Hilfe bei der weiteren Einrichtung von Facilioo

  • Liebe Kolleg*innen,

    wir haben Facilioo vor einem halben Jahr eingeführt und die ersten Schnittstellenproblematiken jetzt hinter uns gebracht.
    Wir festigen uns immer mehr im Umgang mit Facilioo und ich würde es wahnsinnig gern noch weiter einbinden. Da es jedoch nicht wirklich ein Handbuch von Facilioo gibt und man somit viel alleine testen und probieren muss, wollte ich nachfragen - ob mir jemand Tipps/Tricks/Erfahrungsaustausch bieten/anbieten kann/möchte.

    Mir geht es hier nicht die Arbeitsabläufe exakt zu kopieren, sondern einfach Ideen zu erhalten um selbst weiterzukommen, Ideen zu entwicklen und das Programm weiter und besser nutzen zu können. Der Service soll natürlich nicht umsonst sein bzw. teile ich auch bei Interesse meine Ideen und Erfahrungen ;)

    Wer Interesse hat, kann sich gern bei mir melden unter

    mail@hv-klotz.de


    Herzlichen Dank und viele Grüße an Alle

    Kerstin Klotz

  • Guten Morgen Frau Klotz,


    zunächst herzlich Willkommen in unserem Forum.


    Wir haben facilioo auch vor gut einem Jahr bei uns eingeführt und mitlerweile viele Baustellen zusammen mit dem Support -Team aber auch zusammen mit den Kollegen hier im Forum gemeistert und beseitigt.


    Gern stehe ich Ihnen für Fragen zur Verfügung verweise aber auch gleichzeitig auf die vielen Unterforen, die für bestimmte Themen eingerichtet wurden.


    Sofern Sie bereits jetzt eine praktische Frage haben, so können Sie diese natürlich auch an dieser Stelle stellen.


    Beste Grüße aus Berlin.

  • Guten Morgen Herr Riska,

    danke für die Rückmeldung. Ich habe für mich ganz viele offene Punkte bzw. Fragen, diese sind z.B.:

    • werden die Vorgänge auch für Vermietung und weitere Anliegen von Bewohnern benutzt, oder wird es zu unübersichtlich?
    • wie funktioniert die Checkliste in der Umsetzung? Auf was muss man achten? Wird diese für den Ablauf auch von Abrechnungen genutzt? Muss es dann in jedes Objekt manuell kopiert werden?
    • was wird jeweils direkt in Facilioo zusätzlich gepflegt?
    • wird das "Protokoll"-Modul von Facilioo genutzt z.B. für Wohnungsabnahme?
    • werden ggfls. Objektbegehungen in Facilioo direkt eingepflegt und wenn ja, wie? Oder nutzt hier jemand die Software "Chapps" oder eine andere Software für die direkte Erfassung vor Ort?
    • pflegt jemand die wichtigen techn. Gegebenheiten in Facilioo ein (welche Heizungsanlage ist verbaut, gibt es Holz- oder Kunststofffenster) um alle wichtigen Objektgegebenheiten auf einem Anhieb zu sehen? Wenn ja, wo wird es eingepflegt
    • erfolgt eine Schlüsselverwaltung über Facilioo?
    • werden die Emails zu 100% aus Facilioo bearbeitet/beantwortet oder wird parallel noch Outlook benutzt?

    Ich möchte Facilioo am Liebsten zu 100% als Zusatz zum Verwaltungsprogramm, mit allen wichtigen Punkten nutzen; so dass nur noch Karthagoo als Buchhaltungssoftware und Stammdatenpflege dient.
    Habe insgesamt aber Bedenken das ich damit Facilioo so aufblähe und wir nachher nicht mehr finden bzw. durchsehen.

    Daher bringt mir teilweise das Forum nichts, da dort zwar gezielte Fragen gestellt werden - aber meine Grundfragen z.T. noch offen sind.

    Wenn ich mich mit jemanden hierzu austauschen kann bzw. die ersten Erfahrungen erhalte, wäre ich sehr dankbar.


    Viele Grüße aus Ost-Berlin

    Kerstin Klotz

  • Zunächst ist es glaube ich wichtig, zwei Unterscheidungen zu machen.


    Aufgabe..nur intern für eingene Zwecke ohne besondere Beauftragungen

    Vorgang.. mit besonderer Beauftragung von Firmen


    Demnach können auch alle Bewohner bzw. auch Eigentümer facilioo nutzen um auch nur Änderungsmitteilungen zu geben. Diese werden kurz als Aufgabe angelegt und bearbeitet.


    Eine Checkliste (Aufgabenliste) wird einmal angelegt. Diese kann man so erstellen, dass die Aufgaben abhängig von einer Erledigung einer Aufgabe abegarbeitet werden (mit Fristsetzung) oder aber auch unabhängig. Zum Beispiel habe ich beim Auszug eines Mieters mehrere Aufgaben definiert.


    Nun kann man bei der Anlegung eines Vorgangs direkt diese Aufgabenliste dazuschalten und so nach und nach diese einzelnen Aufgaben im Vorgang abarbeiten.


    Unter dem Feld Notizen können ja diverse Informationen zum Objekt hinterlegt werden. Hier haben wir für uns wichtige Infos hinterlegt. Die anderen Masken, die ausgefüllt werden können, sind aktuell von uns nicht ausgefüllt. Könnten aber nach und nach durchaus ausgefüllt werden.


    Zu weiteren Punkten kann ich akutell nicht so viel sagen, da wir hier noch nicht so genau damit arbeiten. In der Tat ist es aber auch so, dass outlook weiterhin von uns genutzt wird, schon allein deswegen, da im email Modul nicht so viele Möglichkeiten vorhanden sind. Da bietet outlook entsprechend mehr. Facilioo vesteht sich auch noch nicht als Alternative zu outlook.

  • Danke!

    Auf die Idee die wichtigen Infos in die Notizen einzutragen, bin ich z.B. nicht gekommen, da hier durch die Schnittstellen bereits Daten eingetragen wurden und ich dachte diese kann man nicht ändern bzw. werden überschrieben. Dies werde ich mal testen.

    Genau dies sind die Infos die mir irgendwo fehlen - damit man das Programm gut einsetzen kann.


    Gibt es eine Möglichkeit das auch andere die Aufgabenliste einsehen können? Wenn ich jemanden eine Aufgabe zugeordnet habe, konnte ich diese nicht mehr verfolgen.


    Darf ich Sie auch mal zum Austausch anrufen?


    Ich freue mich auch noch übere weitere Wortmeldungen von Mitstreitern.

  • Bei der damaligen Präsentation und Einrichtung wurde uns gesagt, dass das Auslesen der Daten aus dem internem Programm nur einseitig funktioniert. Als Änderung von Stammdaten im internem System werden in facilioo gespiegelt, aber nicht andersherum. Darum werden auch die Daten einmalig übermittelt und nur Änderungen im internem Programm edvmäßig erkannt und in facilioo übertragen. Aber Änderungen, die in facilioo eingetragen sind, bleiben auch so und werden nicht bei der nächsten Datenabgleich wieder überschrieben.

    • Neu
    • Offizieller Beitrag

    Da es jedoch nicht wirklich ein Handbuch von Facilioo gibt und man somit viel alleine testen und probieren muss, wollte ich nachfragen

    zu diesem Thema gibt es übrigens auch sehr bald Neuigkeiten; wir haben seit Dezember einen neuen Mitarbeiter, der nur Dokumentationen schreibt. Da der Umfang von facilioo sehr gross ist, wird das allerdings noch ein wenig dauern; solange haben wir hier mit ein paar Funktionen angefangen:


    facilioo Handbuch

  • zu diesem Thema gibt es übrigens auch sehr bald Neuigkeiten; wir haben seit Dezember einen neuen Mitarbeiter, der nur Dokumentationen schreibt. Da der Umfang von facilioo sehr gross ist, wird das allerdings noch ein wenig dauern; solange haben wir hier mit ein paar Funktionen angefangen:


    https://app.facilioo.de/faciliooHelp.html

    Das ist schön zu hören und darüber freue ich mich schon sehr. Nur möchte ich "jetzt" starten und das Jahr gut beginnen

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