EPost: Anzeige/Auswertung der individuellen Versandkosten (pro Nutzer/Einheit/Objekt)

Vielleicht habe ich die Funktion bislang schlicht übersehen, aber nach dem ersten Probeversand mittels ePost suche ich eine entsprechende Auswertung. Hintergrund ist, dass wir uns den ePostversand selbstverständlich bezahlen - mindestens aber erstatten - lassen. Dazu müssen wir aber natürlich auch präzise nachhalten können, welche Kosten pro Empfänger/Objekt angefallen sind.

Genau, mir geht es um den allgemeinen ePost-Versand. Ich möchte in diesem Geschäftsjahr erstmals keinen(!) einzigen Brief selbst verschicken. Alle Abrechnungen/Einladungen usw. sollen entweder nur noch per App/E-Mail oder - für unsere Ü-80-Eigentümer - im selben Schritt automatisch per ePost rausgehen. Letzteres lassen wir uns aber gem. Verwaltervertrag selbstverständlich erstatten/vergüten und diese Kosten können dann per Beschluss an den "analogen" Verursacher weitergegeben werden. Und dazu benötige ich natürlich - analog einer klassischen Portoliste - eine Auswertung, welche Mengen (Seitenanzahl) und Kosten für ein bestimmtes Objekt und auch für bestimmte Nutzer angefallen sind.

Aktuell sieht es ja einfach so aus:

Nachdem wir jetzt allmählich in die Hauptsaison starten:
Die Auswertung der ePost-Kosten (Objekt/Anzahl Seiten/Anzahl Schreiben/Dokumentenname) fehlt immer noch, man kann ja nicht einmal den Empfänger erkennen. Und wir rechnen darüber hinaus präzise pro Kopie + Porto mit unseren Gemeinschaften ab.

Ich wollte eigentlich von händisch gepflegten (und manchmal eben schlecht gepflegten) Kalkulationstabellen wegkommen...

Ist das für die übrigen Kollegen hier wirklich kein Thema?

Puh.....gerade musste ich feststellen, dass der Zugriff auf die ePost-Übersicht (Klick auf "Guthaben") wohl der Geschäftsführung vorbehalten ist.
Bedeutet: Jetzt muss ich die Excel-Tabelle wohl auch noch selbst führen, falls mir die Mitarbeiter den geplanten Versand rechtzeitig ankündigen....

Zitat von Steffen Namyslo

Ja das macht nicht besonders viel Sinn.

Wichtig wäre auch, dass der Versand nicht pro Tag dargestellt wird, sondern pro Weg mit Detailansicht, wer genau etwas auf dem Postweg erhalten hat.

Guthaben aufladen nur für Geschäftsleitung ist ok, die Auswertung und Weiterberechnung muss aber von allen Nutzern aus möglich sein.

Absolut..... Denn wir wollen ja mit der Digitalisierung nicht nur Zeit sparen, sondern auch Geld verdienen

Noch ein wichtiger Punkt, da ja teils die Schriftform vorgeschrieben ist und/oder Fristen nachweislich eingehalten werden müssen:
Es kann - Stand heute - kein Nachweis über den postalischen Versand von bestimmten Dokumenten geführt werden, obwohl sämtliche Daten (Dokumentenname, Empfänger, Versanddatum, etc.) systemseitig vorliegen.
Bei Kündigungen, (Ab-)Mahnungen, Betriebskostenabrechnungen aber letztlich auch den Einladungen zur Versammlung (Einladungsfrist!) wäre genau das aber notwendig.

Stand heute ist leider immer noch nichts passiert und wir haben den Versand der Einladungen nebst Abrechnung jetzt eigentlich komplett auf Facilioo umgestellt. Da hier jetzt mittlerweile ein Vorschaumodus implementiert wurde, klappt das auch wirklich gut. Die Möglichkeit der Abrechnung von Versandkosten mit konkreten Belegen (u.a. auch für die Belegprüfung) fehlt aber eben nach wie vor. Je nach Anzahl der Seiten werden irgendwelche Einzelpositionen ohne Zuordnung angezeigt, was bei mehreren eingeladenen WEGs am Tag dann nicht einmal mehr die nachträgliche Ermittlung wenigstens der Gesamtsumme pro Objekt möglich macht.

Zitat von Steffen Namyslo

Hier wäre es doch recht einfach: nicht den EPost-Account von Facilioo nutzen, sondern den eigenen. Da müsste seitens Facilioo nur eine Möglichkeit geschaffen werden, diesen hinterlegen zu können.

Auch eine Idee. Aber nachdem ja alle relevanten Daten (Kosten, Anzahl Seiten, Objekt, Dokumentenart und -name, Empfänger, usw.) ohnehin bei Facilioo vorliegen, dürfte eine brauchbare Auswertung wirklich kein Hexenwerk sein. Und jeder Workaround kostet uns auch wieder Zeit…

Insgesamt wurde der Punkt „Statistik“ (also die Auswertung sämtlicher Daten inkl. Zeiterfassung) von Facilioo bislang nicht ausreichend in den Fokus genommen. Hier schlummert aber ein gewaltiges Potential zur Kostenoptimierung und Umsatzsteigerung. Und das ohne externe Apps und weitere Schnittstellen.

Leider hat sich hier immer noch nichts getan. Keine Auswertung zu Kosten und Seitenanzahl pro Versandvorgang/Objekt/Zeitraum möglich.

Zitat von Tobias Bambullis

das Update wird um dem 10.10.2022 deployed.

Vielen Dank!
Lassen sich dann auch die Daten der in den letzten Wochen bereits versendeten Briefe mit auswerten?

Irgendwie ist das Update vom 10.10. nicht bei uns angekommen. Ich kann jedenfalls immer noch keine Auswertung zum E-Post-Versand finden…..

Damit die Sache vor der nächsten Versammlungs- und Einladungssaison nicht verloren geht:
Es gibt immer noch keine brauchbare Auswertung des E-Post-Versands (Objekt/Eigentümer/Dokument/Datum/Anzahl Seiten/ Versandkosten, alles frei sortier- und auswertbar).

Vereinfacht also:
Objekt/Eigentümer hat im Jahr/Monat/Versandvorgang X Seiten zu Kosten in Höhe von Y EUR erhalten