Vertragsbeziehung voraus (WEG; SEV; allgemeine MIetveraltung).

    Der Sondereigentümer hat über die App die Möglichkeit, uns unter anderem seinen aktiven Nutzer (Mieter) der Einheit mitzuteilen. Da wir dann hier keine SEV haben, ist dies für Notfälle sicherlich sinnvoll.

    Aber bisher haben wir es vermieden, genau diesen Mieter einen Account in facilioo herzurichten und somit ihn auch unseren Service anzubieten. Schließlich werden unsere Gebühren ja nach den Einheiten abgerechnet (SEV zählt hier wohl doppelt). Des weiteren frage ich mich, welche Unterlagen wir ihm (den fremden Mieter) bereit stellen könnten, Abrechnungen, Mahnungen, Protokolle wohl kaum.

    Sofern ich hier etwas falsch verstanden habe, dann bitte um kurze Korrektur.

    Des Weiteren gebe ich zu bedenken, dass facilioo nur als ein Weg Kommunikation mit dem ERP-System funktioniert. Also Daten werden ausgelesen, aber nicht eingelesen. Dies wird auch nie anders sein, da sonst der Aufwand zu gewaltig wäre und man auch zwingend die Zustimmung der einzelnen Softwarehäuser bräuchte. Dies stelle ich mir ziemlich schwierig und kostenintensív vor.

    Herr Sven Riska

    Guten Tag Herr Riska,

    nein, um Ihre Themen ging es mir nicht. Wen Sie über Facilioo mit einbinden und ggf. dafür etwas berechnen, ist eine Entscheidung die Sie mit Ihrem Unternehmen treffen müssen und keine Frage für die Kategorie "Verbesserungen/Wünsche".

    Mir geht es hier um rein technische Abläufe, die so wie von mir beschrieben aktuell stattfinden und zu doppelten Datensätzen führen. Dafür bedarf es m.E. einer Lösung.

    Anmerkung;

    Frage: für ein ähnliches Problem generell.

    Wenn wir Kunden in unserer Hausverwaltung anlegen und diese auch als Nutzer/Bewohner kennzeichen werden die Daten in facilioo ebenfalls doppelt angelegt. Haben nur wir das Problem?

    Entschuldigung wenn ich diesen Threat für meine Frage nutzte.

    Guten Tag Herr de Rossi,

    ich denke mal, dass es davon abhängt, ob diese Daten auch in Ihrem ERP-System angelegt werden.

    Ist dem so, dann werden die Daten auch in facilioo eingelesen und somit gedoppelt. Sofern dann die Schreibweise der Datensätze genau gleich ist, werden diese als Dublette erkannt und Sie können diese dann zusammenlegen.

    Wir legen keine Nutzerdaten extra an, sondern wenn überhaupt dann nur Kreditoren, damit diese gleich beauftragt werden können.

    Herr Sven Riska

    Ah, ok.

    Wir bereit in einem anderem Forum geschrieben, werden wir nur die in unserem System übernehmen, mit denen wir auch ein Vertragsverhältnis haben.

    In diesem Fall haben wir eines.. nämlich als WEG Verwalter.

    Sollte der Eigentümer nicht Selbstnutzer sein, sondern die Wohnung vermietet haben und wir diesen verwalten, so wird der Mieter unter einer anderen Objektnummer verwaltet.

    Ist die Wohnung zwar vermietet, wir haben jedoch nicht die SEV, so wird der Mieter zwar hinterlegt, aber erhält keinen Account, da er kein Vertragspartner von uns ist.

    Herr Sven Riska

    Zitat von de Rossi

    Anmerkung;

    Frage: für ein ähnliches Problem generell.

    Wenn wir Kunden in unserer Hausverwaltung anlegen und diese auch als Nutzer/Bewohner kennzeichen werden die Daten in facilioo ebenfalls doppelt angelegt. Haben nur wir das Problem?

    Entschuldigung wenn ich diesen Threat für meine Frage nutzte.

    Tatsächlich sind unsere Ergebnisse gleich (doppelte Nutzer), die Ursachen aber unterschiedlich.

    Ich finde die Funktion in Wincasa super, in Hausperfekt gibt es derartiges nicht (Workarounds schon).

    Tobias Bambullis Hier scheint die Schnittstelle nicht zu erkennen, dass es zwei Eigenschaften sind (also Eigentümer und Nutzer) und legt daher je Eigenschaft einen (dann doppelten) Nutzer an. Ähnlich ungünstig wie unser Phänomen, das müsste beides dringend angegangen werden.

    Zitat von Steffen Namyslo

    Tatsächlich sind unsere Ergebnisse gleich (doppelte Nutzer), die Ursachen aber unterschiedlich.

    Ich finde die Funktion in Wincasa super, in Hausperfekt gibt es derartiges nicht (Workarounds schon).

    Tobias Bambullis Hier scheint die Schnittstelle nicht zu erkennen, dass es zwei Eigenschaften sind (also Eigentümer und Nutzer) und legt daher je Eigenschaft einen (dann doppelten) Nutzer an. Ähnlich ungünstig wie unser Phänomen, das müsste beides dringend angegangen werden.

    Danke Herr Namyslo, so ist es es.
    In WinCasa ist Eigentümer, wenn auch Bewohner nur in einer Registerkarte angezeigt, gelistet.
    In facilioo, haben wir dann alles doppelt.

    Spannend ist es dann wenn man Info bzw. Neuigkeiten an die Eigentümer mailt und dann erstmal die doppelten Anlagen wieder "abklicken" muß.

    Schön ist es dann, wenn Sie auch noch Garagen oder Stellplätze haben. Sicher besser wäre es wenn facilioo diese Verträge eines Kunden-, Adresse zusammenführen könnte.

    Zitat von de Rossi

    Spannend ist es dann wenn man Info bzw. Neuigkeiten an die Eigentümer mailt und dann erstmal die doppelten Anlagen wieder "abklicken" muß.

    Spätestens beim Versand von Kundenapp-Einladungen an Nutzer passt das dann nicht mehr, da es ja nur einen Nutzer pro Adresse geben kann.

    Zitat von de Rossi

    Schön ist es dann, wenn Sie auch noch Garagen oder Stellplätze haben. Sicher besser wäre es wenn facilioo diese Verträge eines Kunden-, Adresse zusammenführen könnte.

    Klappt bestimmt, bei der Synchronisation mit Hausperfekt funktioniert es ja auch.

Jetzt mitmachen!

Sie haben noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registrieren Sie sich kostenlos und nehmen Sie an unserer Community teil!

Benutzerkonto erstellen Anmelden