Vorlagen in Vorgängen - Auftragsnummer

Sehr geehrter Herr Henninger,

in meinen Augen ist das nicht notwendig, da alle Korrespondenz über den Vorgang läuft und daher immer im Betreff die Vorgangsnummer mit übertragen wird (emails).

Es gibt derzeit ja keine „Auftragsnummern“ innerhalb eines Vorgangs. Dies wäre in großen Vorgängen mit mehreren Aufträgen innerhalb eines Vorgangs sehr sinnvoll. Wurde bereits vor Jahren mal als Wunsch an Facilioo herangetragen. Derzeit ist eine direkte Identifikation eines einzelnen Auftrags über eine eindeutige Auftragsnummer nicht möglich.

Ahh, jetzt habe ich ihren Beitrag richtig gelesen. Ja, es wäre super wenn die Angebotsnummer/Auftragsnummer als Platzhalter zur Verfügung stände. Dafür müsste es jedoch wie zuvor erläutert eine eindeutige Auftragsnummerierung innerhalb des Vorgangs geben.

Zitat von Frank Henninger

Hi Team,

wir geben zur eindeutigen Zuordnung aller Aufträge immer die Auftragsnummer beim Versand unserer Aufträge an. Es wäre super, wenn wir auch in anderen Vorlagen auf die Auftragsnummer zugreifen können als Platzhalter. Aktuell müssen wir diese immer manuell nachpflegen, damit auch der Auftrag beim Auftragnehmer und in unserem DMS automatisch zugeordnet werden kann. Am besten wäre die Verfügbarkeit in allen Vorlagen für Vorgänge, soweit diese über die Auftragsvergabe verschickt werden: Auftrag ändern, Erinnerung senden, Gewährleistung, Terminvereinbarung, Stornieren. Vielen Dank

Frank

Zitat von Frank Henninger

Hi Team,

wir geben zur eindeutigen Zuordnung aller Aufträge immer die Auftragsnummer beim Versand unserer Aufträge an. Es wäre super, wenn wir auch in anderen Vorlagen auf die Auftragsnummer zugreifen können als Platzhalter. Aktuell müssen wir diese immer manuell nachpflegen, damit auch der Auftrag beim Auftragnehmer und in unserem DMS automatisch zugeordnet werden kann. Am besten wäre die Verfügbarkeit in allen Vorlagen für Vorgänge, soweit diese über die Auftragsvergabe verschickt werden: Auftrag ändern, Erinnerung senden, Gewährleistung, Terminvereinbarung, Stornieren. Vielen Dank

Frank

Das fänden wir auch super! Ich bin ehrlich gesagt überrascht, dass das nicht vorgesehen ist und bisher von den wenigsten vermisst zu werden scheint.(??) Die Vorgangsnummer allein ist uns in der Rechnungsverarbeitung als Zuordnungskriterium zu ungenau, weil ein Vorgang mehrere (auch viele) Beauftragungen enthalten kann (sogar auch an die gleiche Firma) und noch mehr Angebote.

Zitat von Michael Emig

Ahh, jetzt habe ich ihren Beitrag richtig gelesen. Ja, es wäre super wenn die Angebotsnummer/Auftragsnummer als Platzhalter zur Verfügung stände. Dafür müsste es jedoch wie zuvor erläutert eine eindeutige Auftragsnummerierung innerhalb des Vorgangs geben.

Es gibt so etwas sogar, nur scheint es kaum einer zu kennen (nicht mal der facilioo-Support): In der Vorlage Beauftragung - Firma gibt es den Platzhalter "eindeutige Auftragsnummer". Diese scheint konzeptionell nur für wiederkehrende Beauftragungen gedacht zu sein, weswegen man in der Vorlage auch die Platzhalter "Beauftragung wiederholen" (als öffner) vor und den Platzhalter "Beauftragung wiederholen Ende" (als Schließer) nach dem Platzhalter "Eindeutige Auftragsnummer" einsetzen muss, sonst mecker der Editor. Wenn man das macht, klappts aber. Nur, dass diese Platzhalter nicht auch in anderen Vorlagen verfügbar sind.

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Konzept eindeutiger Auftragsnummern in facilioo prinzipiell schon umgesetzt ist, aus welchen Gründen auch immer aber nur für den Nischenfall der wiederkehrenden Beauftragungen vorgesehen ist. Wir fänden es super, wenn es so umgesetzt wird, dass eindeutige Auftragsnummern auch in den anderen Vorlagen verfügbar sind.

Aus gegebenem Anlass greife ich das Thema nochmal auf. Es wäre schön, wenn jeder Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer hätte, die u.a. bei der Auftragsübersicht im Vorgang angezeigt werden.

Folgendes Szenario und Schwierigkeit hatten wir jetzt wieder kürzlich:

In einem größeren Vorgang hatten wir drei Aufträge an den gleichen Handwerker (und gleiches Gewerk). Einer davon sollte storniert werden und die Storno-Nachricht wurde entsprechend aus dem Auftrag heraus versendet. Der Handwerker wusste nun aber natürlich nicht, um welchen der drei Aufträge es sich handelt, weil ja alle drei Aufträge die gleiche Vorgangsnummer haben. Behelfsweise kann man natürlich die Beauftragungsmail aus den Verlaufsdateien mit anhängen, aber das ist auch unübersichtlich und fehleranfällig, weil die Beauftragungsmails alle gleich heißen und die Vorschau nur per Download (nicht pop-up oder wie man das nennt) anzuzeigen ist (das wäre schon mal eine kleine Verbesserung, wenn die Vorschau einfacher wäre).

Das ganze wäre "ganz einfach" und sauber behoben mit eindeutigen Auftragsnummern, die man idealerweise auch per Platzhalter in den diversen auftragsbezogenen Vorlagen (Beauftragung, Stornierung, Erinnerung, etc.) referenzieren kann.

Das müssten doch eigentlich alle so sehen wie wir, oder?

Zitat von PPM

Aus gegebenem Anlass greife ich das Thema nochmal auf. Es wäre schön, wenn jeder Auftrag eine eindeutige Auftragsnummer hätte, die u.a. bei der Auftragsübersicht im Vorgang angezeigt werden.

Folgendes Szenario und Schwierigkeit hatten wir jetzt wieder kürzlich:

In einem größeren Vorgang hatten wir drei Aufträge an den gleichen Handwerker (und gleiches Gewerk). Einer davon sollte storniert werden und die Storno-Nachricht wurde entsprechend aus dem Auftrag heraus versendet. Der Handwerker wusste nun aber natürlich nicht, um welchen der drei Aufträge es sich handelt, weil ja alle drei Aufträge die gleiche Vorgangsnummer haben. Behelfsweise kann man natürlich die Beauftragungsmail aus den Verlaufsdateien mit anhängen, aber das ist auch unübersichtlich und fehleranfällig, weil die Beauftragungsmails alle gleich heißen und die Vorschau nur per Download (nicht pop-up oder wie man das nennt) anzuzeigen ist (das wäre schon mal eine kleine Verbesserung, wenn die Vorschau einfacher wäre).

Das ganze wäre "ganz einfach" und sauber behoben mit eindeutigen Auftragsnummern, die man idealerweise auch per Platzhalter in den diversen auftragsbezogenen Vorlagen (Beauftragung, Stornierung, Erinnerung, etc.) referenzieren kann.

Das müssten doch eigentlich alle so sehen wie wir, oder?

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Das ist eine sehr gute Idee. Dann könnten ggf. auch eingehende Angebote oder Rechnungen direkt unter dem Reiter "Angebot/Rechnung" zugeordnet werden?

man könnte jedem Vorgang eine interne Auftragsnummer wie laufende Nachhang geben.#

Beispiel... Vorgang 3650, Auftrag darüber 3650-01

uns dann so weiter.

Zitat von Daniel Kielmann

Das ist eine sehr gute Idee. Dann könnten ggf. auch eingehende Angebote oder Rechnungen direkt unter dem Reiter "Angebot/Rechnung" zugeordnet werden?

Stimmt, in die Richtung wäre dann auch mehr möglich.

Zitat von habitar Hausverwaltung

man könnte jedem Vorgang eine interne Auftragsnummer wie laufende Nachhang geben.#

Beispiel... Vorgang 3650, Auftrag darüber 3650-01

uns dann so weiter.

So etwas in der Art fänden wir aus Anwender-Perspektive auch am besten, weil man dann auch als Mensch den Auftrag dem Vorgang zuordnen könnte. Keine Ahnung, wie das datenbanktechnisch ist.

Tobias Bambullis Noch eine weitere Bitte in dem Zusammenhang. Das wird vermutlich aber etwas mehr Aufwand sein. Derzeit kann mann innerhalb eines Vorgangs z.b Versicherungsfall in dem teilweise eine Vielzahl von Einheiten beteiligt sind bei Beauftragungen diese nicht auf einzelne Einheiten beziehen. Es gibt nur einen Ansprechpartner des Vorgangs. Meist der Kontakt innerhalb der ersten Einheit im Vorgang und dann eine Auflistung weiterer Einheiten. Grundsätzlich währe es schön das man bei den einzelnen Beauftragungen Einheiten aus dem Vorgang abwählen könnte. So ist der Bezug des Auftrags zur Betroffenen Einheit für die Handwerker aber auch zur späteren einfachen Verfolgung von Aufträgen nach Einheiten klar. Auch wären die Text Vorlagen bei Beauftragungen besser steuerbar. Z.b. statt Ansprechpartner (gesamter Vorgang) zu Kontaktperson(en) in der Einheit. Insbesondere auch mit Blick in die Zukunft. Was beantwortet die Telefon KI auf Auftragsebene muss die Struktur hier aufgebrochen und flexibler werden. Gerne fragen wenn mein Wunsch nicht verständlich war. Vielen Dank