Beiträge von Tobias Bambullis

  • Veröffentlichung hybride Eigentümerversammlung

    Zitat von Frank Matt

    Wir waren von der Präsentation ebenfalls sehr begeistert. Wir würden ebenfalls zunächst gerne das Modul testen.
    Vielleicht sollte Facilioo überlegen das Modul bis Ende des Jahres kostenfrei zur Verfügung zustellen. In dieser Zeit können Kinderkrankheiten beseitigt werden. Der offizielle produktive Einsatz kommt für uns Verwalter sowieso erst 2022 bei den ETV´s zum Einsatz, weil vorab nach meinem Wissensstand erst Beschlüsse gefasst werden müssen.

    dieses Verfahren haben wir erstmal bis Ende Juli so umgesetzt - bis dahin ist alles kostenlos. Wir freuen uns natürlich über viel Feedback in der Zeit!


    Dieses Thema schliesse ich nun - Anregungen können Sie hier einstellen, damit wir die Übersicht nicht verlieren:

    board.facilioo.de/forum/thread/229/

  • Nutzer informieren über Vorgänge

    Ab heute ist eine neue Funktion bei facilioo verfügbar, die sich viele Anwender gewünscht haben. In diesem Thema erklären wir, was neu ist. Die Funktion wird am Abend des 16.05.2021 verfügbar sein (Version 10.7)


    Während einer Vorgangsanlage ist es häufig sinnvoll, alle restlichen Nutzer des Hauses mit zu informieren. Da es nicht immer gewollt ist, alle Nutzer als Vorgangsbeteiligte hinzuzufügen, wird dazu häufig die Funktion "Nutzer informieren" verwendet. Diese Funktion haben wir nun vollständig in die Vorgänge eingebunden, damit der Arbeitsprozess nicht unterbrochen wird.


    Schritt 1: bei der Vorgangsanlage werden nun die Optionen "an alle Nutzer des Objekts" und "an alle Nutzer des Aufgangs" angezeigt. Wählen Sie eine der beiden Optionen aus.




    Schritt 2: direkt nach dem Speichern des neuen Vorgangs öffnet sich die Versandmaske, die Sie aus "Nutzer informieren" kennen. Hier können Sie die Information überprüfen und versenden




    Schritt 3: Die gesendete Information wird automatisch mit dem Verlaufeintrag verknüpft.




    Schritt 4: die Neuanlage von Verlaufeinträge führen die Option auch mit auf.





    Schritt 5: auch diese Nachricht wird wieder mit der Nutzerinformation verknüpft. Tipp: mit einem Klick auf den Link können Sie die Neuigkeit ändern



    Schritt 6: in der Übersicht der Nutzerinformationen werden die verknüpften Vorgänge angezeigt und sind entsprechend verlinkt:





    Diese Funktion ist aktuell verfügbar für folgende Aktionen:

    1) Vorgangsanlage

    2) Änderung eines Vorgangs

    3) Statusänderung

    4) Erstellen von Verlaufeinträgen


    für viele weitere Aktionen schalten wir die Funktion nach und nach frei (z.B. Beauftragung, Erinnerung senden, Angebot freigeben etc.). Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Sie können solange die Nutzerinformationen über die Anlage von Verlaufseinträgen auslösen.

  • Danke

    vielen Dank für die gesagten Worte. Es freut uns, dass dieser Ort viele zum Mitmachen animiert. Davon profitieren wir auf Dauer alle und hält facilioo am Zahn der Zeit.


    Diese Plattform hat auch einen großen Vorteil für facilioo selbst: Themen im Support doppeln sich schon jetzt (obwohl das Board erst einen Bruchteil der facilioo Kunden kennen) nicht mehr so stark. Das gibt uns die Möglichkeit, den Fokus mehr auf die Entwicklung zu setzen. Je mehr Zeit wir dort investieren können, desto schneller kommen wir voran. Die Listen sind noch lang - obwohl facilioo schon heute sehr umfangreich ist, stehen wir wahrscheinlich insgesamt erst bei 40%. Wir geben weiter unser bestes, um so schnell wie möglich neue Funktionen zu implementieren!

  • Selbstständiges Onboarding von Firmen

    Seit der Version 10.8 gibt es auf facilioo ein neues Feature: alle Firmen haben über jede E-Mail, die Sie von Ihnen erhalten, die Möglichkeit, sich selbständig zu registrieren.


    Das Prinzip ist einfach: unter jeder E-Mail setzen wir einen Link, auf den der Baupartner / Hausmeister etc. klicken kann. Er gelangt danach auf eine Seite, auf der er die Anmeldung mit einer Kontaktadresse seiner Wahl bestätigen kann. Die Kontaktadressen übernehmen wir direkt aus den Stammdaten.


    Nachdem er einen Anruf, eine E-Mail oder eine SMS erhalten hat, gibt er den PIN ein und speichert - danach wird er direkt auf den entsprechenden Vorgang weitergeleitet - fertig! Dieser Vorgang immer wiederholt werden.


    Natürlich kann die Firma sich auch registrieren. In diesem Fall schaltet er den Zugriff auf die App frei und kann weitere Mitarbeiter einladen.


    Wir haben den Prozess noch einmal in einer Fotostrecke zusammengefasst:





    1) Beauftragung



    2) E-Mail nach Beauftragung




    3) nach Klick auf Link Landingpage (ähnlich wie bei Google "ist das Ihr Unternehmen?")





    4) PIN anfordern - hier über SMS



    5) PIN Eingabe




    6) Firma kommt in Vorgang an





    7) Zugang fixieren





    8 ) Registrierung

    (diese Seite ändern wir noch - Auflistung Vorteile durch Registrierung, z.B. die facilioo App)

  • Versicherungen in Vorgänge einbinden

    Zitat von Susanne Rochow

    Ist es generell möglich, den Meldungstext in die Überschrift in die Mails zu integrieren? Wenn ja, wie? Momentan ändern wir den Betreff immer händisch ab, da die automatisch generierten Betreffzeilen nicht sehr aussagekräftig sind. (siehe auch Thread "Vorgangsbezeichnungen in Betreffzeilen")

    aktuell können nur die E-Mail Texte bearbeitet werden. Die Betreffzeilen ziehen wir bald nach!

  • Versicherungen in Vorgänge einbinden

    ja, dieses Modul ist fertig. Es wird aktuell getestet und geprüft, ob alle Funktionen korrekt abgebildet sind. Ich habe Ihnen das Modul gerade mal freigeschaltet, falls Sie mit testen möchten. Wir übernehmen aktuell noch keine Garantie dafür, dass alles einwandfrei funktioniert!


    Falls Sie Anmerkungen zu dem Modul haben: bitte ein neues Thema im Gremium aufmachen. Vielen Dank :)

  • Scanfunktion (Zerteilen von Dokumenten): Trennblätter

    Ab dem Update 10.6.10 von facilioo können Sie bei der Zerteilung von Dokumenten ihre Ergebnisse maßgeblich verbessern, indem Sie eine Trennseite einfügen.


    Die Trennseite muss explizit mit einem Text "Trennseite" beginnen und definiert den Punkt, an dem das Dokument zerteilt werden soll. Außerdem muss sich die Adresse auf dieser Seite befinden. Das folgende Bild zeigt ein Beispiel:




    Bitte setzen Sie die Auswahl wie im Dokument gezeigt. Wichtig ist, dass das Wort "Trennseite" in Kombination mit der Adresse gewählt wird.

  • MFA: Multi-Faktor-Authentisierung

    in der heutigen Zeit wechseln viele Mitarbeiter ins HomeOffice. Eine Thematik wird dabei schnell vergessen: der Mitarbeiter greift von zu Hause über seine eigene IT auf sensitive Daten der Hausverwaltung zu. Dabei wird jeder Mitarbeiter gleichzeitig zum IT-Admin: er übernimmt häufig die Sorge um den Schutz der IT, beispielsweise durch eigenständige Installationen von Vierenprogrammen, Firewalls oder Konfigurationen seines Routers.


    facilioo unterstützt ab heute aktiv bei der Sicherheit, indem wir die Multi-Faktor-Authentisierung einführen. Hier wird zusätzlich zu der E-Mail Adresse und Passwort ein Code eingeführt, der an ein beliebiges Gerät des Mitarbeiters gesendet wird; ähnlich wie bei dem TAN Verfahren bei Banken. Fängt der Mitarbeiter sich einen Virus ein, der etwa Tastatureingaben mitliest, wird so verhindert, dass der Angreifer Zugriff zu facilioo erhält. Der Angreifer bräuchte zusätzlich Zugriff auf das E-Mail Konto / das Smartphone oder das Telefon des Mitarbeiters.


    So schalten Sie den Zugriff ein:


    1) Wechseln Sie in die Einstellungen auf den Reiter "Mein Zugriff" und scrollen nach unten. Hier können Sie die MFA aktivieren und ein Gerät auswählen, an das der Code gesendet werden soll (in dem Beispiel per E-Mail):



    2) Nachdem Sie auf "Sicherheitseinstellung speichern" geklickt haben, bekommen Sie den ersten Code zugesendet. So wird sicher gestellt, dass Sie in jedem Fall Zugriff auf das Gerät haben und das es funktioniert. Geben Sie diesen ein:



    3) Klicken Sie auf "Validieren", um den Prozess abzuschliessen. Von nun an bekommen Sie bei jedem Login folgendes zu sehen:





    In der Mitarbeiter Verwaltung sehen Sie ausserdem, wer die MFA eingeschaltet und wer nicht (grünes geschlossenes Schloss = aktiv, rotes ungeschlossenes Schloss = nicht aktiv):


  • Gewerkeliste

    Die aktuelle Gewerkeliste in facilioo wird hier gepostet. Ich werde diese immer aktualisieren. Die Diskussion über Aufnahmen / Streichungen bitte hier rein :)


  • Regeln im Bereich Entwicklung

    Damit wir als facilioo bei der Abarbeitung von Themen die Übersicht bewahren, gibt es in dem Bereich Entwicklung einige Regeln:


    1. alle Themen müssen in "Verbesserungen / Wünsche" oder "Bugs / Fehler" eingetragen werden
    2. in "Bugs / Fehler" dürfen ausschliesslich Themen erstellt werden, die auf facilioo nicht funktionieren (keine Ergänzungen zu Funktionen)
    3. Der Titel muss selbsterklärend sein (Dokument scannen -> teilweise Zuordnung von Eigentümern)
    4. Bitte keine Beschreibungen wie "geht nicht" verwenden, sondern kurz dokumentieren, wo geklickt wurde, wo man sich befindet, welchen Browser man verwendet und am besten anonymisierte Screenshots mit anhängen


    Wenn wir die Bearbeitung starten, kündigen wir die Funktion im Forum an!