Beiträge von Steffen Namyslo

  • Gewerkeliste

    Wald vor lauter Bäumen ist ein gutes Stichwort…. Bitte nicht so viele neue Gewerke einführen, sonst ist die Liste kaum noch nutzbar.

    Oder: Einstellung ermöglichen, dass man die Liste selbst bearbeiten kann…. Dann wäre jedem geholfen ;)

  • Arbeitszeiterfassung

    Weil es gerade mal wieder in den Nachrichten ist...

    Wir nutzen seit 2-3 Jahren eine cloudbasierte Arbeitszeiterfassungssoftware, sind aber recht unzufrieden, da Korrekturen etc. sehr aufwendig sind.

    Wie sieht das bei den Kollegen aus? Macht das bereits jemand? Wenn ja mit welcher Software?

  • Verschlüsselung ausgehender Mails

    Ok scheint hier kein wirkliches Thema zu sein.

    Falls jemand doch noch Interesse hat: Wir werden das hierüber angehen:


    Office 365 Security: Voller Schutz für Unternehmen
    21 Security Features für Office 365 - Spamschutz, Company Disclaimer, E-Mail Signaturen, Threat Intelligence, E-Mail-Archivierung & Verschlüsselung.
    www.hornetsecurity.com


    Die Verschlüsselung/Entschlüsselung erfolgt komplett serverseitig, auf den Clients muss - je nach Variante - nichts beachtet werden.

  • Nutzer informieren über Vorgänge

    Zitat von Tobias Bambullis

    wir müssen mal nachschauen; ich meine so ein ähnliches Ticket ist in der Bearbeitung. Es müsste darum gehen, dass man alle möglichen Personen mit in einen Vorgang aufnehmen kann (also auch Gäste / Baufirmen, die eigentlich nicht beauftragt sind).

    Ja da gibts was, Idee war u.a., dass man Freigaben an Kategorien (Mieter/Eigentümer ) setzen kann, ähnlich der Beiräte.

  • Newsletter mit Facilioo versenden

    Zitat von Frank Matt

    Wir würden gerne regelmäßig einen Newsletter mit Facilioo (Nutzer informieren) versenden. Natürlich soll dabei auch eine schöne Formatierung und Gestaltung möglich sein.

    Hat da jemand von den Kollegen schon Erfahrung gesammelt oder setzt Ihr dabei eher auf externe Dienstleister?

    Da sehe ich nur die Option eine schön formartierte PDF als Anlage einer Nutzerinfo beizufügen...

    Ob ein Newsletter zu viel Aufwand ist, kann Herr Matt bestimmt selbst entscheiden ;)

  • Zusammenarbeit

    Guten Tag Herr Matt,

    hier wollte ich eigentlich schon ewig mal antworten, kam aber nicht dazu.

    Vorweg: Ressourcen kann ich Ihnen leider keine anbieten ;)

    Aber: Ich wollte Ihnen meine Erfahrung zur Technik berichten, denn das was Sie skizzieren funktioniert.


    Ich habe dazu zwei Beispiele:


    1. Zusammenarbeit mehrerer Firmen über Facilioo

    Michael Emig , Patrick Wissen und ich hatten - bevor es dieses Forum gab eine gemeinsame Themenliste für Facilioo und haben diese auch über Facilioo geführt. Wir haben einfach einen neuen Kunden in Facilioo angelegt und diesen dann für alle drei Firmen freigegeben. So konnten wir uns gegenseitig darüber auf dem laufenden halten, was wir gemeldet haben und was ggf. auch durch Facilioo erledigt worden war.

    Für die "normale" Arbeit bedeutet das: Mehrere Hausverwaltungen können an den gleichen Themen arbeiten, Vorgänge bei Auslastungspeaks hin und her schieben.

    Hindernisse/Herausforderungen hierbei:

    - Die beteiligten Firmen müssen im Grunde gleiche Arbeitsabläufe haben (schon zur Qualitätssicherung)

    - Datenschutzrechtliche Vereinbarungen sind notwendig.

    - Alle Unterlagen müssen zwingend digital vorliegen (man kann ja nicht einfach mal zum Ordner laufen, wenn man hunderte Kilometer entfernt sitzt).

    - Fraglich ist dann auch noch das Abrechnungsmodell zwischen den beteiligten Firmen...


    2. Der kleine Weg: Externe Mitarbeiter

    Als Patrick Wissen im Sommer 2021 von der Flut in Bad Neuenahr betroffen war, haben wir für mich kurzerhand einen Nutzer über seinen Facilioo-Account eingerichtet. So konnte ich mich bei mir im Büro hinsetzen und ein bisschen helfen, seine Kundenanfragen zu beantworten. Da bei ihm alle Versicherungsnachweise in Hauperfekt gepflegt waren (und dann zu Facilioo übertragen wurden), konnte ich einfache Themen wie die Nachfragen nach bestehenden Elementarversicherungen etc. beantworten.

    Auch hier gibt es die unter 1. genannten Herausforderungen. Im Grunde ist es aber kein Problem, Mitarbeiter aus anderen Regionen zu rekrutieren.


    Wenn Sie die 1. Variante einmal sehen/testen wollen, kann ich das anlegen. Hierzu sollte wir dann ggf. aber einmal telefonieren.

  • Vorgänge über zwei WEGs/Objekte hinweg

    Vorgesehen ist das m.E. so nicht, es gibt aber durchaus Möglichkeiten hier Lösungen zu schaffen:

    - Verknüpfen von Vorgängen der beiden Liegenschaften

    - Bewohnerinfo aus dem Vorgang kann man auch an Beiräte mehrerer Liegenschaften schicken

    - Gästefunktion

    - Beirat einfach auch mit der anderen Liegenschaft verknüpfen (bspw. mit einer Einheit "Übergeordnet/TG")

  • Benachrichtigung über neue Eingänge - Fragen zur Funktion

    Seit heute gibts die neue Benachrichtigungsfunktion. Vorneweg: Ich habs mir nicht gewünscht ;)


    - Wer bekommt welche Nachrichten? Jeweils der Sachbearbeiter seine? Und der "Verwalter" die der zugeordneten Liegenschaften? Oder der Administrator alle?

    - Wenn der Sachbearbeiter sollte es Einstelloptionen für jeden Nutzer geben.

    - Schön wäre es auch, wenn man sich bspw. bei Auftragsvergaben über x € benachrichtigen lassen könnte. Wobei mir hier noch lieber eine Freigabeoption wäre (Mitarbeiter bereitet den Auftrag vor und schickt ihn zur Freigabe per Facilioo an den Vorgesetzten.)