Beiträge von HAVAU

OK ... vielleicht wäre hilfreich schon mal vorab über die geplante Funktion zu sprechen - auch darüber, welche Dokumententypen alle in den Sharepoint synchronisiert werden (z.B. Dokumente aus den Vorgängen, Dokumente die per Mail angekommen sind, Dokumente, die vom ERP über die Schnittstelle gekommen sind, etc.)

MarcusM: Für uns auch ein Dauerthema
Wir lösen das Thema folgendermaßen:
Wir setzen bei jedem Nutzer immer das Häkchen E-Mail. Das Häkchen E-Post setzen wir nur wenn der Eigentümer zusätzlich explizit Post für wichtige Dokumente fordert ZUSÄTZLICH.
Bei Nutzerinformation über facilioo wird sozusagen hierarchisch ausgewählt. Wenn ein Kunde ein E-Mail Häkchen hat erhält er es per E-Mail, selbst wenn zusätzlich noch ein E-Post Häkchen gesetzt ist.

Wenn wir nun Nutzer informieren zu Aufzug, Weihnachten oder Garagentor, dann klicken wir alle Kontaktmöglichkeiten im Nutzerinformieren Fenster gleichzeitig an.
Jetzt bekommt ein Kunde mit E-Mail UND E-Post-Häkchen eine E-MAil und keinen Brief. Genau so wollen wir das.

Wenn wir nun Jahresabrechnungen oder Protokoll verschicken. dann verschicken wir auf zweimal.
Beim ersten Nutzerinformieren aktivieren wir NUR E-Post. Dann bekommen alle Nutzer mit E-Post-Häkchen den Brief auch wirklich per Brief. Danach verschicken wir die gleiche Nachricht nochmal und aktivieren NUR Push und E-Mail. Jetzt bekommen alle die Nachricht per Mail oder App, die entsprechende Zugänge hinterlegt haben.
=> Einige/viele erhalten dadurch eine Nachricht per Mail UND per Post. Aber zumindest ist damit ihre Kommunikationspräferenz Post für wichtige Themen berücksichtigt und für unwichtige Themen kann ich sie trotzdem per Mail informieren

Ist allerdings ein guter Punkt.
@facilioo: besser wäre man kann das unterscheiden

das Thema haben wir leider öfter - und es sind dann nicht nur ehemalige Beiräte sondern beliebige Eigentümer die aus einem uns völlig unbekanntem Grund manchmal im Vorgang als Beirat auftauchen.
Ich hatte das auch schon ein paar mal an den support gemeldet. da hieß es dann immer als Antwort dass wir die cookies löschen sollen. es taucht aber immer wieder auf

Zitat von Steffen Namyslo

Wir kennen nur von gut 40 unserer Kunden keine Mailadresse.

Glückwunsch ist bei uns nicht so. München scheint nicht ganz so digital zu sein wie Rhein-Main.
Und ja - wir hätten gerne facilioo aufgebohrt dass man einen Verlaufseintrag auch per Post an den Eigentümer schicken kann

Zitat von Steffen Namyslo

Michael Emig Du kannst doch in der Suche die Objektnummer eingeben?! Dann werden Hauptobjekt und auch die Eingänge angezeigt.

das machen wir auch schon fleissig. Wir tun uns schwerer wenn man wirklich nur einzelne Eigentümer anschreiben möchte
(z.b. weil sie keine eMail Adresse haben und man ihnen deshalb nicht so einfach einen Verlaufseintrag per Post schicken kann).
in diesem Fall muss man ja erst das richtige Objekt suchen, dann den richtigen Aufgang wählen. dann alle Eigentümer ausklicken an die man nicht schreiben möchte... und dann die richtige Person auswählen und einen Haken setzen. Wir haben bislang kein Suchfeld gefunden wo man ohne die ganzen Vorfilter einfach nur nach einer Person suchen kann.
und wir haben auch sonst noch keinen besseren WEg gefunden wie man im Vorgang einfach einen Brief an einen Eigentümer schreiben kann.

Zitat von habitar Hausverwaltung

Kurze Frage:

Ich nehme mal an, dass bei Ihnen die Kreditoren in einem ERP-System eingetragen und verwaltet werden. Durch eine Schnittstelle können diese automatisch von faciloo abgegriffen und ausgelesen werden. Somit ist ein extra-Anlegen einer Firma bei facilioo nicht mehr notwendig.

Hallo Herr Riska,

ja, das ist so - dadurch entsteht aber bei uns aktuell das Problem. Das ERP-System übergibt kein Gewerk. Facilioo vergibt dann automatisch alle Gewerke.

Die Gewerkeliste ist jetzt schon viel besser.

Allerdings hat sich vor kurzem etwas verändert. Sobald ich eine Firma anlege und kein Gewerk vergebe, dann wird offenbar automatisch jedes Gewerk hinzugefügt. Das ist etwas mühsam, da ich dann erstmal 50 Gewerke wieder weglöschen muss....
Weiß jemand wie das nun gekommen ist?

also wir haben inzwischen die Nutzung von Outlook tatsächlich fast vollständig abgeschafft und lassen alle E-Mails über den digitalen Eingang nach facilioo reinkommen. Outlook benutzen wir eigentlich nur noch für
- Mitteilungen für Verwalterwechsel (da wir die ohne Vorgang einfach massenhaft rausschicken)
- als "Backup". wir löschen emails nicht aus outlook, d.h. wir können E-Mails im digitalen Eingang löschen wenn Sie dort nicht gebraucht werden

als DMS nutzen wir Microsoft Sharepoint. Als DMS ist aus meiner Sicht keines der Portale geeignet. Wir sind eine komplett digitale Hausverwaltung. d.h. ich habe alle Dokumente digital. und ich will natürlich nicht alle, alle Dokumente über das Portal den Eigentümern zur Verfügung stellen. Das würde das Portal komplett fluten und der Eigentümer würde nichts mehr finden.

D.h. unsere tägliche Arbeit findet vollständig in facilioo statt, also Vorgangsbearbeitung.
Unsere Dokumente werden aber alle (zusätzlich) in Sharepoint abgelegt.

die HAVAU äußert sich hier gerne
wir haben vor Einführung des CRM-/Vorgangs-Managements die gängigen Systeme mit Hilfe des kostenfreien Probezugangs getestet. Für uns als Verwaltung war hier das interne Vorgangsmanagement stark im Vordergrund. Facilioo war aus unserer Sicht das mächtigste und vielseitigste Tool das wir finden konnten.
Aus der reinen Kundenportal-Sicht ist es facilioo wahrscheinlich nicht unbedingt das allerbeste was man finden konnte. Allerdings arbeitet facilioo zum Beispiel sehr gut mit gewöhnlichen reinkommenden E-Mails und auch das versenden von Briefen aus Facilioo heraus geht prima. Man hat damit keinen Medienbruch zwischen den Kunden die das Portal nutzen und den Kunden die kein Portal nutzen.
Für uns war die Möglichkeit absolut alle unsere internen Abläufe mit Facilioo zu bearbeiten daher deutlich wichtiger als das Kundenportal-Design.

leider gab es hierzu nichts mehr. Weiterhin wäre auch für uns sehr hilfreich wenn man beim direkten beantworten Anhänge hinzufügen könnte

für uns ist es so, die Gewerkeliste ist eigentlich sehr hilfreich - allerdings tatsächlich nur wenn sie möglichst spezifisch ist
insofern kann ich mich auch für selbst bearbeiten begeistern.

Habe ich zum Beispiel einen Dienstleister unter Sanitär gelistet, dann kann passieren dass ein SAchbearbeiter ihn beauftragt für ein tropfendes Eckventil. Wenn das nun aber in Wirklichkeit der Trinkwassser-Beprober ist wird er sich ziemlich wundern...

aus unserer Sicht fehlen auch immer noch einige Gewerke, die uns sehr helfen würden:
Ingenieurbüro
Sprinkleranlage

Architekt

Messdienstleister (ist nicht das gleiche wie Messtechnik), wird aber in allen Objekten gebraucht
Heizöl

Trinkwasseranalytik

Energieberater

Wir finden das Thema von Frau Degenhardt auch wichtig. Es gibt immer wieder Gründe warum man alle Objektfirmen oder Hausmeister oder ähnliches anschreiben möchte. z.B. bei einer Umstellung von Rechnungs-Adressen, oder für eine Weihnachtsnachricht oder ähnliches.

Evtl. könnt ihr bei Gelegenheit mal überlegen was es hier für Möglichkeiten gäbe.

wollte hier nochmal nachfragen ob es mit PlanRadar was neues gibt?
Wir haben in Facilioo ja noch zwei Lücken die ggf. geschlossen werden könnten:
-Wartungs/Sanierungspläne müssen in größeren Objekten etwas ausführlicher dokumentiert werden - das klappt in Facilioo aktuell noch nicht so gut
-Objektbegehungen mit Dokumentation bei den verschiedenen Bauteilen
könnte entweder in FAcilioo selbst noch entwickelt werden oder mit einem Partner angesprochen werden?

Zitat von habitar Hausverwaltung

ERP---Impower..

und genau hier liegt das Problem.

Wir benutzen gerade ein anderes ERP-System und sind nicht bereit.... alle Daten manuell in inpower einzutragen. Eine schnelle Schnittstelle oder Dateninport wurde bereits von Seiten inpower verneint. Daher bleiben wir bei unserem System und Docurware müsste also hierzu eine Lösung anbieten, damit wir es schnell und efiizient nutzen können.

verstehe den Punkt mit dem "Datenimport verneint" noch nicht - wir haben unsere Daten per csv Datei in Impower geladen

Zitat von Susanne Rochow

Und wo werden die dann in Facilioo abgelegt, ohne noch einmal angefasst werden zu müssen?

das legen wir im Sharepoint fest:

Option 1: in den facilioo Vorgang (wenn es eine Rechnung ist, dann wird in facilioo die URL zur Rechnung in Impower mit in den Verlauf geschrieben)

Option 2: in den facilioo Vorgang als Rechnung zum Angebot

Option 3: es wird eine facilioo Aufgabe mit der Datei angelegt

Option 4: die Datei wird im facilioo Portal veröffentlicht

wenn ich das richtig verstehe -> dann machen wir das genau so

DMS -> Sharepoint

ERP -> Impower

CRM -> facilioo

Rechnung im Sharepoint werden über die API direkt zu Impower und facilioo importiert, ohne sie nochmals "anzufassen".

Das kann Docuware natürlich genauso machen -> wir haben es selber integriert mit Microsoft Power Automate.

dieses Anliegen unterstützen wir sehr.
Wir haben einige Ideen:
- Notfallnummern: es wäre sinnvoll bei den Notfallnummern für das Objekt auch die Objektfirmen auswählen zu können. Aktuell muss man Notfallnummern für jedes Objekt wieder von Hand eintippen, was nicht sehr zielführend ist

- FAQs Objektspezifisch: wir fänden toll, wenn man Objektspezifische FAQs anlegen kann. Gut wäre aber wenn man dann nicht alle FAQs objektspezifisch anlegen muss, sondern dies durch Auswahlmöglichkeit ausgewählt werden kann. wie z.B. bei Ordner-Freigaben

Tobias Bambullis Gibt es schon Neuigkeiten zur WhatsApp Anbindung? Wir würden Sie auch sehr gerne testen und ggf. nutzen!

Liebes Facilioo-Team,
wir arbeiten sehr viel mit der Dokumentation der versendeten Objekte.

d.h. wenn wir mit einem Eigentümer sprechen über ein Thema sehen wir sehr gerne in den Versendeten Objekten zu diesem Eigentümer oder dieser Einheit nach, ob und wann er welche Post von uns erhalten hat.
In dieser Maske sieht man ja zunächst nur Daten die nicht älter sind als ein Monat. Um ältere Daten zu sehen muss man das Suchfeld verwenden.
Eigentlich ist das sehr unpraktisch, da ich nicht unbedingt den Betreff oder den Wortlaut der Nachricht kenne, nach der ich Suche.

Toll wäre eine Funktion: jetzt auch ältere Nachrichten anzeigen. Wahrscheinlich ist das ein Laufzeit/Ladezeit-Thema. aber evtl. könnte man filtern? Nachrichten aus 2022 anzeigen, Nachrichten aus 2021 anzeigen oder so...