Beiträge von Steffen Namyslo

Danke, schaue ich mir an!

Liest sich ganz gut, werde ich mal testen. Danke!

Weil es gerade mal wieder in den Nachrichten ist...

Wir nutzen seit 2-3 Jahren eine cloudbasierte Arbeitszeiterfassungssoftware, sind aber recht unzufrieden, da Korrekturen etc. sehr aufwendig sind.

Wie sieht das bei den Kollegen aus? Macht das bereits jemand? Wenn ja mit welcher Software?

Nachtrag: damit lässt es sich also umsetzen, dass selbst aus Software (also erp/facilioo) gesendete Mails mit Signatur/Verschlüsselung versehen werden.

Ok scheint hier kein wirkliches Thema zu sein.

Falls jemand doch noch Interesse hat: Wir werden das hierüber angehen:

Office 365 Security: Voller Schutz für Unternehmen

21 Security Features für Office 365 - Spamschutz, Company Disclaimer, E-Mail Signaturen, Threat Intelligence, E-Mail-Archivierung & Verschlüsselung.

www.hornetsecurity.com

Die Verschlüsselung/Entschlüsselung erfolgt komplett serverseitig, auf den Clients muss - je nach Variante - nichts beachtet werden.

Wir beschäftigen uns gerade mit diesem Thema. Gibt es jemand, der das macht? Wenn ja mit welchem System/welcher Technik?

Havau hätte das ja selbst in der Hand

Zitat von HAVAU

Notfallnummern: es wäre sinnvoll bei den Notfallnummern für das Objekt auch die Objektfirmen auswählen zu können. Aktuell muss man Notfallnummern für jedes Objekt wieder von Hand eintippen, was nicht sehr zielführend ist

Das läuft bei uns per Schnittstelle.

Zitat von HAVAU

FAQs Objektspezifisch: wir fänden toll, wenn man Objektspezifische FAQs anlegen kann. Gut wäre aber wenn man dann nicht alle FAQs objektspezifisch anlegen muss, sondern dies durch Auswahlmöglichkeit ausgewählt werden kann. wie z.B. bei Ordner-Freigaben

Ich hatte hier den Standort Objektseite-Eigenschaften vorgesehen, da wir die Infos teilweise auch selbst nutzen und man dort auch bezgl. Aktualisierung etc. eher mal drüber schaut als unter den FAQ (Einstellungen->Kundenapp)

Guten Tag Herr Riska,

ob das genutzt wird und welche Inhalte man dort teilt ist sicherlich eine Frage jedes einzelnen Facilioo-Kunden.

Mir geht es hier mehr um die technische Fragestellung.

Wir sind grundlegend auf der Suche nach Lösungen, die immer mehr werdenden Anfragen von unseren Kunden zu minimieren.

Gerne würden wir z.B. auch allgemeine Informationen zu einer Liegenschaft unseren Kunden zur Verfügung stellen.

Beispiele:

- Was kosten Schlüssel

- Wer ist für Fenster zuständig

- etc.

Wir stellen uns vor:

- Eingabe dieser Informationen über die Objektseite -> Eigenschaften.

- Bei jeder hinterlegten Information sollte per Haken anwählbar sein, dass diese öffentlich ist und wer sie sehen darf (Beirat/Eigentümer/Mieter.....)

- Über die Kundenapp/Webportal müsste dann eine liegenschaftsspezifische Seite anzulegen sein, auf der die freigegebenen Informationen für die betreffenden Nutzerkreise angezeigt werden.

So könnten wir Kunden einfache Informationen parat stellen, ohne dass diese bei uns manuell erfragt werden müssen.

-> Später könnten diese Informationen dann noch mit einem Chatbot verknüpft werden.

Das ist doch keine Frage für Facilioo, sondern den Mailserverbetreiber und der selbst gewählten Einstellungen über den Facilioo an den Mailserver übermittelt. Facilioo ist doch nichts anderes als ein E-Mailclient wie bspw. Outlook.

Zitat von Albert Waiblinger

Es kann - Stand heute - kein Nachweis über den postalischen Versand von bestimmten Dokumenten geführt werden, obwohl sämtliche Daten (Dokumentenname, Empfänger, Versanddatum, etc.) systemseitig vorliegen.
Bei Kündigungen, (Ab-)Mahnungen, Betriebskostenabrechnungen aber letztlich auch den Einladungen zur Versammlung (Einladungsfrist!) wäre genau das aber notwendig.

Hier wäre es doch recht einfach: nicht den EPost-Account von Facilioo nutzen, sondern den eigenen. Da müsste seitens Facilioo nur eine Möglichkeit geschaffen werden, diesen hinterlegen zu können.

Zitat von Frank Matt

Wir würden gerne regelmäßig einen Newsletter mit Facilioo (Nutzer informieren) versenden. Natürlich soll dabei auch eine schöne Formatierung und Gestaltung möglich sein.

Hat da jemand von den Kollegen schon Erfahrung gesammelt oder setzt Ihr dabei eher auf externe Dienstleister?

Da sehe ich nur die Option eine schön formartierte PDF als Anlage einer Nutzerinfo beizufügen...

Ob ein Newsletter zu viel Aufwand ist, kann Herr Matt bestimmt selbst entscheiden

Wir löschen die Nutzer und übertragen alle Vorgänge auf einen anderen Nutzer

Ich finde das grundsätzlich gut, hatte mal einen ähnlichen Vorschlag gemacht:

Verfügbarkeit von Bauteilen (Aufzug, Heizung, etc.) mittels Ampeldarstellung.

Das was Sie vorschlagen könnte man auch für andere Informationen als nur Störungen nutzen.

Zitat von Albert Waiblinger

Puh.....gerade musste ich feststellen, dass der Zugriff auf die ePost-Übersicht (Klick auf "Guthaben") wohl der Geschäftsführung vorbehalten ist.
Bedeutet: Jetzt muss ich die Excel-Tabelle wohl auch noch selbst führen, falls mir die Mitarbeiter den geplanten Versand rechtzeitig ankündigen....

Ja das macht nicht besonders viel Sinn.

Wichtig wäre auch, dass der Versand nicht pro Tag dargestellt wird, sondern pro Weg mit Detailansicht, wer genau etwas auf dem Postweg erhalten hat.

Guthaben aufladen nur für Geschäftsleitung ist ok, die Auswertung und Weiterberechnung muss aber von allen Nutzern aus möglich sein.

Über diese Option lassen sich folgende Punkte einstellen:

• Rechnungsadressen War bei uns bereits schon vorher so.
• Notfallnummern War bei uns bereits schon vorher so.
• zuständige Mitarbeiter War bei uns bereits schon vorher so.
• zuständige Firmen War bei uns bereits schon vorher so.
• Eigenschaften Was verbirgt sich dahinter? Die oben von Michael Emig angesprochenen Bilder - die tatsächlich bisher nicht vererbt werden - scheinbar nicht.

Möglicherweise ist die Hausperfekt-Schnittstelle schon umfangreicher, jedoch erschließt sich mir aktuell nicht so richtig, was für uns neu sein soll.

Guten Tag Herr Matt,

hier wollte ich eigentlich schon ewig mal antworten, kam aber nicht dazu.

Vorweg: Ressourcen kann ich Ihnen leider keine anbieten

Aber: Ich wollte Ihnen meine Erfahrung zur Technik berichten, denn das was Sie skizzieren funktioniert.

Ich habe dazu zwei Beispiele:

1. Zusammenarbeit mehrerer Firmen über Facilioo

Michael Emig , Patrick Wissen und ich hatten - bevor es dieses Forum gab eine gemeinsame Themenliste für Facilioo und haben diese auch über Facilioo geführt. Wir haben einfach einen neuen Kunden in Facilioo angelegt und diesen dann für alle drei Firmen freigegeben. So konnten wir uns gegenseitig darüber auf dem laufenden halten, was wir gemeldet haben und was ggf. auch durch Facilioo erledigt worden war.

Für die "normale" Arbeit bedeutet das: Mehrere Hausverwaltungen können an den gleichen Themen arbeiten, Vorgänge bei Auslastungspeaks hin und her schieben.

Hindernisse/Herausforderungen hierbei:

- Die beteiligten Firmen müssen im Grunde gleiche Arbeitsabläufe haben (schon zur Qualitätssicherung)

- Datenschutzrechtliche Vereinbarungen sind notwendig.

- Alle Unterlagen müssen zwingend digital vorliegen (man kann ja nicht einfach mal zum Ordner laufen, wenn man hunderte Kilometer entfernt sitzt).

- Fraglich ist dann auch noch das Abrechnungsmodell zwischen den beteiligten Firmen...

2. Der kleine Weg: Externe Mitarbeiter

Als Patrick Wissen im Sommer 2021 von der Flut in Bad Neuenahr betroffen war, haben wir für mich kurzerhand einen Nutzer über seinen Facilioo-Account eingerichtet. So konnte ich mich bei mir im Büro hinsetzen und ein bisschen helfen, seine Kundenanfragen zu beantworten. Da bei ihm alle Versicherungsnachweise in Hauperfekt gepflegt waren (und dann zu Facilioo übertragen wurden), konnte ich einfache Themen wie die Nachfragen nach bestehenden Elementarversicherungen etc. beantworten.

Auch hier gibt es die unter 1. genannten Herausforderungen. Im Grunde ist es aber kein Problem, Mitarbeiter aus anderen Regionen zu rekrutieren.

Wenn Sie die 1. Variante einmal sehen/testen wollen, kann ich das anlegen. Hierzu sollte wir dann ggf. aber einmal telefonieren.

Tobias Bambullis das kann doch ruhig so bleiben?!

Bei mir steht bei heute normalerweise eine 0…. Ich arbeite immer einen Tag im Voraus, das motiviert

Insoweit schon ein schlechter Tag heute 😂