Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.
Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?
ich denke, hier geht ein wenig was durcheinander. Es ist egal, ob Sie Outlook oder IMAP verwenden; die Funktionsweise ist überall dieselbe.
Diese Funktion ist eine Zusatzfunktion, die Sie auch deaktiviert lassen können. Sie ist nur für die Hausverwaltungen gedacht, die einen offiziellen Sammelaccount haben, sowas wie info@meine-hausverwaltung.de. Alle E-Mails, die dort angekommen, werden mit der neue Funktion automatisch in den Eingang von facilioo übernommen. Dabei ist es egal, ob eine Adresse gefunden wird oder nicht - alle E-Mails werden in facilioo eingelesen. Ist eine Adresse nicht vorhanden, so fehlt lediglich die Zuordnung im facilioo Eingang.
Es gehen in keinem Fall E-Mails verloren. Die E-Mails werden aus dem E-Mail Account in den Eingang verschoben. Es gibt zwei Optionen, was mit der E-Mail im Postfach anschliessend passieren soll:
1) sie soll gelöscht werden
2) sie wird in einen anderen Mailordner, der dann "facilioo" heisst, verschoben. So bleibt die E-Mail erhalten, wird aber aus dem Posteingang verschoben, damit diese nicht immer wieder neu eingelesen wird.
Abseits vom eigentlichen Thema:
Diese Funktion wird sicherlich nicht hilfreich sein bei eigenen E-Mail Accounts. Sie könnten bei privaten E-Mail Accounts einen Trick anwenden: bei der Einrichtung dieser Funktion können Sie wählen, welches E-Mail Postfach eingelesen werden soll (also zum Beispiel der Posteingang). Die könnten sich im E-Mail Account einen Ordner "zu facilioo verschieben" erstellen und diesen einlesen lassen. Wenn Sie dann eine E-Mail im Postfach in diesen Ordner verschieben / kopieren, wird diese dann zu facilioo übertragen. Evtl. hilft Ihnen die Funktionsweise mehr. Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.
