nicht geordnete E-Mails erscheinen bei allen Accounts im Eingang. Gibt es eine Möglichkeit, dies einzustellen, dass die nicht zugordneten Eingänge nur bei bestimmten Nutzern im Eingang erscheinen?
Auch müsste die Zuordnung direkt über den Namen möglich sein.
ab heute können komplette E-Mail Accounts in facilioo eingelesen werden. Die Funktion "Weiterleiten an facilioo über die E-Mail Integration" entfällt und ist noch bis Ende 2021 aktiv, falls Sie diese aktiviert hatten.
Viele Hausverwaltungen verwenden E-Mail Adressen wie kontakt@meine-hausverwaltung.de. Diese Adresse wird mit allen Beteiligten der Hausverwaltung geteilt und stellt den globalen Eingang für E-Mails der Hausverwaltung da. Diese E-Mail Adresse kann ab heute in facilioo integriert und automatisch in den Eingang eingelesen werden. Bekannte Kontakte werden dann automatisch zugeordnet. Nach der Zuordnung stehen Ihnen die bekannten Funktionen von facilioo zur Verfügung: Sie können aus dem Eingang mit einem Klick ein Vorgang erstellen, an einen vorhandenen Vorgang anhängen, Aufgaben daraus erstellen uvm.
Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.
Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?
Ich glaube, es hat etwas mit der direkten Zuordnung der Adresse zu tun.
Also Objekt, Eigentümer oder Mieter. Somit muss man nicht noch das Objekt aufrufen und nach der Einheit suchen.
Facilioo erkennt anhand der email Adresse des Absenders (sofern diese bereits gespeichert ist) und wird diese email direkt der Einheit zuweisen.
Ich glaube, es hat etwas mit der direkten Zuordnung der Adresse zu tun.
Also Objekt, Eigentümer oder Mieter. Somit muss man nicht noch das Objekt aufrufen und nach der Einheit suchen.
Facilioo erkennt anhand der email Adresse des Absenders (sofern diese bereits gespeichert ist) und wird diese email direkt der Einheit zuweisen.
Die Adresszuordnung wäre ja o.k. Aber es dürfen keinesfalls unkontrolliert irgendwelche Mails gelöscht oder aus dem Posteingang entfernt werden! Fraglich ist ja auch, woher das System wissen möchte, zu welchem Objekt die Nachricht nun gehört, wenn der Eigentümer mehrere Einheiten/Objekte hat? Eine automatisch Objekt- oder Einheitenzuordnung ist also gar nicht möglich.
Da ich sicherheitshalber diese Funktion abgestaltet habe, gehen aktuell keine emails verloren.
Im Zuordnungsprozess sollte es eine Sicherheit geben, dass die emails, die nicht zugeordnet werden konnten, noch erhalten bleiben und diese dann manuell zugeordnet werden können.
Nach der Speicherung beginnt die automatische Einlesung. Wir weisen darauf hin, dass der gewählte Ordner komplett in den Eingang importiert wird. Sollten viele E-Mails in dem Postfach liegen, könnten Sie sich Ihren facilioo Account überladen.
Was genau heißt das? Was sind viele und welche Konsequenzen hätte die Überladung?
Vorweg: Wir verwenden kein Outlook, sondern lesen das Postfach per IMAP ein. Ich verstehe den Sinn dieser neuen Integration nicht. Bisher sind alle Mails im Posteingang so lange dort verblieben, bis jemand die Mail aktiv gelöscht hat. So konnte nichts verloren gehen. Das war praktikabel. Bisher konnte man doch auch direkt aus der Mail einen Vorgang oder eine Aufgabe erzeugen.
Wir haben jetzt testweise einmal für ein Mailkonto integriert. Dazu haben wir den Ordner Posteingang gewählt. Trifft nun eine neue Mail im Posteingang des integrierten Ordners ein, wird sie unmittelbar nach lesen in den Ordner Facilioo verschoben. Was sollte jetzt passieren? Als Alternative haben wir getestet "löschen" statt "verschieben in den Ordner Facilioo". In diesem Fall wird jede Mail sofort gelöscht, sobald sie gelesen wurde, unabhängig davon, ob sie für die weitere Bearbeitung in eine Aufgabe oder einen Vorgang verschoben wurde. Das geht aus unserer Sicht gar nicht!! Hat nun ein Mitarbeiter aus Versehen die Mail angeklickt, ist sie weg und steht keiner weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Welchen Unterschied macht es, die eingehenden Mails im Posteingang oder im Ordner "Facilioo" zu haben?
ich denke, hier geht ein wenig was durcheinander. Es ist egal, ob Sie Outlook oder IMAP verwenden; die Funktionsweise ist überall dieselbe.
Diese Funktion ist eine Zusatzfunktion, die Sie auch deaktiviert lassen können. Sie ist nur für die Hausverwaltungen gedacht, die einen offiziellen Sammelaccount haben, sowas wie info@meine-hausverwaltung.de. Alle E-Mails, die dort angekommen, werden mit der neue Funktion automatisch in den Eingang von facilioo übernommen. Dabei ist es egal, ob eine Adresse gefunden wird oder nicht - alle E-Mails werden in facilioo eingelesen. Ist eine Adresse nicht vorhanden, so fehlt lediglich die Zuordnung im facilioo Eingang.
Es gehen in keinem Fall E-Mails verloren. Die E-Mails werden aus dem E-Mail Account in den Eingang verschoben. Es gibt zwei Optionen, was mit der E-Mail im Postfach anschliessend passieren soll:
1) sie soll gelöscht werden
2) sie wird in einen anderen Mailordner, der dann "facilioo" heisst, verschoben. So bleibt die E-Mail erhalten, wird aber aus dem Posteingang verschoben, damit diese nicht immer wieder neu eingelesen wird.
Abseits vom eigentlichen Thema:
Diese Funktion wird sicherlich nicht hilfreich sein bei eigenen E-Mail Accounts. Sie könnten bei privaten E-Mail Accounts einen Trick anwenden: bei der Einrichtung dieser Funktion können Sie wählen, welches E-Mail Postfach eingelesen werden soll (also zum Beispiel der Posteingang). Die könnten sich im E-Mail Account einen Ordner "zu facilioo verschieben" erstellen und diesen einlesen lassen. Wenn Sie dann eine E-Mail im Postfach in diesen Ordner verschieben / kopieren, wird diese dann zu facilioo übertragen. Evtl. hilft Ihnen die Funktionsweise mehr. Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.
Wie gesagt: es ist eine zusätzliche Funktion. Sie können auch alles ausgeschalten lassen und weiter wie bisher arbeiten.
So wie ich es mitbekommen habe, funktioniert die automatische Zuordnung per Vorgangsnummer aber nur dann, wenn man die Integration vornimmt. Deshalb werden wir die Integration vornehmen, es sei denn etwas aus meiner Frage (siehe #26) spricht dagegen.
Private Accounts würde ich außen vor lassen, wenn diese wie bisher trotzdem in Facilioo ankommen.
So wie ich es mitbekommen habe, funktioniert die automatische Zuordnung per Vorgangsnummer aber nur dann, wenn man die Integration vornimmt. Deshalb werden wir die Integration vornehmen, es sei denn etwas aus meiner Frage (siehe #26) spricht dagegen.
Private Accounts würde ich außen vor lassen, wenn diese wie bisher trotzdem in Facilioo ankommen
Wenn jemand Ihrer Eigentümer / Mieter / Baufirmen etc. auf eine über facilioo ausgelöste E-Mail antwortet, wird diese Antwort weiterhin bei facilioo eingelesen - egal ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht.
Die neue Funktion bezieht sich auf Postfächer, welche Sie neben facilioo betreiben und gerne zusätzlich in facilioo integrieren möchten. Sonst ist alles wie bisher 
Wenn jemand Ihrer Eigentümer / Mieter / Baufirmen etc. auf eine über facilioo ausgelöste E-Mail antwortet, wird diese Antwort weiterhin bei facilioo eingelesen - egal ob Sie diese Funktion nutzen oder nicht.
Wichtig ist uns, dass die Mails mit Vorgangsnummer im Betreff den Vorgängen automatisch zugeordnet werden (nicht nur, wenn die Nutzer über "antworten" gehen). Da war bisher die Trefferquote eher gering. Ich hatte den Eindruck mit der neuen Integration funktioniert das besser. Siehe Diskussion unter "E-Mailversand aus Vorgangs-Verlauf - Zurück zur eigenen Info@-Adresse?"
Wichtig ist uns, dass die Mails mit Vorgangsnummer im Betreff den Vorgängen automatisch zugeordnet werden (nicht nur, wenn die Nutzer über "antworten" gehen). Da war bisher die Trefferquote eher gering. Ich hatte den Eindruck mit der neuen Integration funktioniert das besser. Siehe Diskussion unter "E-Mailversand aus Vorgangs-Verlauf - Zurück zur eigenen Info@-Adresse?"
genau deswegen haben wir die neue Integration gebaut. Vorher war es so, dass E-Mails auf facilioo umgeleitet werden konnte und jeder Hausverwalter eine eigene Adresse, z.B. immoeffect@facilioo.de hatte. Diese Anbindung funktioniert noch bis Ende 2021, wird dann aber abgeschaltet. Den Grund hat man immer wieder im Forum lesen können: E-Mails verschwanden, je nach Umleitungstyp wegen hohem Spamverdacht und der Menge der E-Mails (dort liefen innerhalb von Stunden mehrer zehntausend E--Mails auf, weswegen office365 immer wieder Sperrungen gegen uns verhängt hatte).
Um diese Problematik zu umgehen, lesen wir nun E-Mail Accounts direkt aus, ohne die E-Mail erst umzuleiten. So sind zehntausende E-Mails verteilt auf viele Kunden und es besteht keine Gefahr durch Spamverdacht.
Ich bin mir hier unsicher wegen des Warnhinweises:
Wir können hier also nichts "überladen" oder "schrotten"? Alte Mails werden aber nicht mehr eingelesen?
Ich bin mir hier unsicher wegen des Warnhinweises:
Wir können hier also nichts "überladen" oder "schrotten"? Alte Mails werden aber nicht mehr eingelesen?
doch - es werden bei dieser Auswahl alle E-Mails des Posteingangs eingelesen und danach in den Ordner facilioo verschoben.
Wie ist die vorgesehene Arbeitsweise mit dem Eingang? Alles was nachträglich zugeordnet wurde löschen? Oder soll das im Eingang verbleiben? Wir haben bisher immer gelöscht, um den Eingang übersichtlicher zu halten.
Wie ist die vorgesehene Arbeitsweise mit dem Eingang? Alles was nachträglich zugeordnet wurde löschen? Oder soll das im Eingang verbleiben? Wir haben bisher immer gelöscht, um den Eingang übersichtlicher zu halten.
welchen Eingang meinen Sie? Der in facilioo oder Ihr Eingang im Postfach?
welchen Eingang meinen Sie? Der in facilioo oder Ihr Eingang im Postfach?
Diesen:
Diesen:
alles, was nicht gebraucht wird, kann gelöscht werden. Ansonsten kann es auch stehen gelassen werden, wenn es eventuell später erneut gebraucht wird.
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